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今さら聞けない!スケジュールとタスクの管理術教えます!!～プリメディカ社員リレーインタビュー Vol.2～

プリメディカ採用チーム

こんにちは、プリメディカの新卒採用担当です✨
先日公開したリレーインタビューの記事ですが、色々な方から「スキ」ボタンを押していただけて嬉しいです！
これからもっと「スキ」と思ってもらえるように頑張ります！

さてさて、リレーインタビューなので、2人目以降の人がちゃんと続くかが重要です。これをきっかけに、社外の方はもちろん、社内の輪も広がると嬉しいな～
というわけで、リレーインタビュー第2走者スタートです🏃🏻‍♀️

前回の姫野さんに指名されたのは、事業推進部の林さん！
プリメディカ社員の中で、扱っている業務の幅広さでは1,2位を争う彼女。それだけにタスクやスケジュール管理をどのように行っているのか気になります…!!
今回はそんな彼女の仕事術を学んでいきたいと思います✨


幅広い業務内容、その全容とは

それでは簡単に自己紹介をお願いいたします！

事業推進部の林です。
主に医療機関で使っていただく販促資材の作成や手配を行っています。

前回のインタビューに協力いただいた姫野さんから、林さんの業務内容が幅広いので、業務全体を知りたいです、と伺っています！
林さんが担当されている業務を教えてください！

私がすべて一人で対応しているわけではなく、同じ事業推進部のメンバーや、パートさんにご協力いただいているのですが、この機会に一通り洗い出してみますね！

  • 販促物の作成から発送まで

  • 営業部の売り上げの計上

  • 営業周りの契約書のとりまとめ

  • 提供サービスの医療機関管理用アカウントの発行対応

  • 受検者からの問い合わせ対応

  • 医療機関に送る検査備品の管理/発注

  • 新検査リリース時や、長期休暇時のインフォメーション送付

  • 年度ごとに監査の対応（請求/売上内容に対する書類提出）

こんな感じでしょうか。

彼女のタスク管理方法と１日のスケジュール感

これは…!!なかなかの業務量ですね。
私も林さんと同じ部署に在籍していますが、改めて教えていただくと、知らなかった業務もたくさんあります。
同じ社員同士でも知らないことは多いですね。
これだけの業務を捌くとなると、スケジュール管理が重要になりそうですが、どのように管理されていますか？

そうですね。私もスケジュール管理が得意というわけではないので、対応が漏れてしまわないように工夫をしています。Google ToDo リストを使っていたり、その日やっておきたいものや緊急のものは手書きのメモをPCに貼ったりして忘れないようにしていますよ。
依頼が入ったら、まずその期日を確認します。もしも記載がない場合は電話やメールなどで確認し、急ぎの用件の場合は早めに対処できるようスケジュールを見直します。
明確な納期が決まっておらず、「なるはやで」など言われる時は少し困りますね。相手の想定とこちらの目安に齟齬があると、医療機関や社外の方に迷惑をかけてしまうので、認識のすり合わせは必ず行うようにしています。
そして、納期の近いものから順に優先順位をつけ、対応を進めていきます。私でなくても対応できるものは、メンバーやパートさんに対応をお願いします。


なるほど。スケジュールを立てる前の納期確認と優先順位付けが大切なんですね。依頼ルートも色々な種類があるので最初の整理は私が思っているより大変そうですね。

そうですね。仰る通り、依頼ルートはメール/管理アプリ/電話と様々なものがあるので、電話で来たものは履歴に残しづらいので、メールで再度連絡いただくようにお伝えして、Google ToDo リストに入れるときにメールURLや管理アプリのURLを紐づけるようにしています。
最近は過去のメールやPCのドキュメント整理に時間を取りたいなと思っていますが、なかなか難しいです…

