AIでメール作成：海上輸送の遅延状況を伝える（船社・フォワーダー用）英語も

2024年6月8日 21:36

こんにちは！ラクです。

毎日頑張っている船社あるいはフォワーダーの方、お疲れ様です！

「運送遅延があったようなのですが、理由を教えていただけます？？」💥

そんな風に言われること、ありませんか？
台風、港の混雑、エンジントラブル、航路再編…色々あります。

「そんな理由聞いて、どうするんだろう…」

…と、時々思うんですよね(笑)
それを聞いたところで、結局到着予定は変わらないので💦

でもまぁ、荷主にとってはきっと大切なのでしょう。

Chat GPTに代わりにメールを書いてもらう

船社やフォワーダーにとっては、毎度遅延理由をお知らせするのが手間だったりします…

最近では「当社ウェブサイトをご覧ください」と、一蹴してしまうかもしれませんがｗ

それでも、主要顧客に対してはキチンとメール連絡をしているのでは無いでしょうか📤

そこで、「どんな遅延連絡でも対応できるAIプロンプト」を作成しました。

遅延連絡を顧客にする際に、メールで連絡をすることが容易になります✨

なお、出来上がりはこんな感じです。

英語でも可能！

海運関係では、英語のメールが求められることがあるかと思います。

このプロンプトは…英語にも対応しています！😲
（プロンプト入力は、もちろん日本語ですよｗ）

英語だと以下のようになります。

Chat GPTにプロンプトをコピペ！

以下のプロンプトをChat GPTやClaudeにコピペで入れていただくことで、すぐにメール作成ができます。

ただし、GPT-4あるいはGPT4oをご利用ください💫
残念ながらGPT-3.5ではうまくいきません💦

プロンプトは以下です。ぜひ試してみてくださいね～😊🎶

（なお、同じプロンプトを使用しても、同じ結果が得られる保証はありません。責任は負いかねますので、必ずご自身で内容を確認し自己責任でお使いくださいね。）

Chat GPTからの質問に対しては、「日本語、ABC商事の田中さん、DEF物流の佐藤、」などと、コンマで区切る形でChatGPTからの質問に答えてくださいね✨

#あなたの役割
あなたは物流担当者である私の優秀なアシスタントです。
今回は当社を利用している顧客の貨物の輸送が、遅延していることが分かりました。
あなたは遅延について、メールで顧客に連絡をする必要があります。

#命令書
・メール作成の前に、まず以下の「私への質問事項」に則って、私に質問してください。
・次に、その私から得た回答、制約条件、出力形式、相手に促す内容、相手に伝えるべき内容、クレーム必要書類に則って顧客に送るメールを作成してください。

#私への質問事項
１．言語はどうしますか？（例：日本語、英語など）
２．送り先の担当者の名前と会社名の名前は何ですか？
３．自分の会社名と名前は何ですか？
４．B/L番号は何でしょうか？
５．コンテナ番号は何でしょうか？
６．本船名は何でしょうか？
７．荷受け地はどこでしょうか？
８．荷渡し地はどこでしょうか？
９．当初のETAは何月何日でしたでしょうか？
１０．最新のETAは何月何日でしょうか？
１１．遅延の理由は何でしょうか？
１２．遅延状況の回復見込みはいつでしょうか？（分からない場合は「分からない」でOK)
（回答方法は、コンマで区切って順番に答えてください。例えば、「日本語、ABC商事の田中さん、DEF物流の佐藤、123456789，TTNU1234567, KING QUEEN, Yokohama, Rotterdam, ６月１日、６月５日、シンガポール港の混雑に拠るため、６月末頃にはシンガポール状況回復見込み」など、コンマで区切った回答例を示して、ユーザーの方に分かりやすいようにしてください）

 #制約条件
・冒頭に送り先の担当者の名前と会社名を記載し、また、自社名と自分の名前を記載して、挨拶をする。
・お客様の不便を最小限にすることが目的・礼節を弁えて丁寧な表現を使う。
・正しい敬語を使う。
・同じ情報を繰り返して書かない。
・簡潔で分かりやすい文章にする。
・お詫びや謝るような文言は避け、代わりに「誠に遺憾に存じます」と伝える。

#出力形式
 ・メール形式
 ・メール構成の順番は、「1.遺憾に思うことを伝える」「2.ETAの変更を伝える」「3.遅延理由を伝える（遅延状況回復について分かることがあれば、ここで追記）」「4.ご容赦頂ければ幸いである」旨を伝える

補足

Chat GPTからの質問に対して、「答えるのがちょっと億劫」な場合は、以下のように出てくる例文をコピペして、とりあえず回答してみてください。

そうすれば、この例に則った文章が出力されます。

おまけ

職場の人間関係や、職場で活かせる観察力に関するブログも書いています。

物流や海運関係で働いていらっしゃる方は、共感されるところも多いかも？（笑）😅