ポスト・Zoom時代は短尺動画？会議を減らす方法
ZoomでWEB会議を開く時代の次は、短尺動画で情報共有をする時代が来るかもしれません。
資料などのフィードバックや進捗報告など、WEB会議をするほどではないけれど、チャットで説明するには情報が多過ぎるものを、短尺動画に切り替える動きが海外で進んでいます。
この記事では、短尺動画や音声メモに置き換えられる、削減できる会議を見極める方法について説明しています。
テレワークによる会議回数の変化
テレワークが2020年から一気に導入され、対面での会議回数は減少しました。2021年5月の調査によれば、80%の人がWEB会議の増加を感じています。WEB会議はコロナ禍以後、増加しています。
そもそも、なぜ会議が増加するのでしょうか。
会議の特徴は、身振り手振り、表情や声のトーンなどの情報が伝えられることです。一方、テレワークでメインのコミュニケーション手段であるチャット・チャットは、テキストのみのため、表情などのニュアンスが全て失われます。
会議とチャットなどのテキスト・コミュニケーションの大きな違いは、情報の質と、それを伝えるのにかかるコストです。
会議では微妙なニュアンスも含んだ言葉以上のものを伝えることができる一方、人を集め、時間を押さえるなどのコストがかかります。テキストでは、ときに取り違えが起きるなど内容が伝わりにくい一方で、いつでも・どこでも情報をすぐに共有できるため、共有コストは低く押さえられます。
WEB会議は、テレワークで増えたテキスト・コミュニケーションの「伝わりにくさ」をカバーするために増加しているといえるでしょう。
会議にかかるコスト
会議には、見えていないコストがあります。2019年の調査によれば、1万人規模の企業で67万時間・15億円のコストがかかっています。会議で時間が押さえられることで、申請・承認などのワークフローの妨げになったり、お客様とコミュニケーションが取れる生産的な時間帯が埋まったりします。当然、参加者が多ければ多いほど、会議のコストは高くなります。
会議はその場で密にコミュニケーションを取る必要があるブレスト、議論、意思決定を主とすると最も効果的で、情報やアイデアの共有、フィードバックなどは必ずしも会議として場を設けて行う必要はありません。
情報共有やフィードバックは、チャット・メール、音声メモやビデオメッセージなどの方が効率的に行える場合があります。
会議の減らし方
減らせる会議かどうかは、これら5つのポイントで見極められます。
1. タイトル
2. 会議にかかる時間と、会議の密度
3.会議の目的
4. 会議の参加者
5.会議をしないことによるコスト
1. タイトル
タイトルを見れば、打ち合わせが必要かどうか一番早く判断できます。情報共有、認識合わせ、フィードバックなどはテキストやビデオメッセージでも行うことができ、複数人で時間を取って行う必要はありません。
2. 会議にかかる時間と、会議の密度
会議時間の長さと、その密度は、その会議が必要かを判断する基準になります。会議時間が60分を超えていたり、議題が会議時間を埋めるよう作られている場合は、会議に削れる部分がある可能性があります。
3.会議の目的
すべての会議には目的と結果・決定事項があります。会議を行うことで得られるものは、目的・決定事項によって決まります。明確な目的がなかったり、決定すべき内容がぼんやりしている場合には、その会議は不要かもしれません。
4. 会議の参加者
会議の開催が決定したら、次は出席者を決めます。出席者は議論・決定のために重要な情報・視点を持っていたり、決定権がある人に限られます。単に情報が必要な人には、議事録を配付すれば事足ります。
5.会議をしないことによるコスト
会議しないで判断することで大きなリスクが生じない場合、また会議を開くことでの時間的コストが高い場合には、会議を開く必要はありません。
会議を減らすだけで良いのか
ここまで述べてきた通り、会議にはコストがかかり、かつ行わずに済ませられるケースも多々あります。しかし、会議は適切に行えば質の高い議論・素早い意思決定に結びつくほか、話し合うことによる社風の確立などの場として機能します。
生産的で、うまく機能するチームがある会社は、チャットやビデオメッセージなどの非同期コミュニケーションと会議などの同期コミュニケーションをうまく使い分けています。
当然、それぞれのコミュニケーションの仕方には、それ特有の強みがあります。
非同期コミュニケーションで済ませられるコミュニケーションを知ることで効率が上がり、残されたミーティングに集中できるようになります。
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また、ビデオメッセージを社内外のコミュニケーションとして使うには「ちゃんと見てもらえたか」が重要です。
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