しっかりと元の指示メールを紐づけているあたり、漏れが無くてさすがです!!私も見習いたい!!
そしてこの記事を読んだ社内の方には、今後電話のみでの依頼は控えてもらいたいですね（笑）
タスク管理の方法を教えていただきましたが、実際の1日のスケジュール感はどんな感じですか？

ルーティーン作業があまり多くないので、そこまで決まったスケジュールではないのですが、出社したらまずはメールチェックをして、その日の販促資材の依頼数や内容を確認してメンバーと割り振りを考え、パートさんに作業依頼を行います。
そのあとはメンバーの業務を見つつ、進捗管理をしていると午前中が終わります。
自分の業務には、主に午後の時間を使っています。午前中はバタバタすることが多いので、午後の方が集中しやすいことも理由の一つです。

今の話を聞いているだけで、午前は毎日あっという間に過ぎ去っているんだろうな。。と思います。
ご自分の業務も多い中で、オフィスの電話対応もたくさん対応いただいていてますよね。

業務内容やパートさんとの連携を考えるとオフィスに出社した方が効率がいいので、ほとんど毎日出社しているのですが、そうすると電話対応もせざるを得ず…という感じです。
もちろん他のメンバーやパートさんも対応してくれますが、電話の件数も多いので自然と1日に応対する回数も多くなりますね。

最初はみんな苦手??オフィスの電話対応の極意は

お忙しいところ、いつもご対応ありがとうございます。ぜひ、この記事を読んだ社員の皆様は電話対応にもご協力よろしくお願いします！
林さんの電話対応の声を聴くと、心なしか明るい気持ちになるので、私は勝手にオフィス内の空気清浄機と思っています（笑）
姫野さんからも電話対応の極意を聞きたい！と伺っていますよ📞

一般的に言われている、「1トーン高めの声でハキハキ話す」というのは意識するようにしています。後は、正しく内容を聞き取ること、そして自分が何をしたら相手が対応しやすいか考えることを意識していますね。
以前は営業さんへの取次の電話がかなりの割合を占めていましたが、最近は受検者への直接販売の検査も増えていることから、受検者様からのお問い合わせも増えています。そういう電話の対応をすると、会社の成長を感じますね。

苦手意識があった医療系を選んだ理由、就活生に伝えたいこと

意外なところで会社の成長を感じていらっしゃるんですね！
確かに林さんはプリメディカ歴が長く、在籍メンバーの中でも上位になるので会社のこれまでの変遷を知っていらっしゃいますよね。
林さんがプリメディカを選ばれた理由は何だったんですか？

就活をしていた時は、地元のこともあり、地方創生に興味があって、観光や地方PRに関わる仕事をしてみたいと思っていたんです。当時は営業職だったのですが、自分の仕事に対する考え方ややりたいことが変化していく中で、漠然と環境を変えたいという思いがあり、転職活動をしていたら、プリメディカを紹介していただきました。
最初は血への苦手意識や、専門領域の知識不足から医療業界には抵抗があったのですが、健康には興味があったし、割と好奇心は旺盛な方なので「やらずに後悔より、気になったらまずはやってみよう！」と一歩踏み出してみました（笑）

林さんのプリメディカ入社秘話が聞けてちょっと嬉しいです☺
最後に、就活生の皆さんにメッセージをお願いいたします！

私自身、就活をしていた時に具体的な夢や目標があまりなかったのですが、生きるためには仕事が必要だし、どうせ働くなら、楽しめる仕事内容で楽しんで働きたい！と漠然と思っていました。
そして、どうせなら人の役に立てること、人々の気持ちをポジティブな方向に持っていけるようにしたいなと考えて自己分析をしました。
やりたい仕事が明確でなくても、ぼんやりとでいいから自分がどうしたいか考えてみることが大切だと思っています。
そして何より、やっぱり「やらずに後悔より、気になったらまずはやってみよう！」の気持ちを持つことで一歩踏み出せることが多いので、そんな気持ちで後悔のないような就活をしてください！

ありがとうございました！

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