資料作成で一番最初に考えること【相手と目的】
こんばんは、れいと申します。
本日は
資料作成で一番最初に考えること【相手と目的】
について書きたいと思います。
資料作成は得意ですか？それとも苦手ですか？
私は苦手です…笑
苦手とは言え、資料作成をする機会をたくさん経験してきたので、
今ではましになってきたと感じています。
ましになったきっかけの１つが本日の内容になります。
2,3年前の私は、資料作成の時に、
・何をどう伝えるか？
・どんなデザインにするか？
を先に考えていました。
しかし、これらは後で考えるものです。
資料作成で一番最初に考えることは次の２つです。
誰に伝えるのか（相手）
資料はそもそも相手に見てもらうものです。
なので、相手を明確にすることが重要になります。
対象の相手を間違えると、理解されない資料になってしまいます。
相手を明確にするには、次の３点を考えます。
①読み手は誰か
②ポジションと役割
③関心と予備知識
（予備知識がわからない場合は一番下のレベルを想定する）
この３点を考えて、相手が明確になれば、
・相手が求める情報は何か？
・どんな表現にすればわかりやすいか？
を考えることができます。
なぜ資料を作るのか（目的）
目的がなければ、何を伝えたらいいのか決めることができません。
なので、目的を明確にすることが重要になります。
資料の目的は大きく２つだと考えています。
①情報を共有するため
②問題を解決するため
（もちろん２つの組み合わせもあります）
目的が定まれば、何を伝えるかは自ずと決まってきます。
①情報を共有するための場合は、
５W２H (Why, How, What, When, Where, Who, How much)の情報を記載
②問題を解決するための場合は、
Before(これまでの課題)→解決手段→After(解決後)
の内容を伝えることになります。
資料は読む人が次のアクションプランを決定するを大事な判断材料です。
判断ミスしないためにも、正確に伝わる資料にしなければなりません。
正確に伝わる資料の土台となるのが、相手と目的を明確にすることになります。
ぜひここを意識して資料作成をして頂けたらと思います。
資料作成に悩みのある方の参考になれば幸いです。
最後まで読んでくださり、ありがとうございました。
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