Slackで「分報」を導入したらめっちゃ作業効率があがった

こんにちは、BasecampのLeoです。

日頃、坪田さんから仕事に役立つ小技をたくさん教えていただいているのですが、その中でも「これめっちゃ使える！」と思ったものを、これからnoteにまとめていけたらな、と思っています。

第一弾は「分報」についてです。

デザイナーの方もそうじゃない方もきっと役に立つので、ぜひ読んでいってください！

この記事は、"Slackで簡単に「日報」ならぬ「分報」をチームで実現する3ステップ〜Problemが10分で解決するチャットを作ろう"という記事を参考に書いています。

分報とは？？

「分報」とは文字通り「日報の分バージョン」で、日に1回の日報とは違い、自分の作業内容をSlack上で逐一報告していくという進捗共有方法です。

おおまかな分報と日報の違いをまとめると下のようになります。

疑問に思うことや考えていること、取り組もうとしていることをまるで、ツイートするかのように、書いていきます。

こんな感じです。まるでただのメモですね。

一見、めんどくさそうにも思えますが、分報には様々なメリットがあるんです！

課題がすぐに解決する！

まず、分報を導入するうえで一番のメリットがこれですね。
下の会話はその一例です。

僕が、Twitterのテキスト部分をうまくトレースできなかったので、分報としてつぶやいています。

結果、「テキストのずれはSketchの仕様だからあまり気にしなくても良い」ということが判明！

この会話がなければ、僕は数時間かけて、必死にテキストの幅調整をしていたことでしょう...。

こういった具合に、他のメンバーに問題を解決してもらえたり、一人では気づくことのなかった学びも得ることができます。

大事なのは、相手を意識せずに分報を更新することです。誰かとのチャットではないので、「〇〇さん忙しいだろうから、こんなこと聞いちゃ迷惑だろうな」というようなことも心配する必要はありません。

Twitterみたいなノリで更新していくのが効果的です。

仕事の進み具合が共有できる！

PMが現状を確認するときなどにもすごく役に立ちます。

日報と違い、リアルタイムでの進捗状況が共有されるので、オフィスワークはもちろん、リモートワークの場合でも瞬時にチームの作業状況を把握することができます。

分報だと「この人はこの作業にどれぐらいの時間を使った」という内訳もわかってしまうので、PMのチームメンバーに対する理解が深まり、チームワーク強化にもつながります。

それに加えて、誤解や認識の違いがあった時も早い段階で気づくことができますね。

一人の学びがみんなの学びに！

一人の気付きが瞬時に共有されるということも大きなメリットです。

自分にとってはあまり価値のない気づきでも、他の人にとっては有意義な情報ということもあります。特にデザイナーやエンジニアであれば、ティップスの共有にもつながるので効果的ですね。

課題の即時解決にもつながってきます。

導入はSlackで個人チャンネルを作るだけ

導入方法は、一人一つずつ分報用のチャンネルをつくるだけです。

下の画像は、僕の分報用のチャンネルです。

全員が同じチャンネルを使っても良いとは思いますが、個人チャンネルを持つほうが所有感があって、他人を気にせず更新できるのでおすすめです。

まとめ

誰かと仕事をする時に最も大切なことは「共有」だと考えています。分報は、自分の状況を共有し続けることができるので、続ければ続けるほど効果が出てくるシステムです。

もちろん、デザインのスキルも大切ですが、ツールを使いこなすことは作業効率アップに直結するので、今後もこういった学びを更新していこうと思います。