「応募→面接設定」率を高める応募者対応とは？？
はじめに
「応募は入るのに面接の実施までなかなか行きつかない」と思ったことはありませんか？
面接を実施できない1つの原因として、事業所側の対応の「まずさ」が考えられます。
・他の業務に注力し、応募が入っていることに気づかないままでいた。
・面接の設定に時間がかかり、他事業所に入職されてしまった。
・応募者に不誠実な対応をし、信頼を損なわせてしまった。
こうした対応によって、求めている条件の求職者を逃していませんか？
そんな採用担当者様に向けて、今回は面接設定率向上につながる応募者の対応方法を伝えていきます。
是非、最後までご覧ください！！
「応募」➡「面接」までにするべきこと
まず、応募が入ってから面接を実施するまでの流れを確認していきましょう。
①応募者対応の準備
「面接設定率の向上」ということで、「実際に応募者とやりとりすること」を真っ先に考えた人も多いのではないのでしょうか？
しかし、ここではあえて応募が入る前の段階を取り上げます。
事前に準備するメリットは2つあります。
1つ目は、対応スピードの向上です。
「応募」→「面接」までの全体像を把握し、各段階ですべきことを事前に整理しておくことで、スムーズな対応につながります。
2つ目は、事業所の印象を良くすることです。
採用活動は、事業所が求職者を評価する機会である一方、求職者も事業所をを評価できる機会です。
早期に転職先を決定したい求職者にとって、スムーズに面接を案内してくれる事業所は、魅力的に感じるでしょう。
では、事前準備で何をすべきなのでしょうか？
大きくは2つあります。
1．応募後の業務のルール化
まず、「応募」→「面接」までの全体の流れを把握します。
図1の通り、「応募者対応」「面接前日の確認」の2つの業務があるとわかります。
業務を認識した後は、それぞれでやるべきことを整理していきます。
例えば「応募者対応」で、応募者に確認すべきことは以下のようになります。
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【応募者へのの質問事項（例）】
・面接希望日
・入職希望時期
・資格の有無（エントリー条件で定めている場合）
・職歴、経験（履歴書の提出依頼もOK）
・勤務希望、制限（パートの場合、曜日や勤務時間、勤務日数の希望や制限があるか？）
・通勤方法
・業務の説明と確認
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上記の例と同様に、「面接前日の確認」も整理してみましょう。
2．ルールの可視化
それぞれの業務を整理できたら、誰が見ても理解できるように「マニュアル」を作成しましょう。
作成することで、業務の要点を押さえられ、業務を進めやすくなります。
また、採用活動の方向性やフローなども記載することで、面接官など採用に関わる職員間の認識がずれにくくなります。
ここまでで、準備段階が終わりました。
今から、実行段階に移っていきます。
②応募者対応
応募が入り、エントリー情報から面接が可能になった時などで応募者に連絡する際、「電話」と「メール/求人サイトからのメッセージ/SMS」のそれぞれで、意識すべきことがあります。
■電話
・明るくはっきりと話すこと
・氏名や電話番号など重要事項は、誤りがないように必ず復唱すること
・電話が繋がらない時は、留守電を入れてメール等に誘導すること
■メール/求人サイトのメッセージ/SMS
・歓迎の言葉やクッション言葉（※1）を活用すること
・あいまいな表現は避け、要点は罫線や箇条書きを活用し、わかりやすく伝えること
クッション言葉
：相手に不快な思いを与えないように優しく伝える際に使う言葉
例）「恐れ入りますが」「お手数おかけしますが」など
「電話」と比較して「メール」「求人サイトのメッセージ」「SMS」では、担当者の雰囲気が伝わりにくく冷たい印象を持たれやすいです。
担当者の人柄が伝わりにくい中でも、敬意や感謝を文字として表現することで、応募者に誠実な印象を与えることができます。
③面接前日の確認
面接日の前日になれば、日時の再確認の連絡をしましょう。
面接日を忘れていることへのフォローや面接当日でのキャンセルを予防でき、応募者目線でも丁寧な印象を与えることができます。
またメールやメッセージで、「面接場所の位置情報」や「当日の緊急連絡先」を送ることも効果的でしょう。
応募者対応をするにあたって意識すべきこと
最後に、面接設定率向上のために意識すべきことを4つ説明します。
✅誠実さ
✅明確な情報提供
✅スピード対応
✅連絡手段の工夫
まず、「誠実さ」「明確な情報提供」は、求職者への事業所の魅力付けになります。
採用担当者は、企業のイメージを左右する重要な立場です。
話しやすい雰囲気だと認識されることはもちろんですが、応募者が求める情報をわかりやすく丁寧に伝えることで、信頼関係を構築できます。
次に、「スピード対応」「連絡手段の工夫」は、応募者を逃さない工夫になります。
最近の求職者は、複数の事業所の選考を受ける傾向があります。
「内定を獲得した他の事業所があるから」という理由で、選考辞退をする場合も多いため、スピード感を持って面接を設定していくことが大切です。
また繋がりやすい連絡手段も各自で異なるため、「電話」「メール」「求人サイトのメッセージ」「SMS」など、色々な選択肢を持って個別に合わせた手段を活用しましょう。
まとめ
医療福祉業界では求職者優位の市場（「売り手市場」※2）であり、採用をするのが難しい状況です。
売り手市場
：求人数が求職者数より多く、求職者が事業所を選べる状態。
📌採用担当者は、企業のイメージを左右する重要な立場である。
📌応募者に対して、「逃さない」「魅力付けする」という2つの工夫をすることで、面接実施の可能性を高められる。
難しい状況の中でもこれらを意識し、効果的な採用活動を推進していきましょう！！