議事録を簡単に作るコツ！～フォーマット付～
はじめに
こんにちは！QUESTのnote担当のスティーブンです。
先日投稿した記事では、「会議をより効率的に行うにはどうしたらいいか？」というテーマについて書かせていただきました。
その中で議事録の重要性について少し触れましたが、今回はこの点についてもう少し深掘りして行きたいと思います。
私たちQUESTが起業を決意してから法人設立に至るまでの約1年間は、ほぼ毎週のように会議を行ってきました。その中で得た様々な気づきをご紹介するとともに、私たちが実際に使用している議事録のフォーマットを公開いたします。
議事録の作り方にお悩みの方はぜひご参考にしていただければと思います。
よい議事録とは？
はじめに、どのような議事録がよい議事録であるかという要件について私なりにまとめてみました。
内容が明瞭である
結論が明確になっている
結論に至った経緯が把握できる
ネクストアクションが決まっている
まず「内容が明瞭である」という点についてですが、そもそも議事録とは会議に参加していない人も含めて、会議の内容を共有するために作成されるものです。ですので、その場にいなかった人でも会議の内容や結論が理解できるようわかりやすく作成する、ということが議事録作成において最も重要です。
次に「結論が明確になっている」という点については、そもそも会議とは何のために行われるのかということを理解することが必要になります。
会議とは、参加者が集まって議題に対して議論することで意思決定を行うために実施されるものです。単なる業務通達や現状報告をするだけの集まりは「報告会」と呼ぶべきであり、会議とは厳密に区別する必要があります。
つまり、会議と銘打って実施される集まりであるからには議論に何かしらの結論が出ているはずですので、それがどのようなものであるかが明確に記されていることも、議事録においては不可欠な要素の1つであると言えます。
「結論に至った経緯が把握できる」という点も重要です。
状況によっては、決議に対する決裁権者がその会議に参加していないということもあり得ます。その場合、その決議はどのような議論の流れで行われたものなのかが明確である必要があります。「誰が」「何を」「どのような理由で」発言したのかということと、その発言に至った経緯がイメージできるようになっているとよいでしょう。
最後の「ネクストアクションが決まっている」という点は、結論を明確にすることと関連しています。
会議において結論が出たことに対しては何かしらの行動が必ずともないます。それに対して「誰が、何を、いつまでに」実行するのかということを明確にし、議事録を読んだ人にそれが誤解のないように伝わるよう記載されている必要があります。
議事録作成のテクニックあれこれ
以上を踏まえて、これらの要件を満たす議事録を作成するために、私たちが心がけていることや、ちょっとしたテクニックをご紹介したいと思います。どれも特殊なスキルは必要としないものばかりなので、皆さんもすぐに取り入れることができると思います。
【事前準備を行う】
よい議事録ができるかどうかは、ほとんどこの点にかかっていると言っても差し支えありません。
事前準備にもいくつかありますが、まずは議事録のフォーマットを用意するとよいでしょう。先ほど解説した通り、議事録には記載が必要な要素がいくつもあるため、それらを書き漏らさないようにあらかじめ枠を作っておくことが有用になります。以下はその一例です。
表題日時
場所
出席者
議事
決定事項
ネクストアクション
【分かりやすく書く】
当たり前のことに思えますが、意識していないと意外と難しいことでもあります。議事録を見るのは会議の参加者だけではないということに注意しましょう。
また、その会議のみで通じるような表現が多すぎると、あとから議事録を見返したときに何の話をしていたのか思い出せなくなることもあります。発言をそのまま書き留めるのではなく、必要に応じて言い回しを変えるなどの工夫をするといいでしょう。その場合、発言の意図が変わらないように十分注意してください。
【時系列にこだわらない】
これは議事録の構成が「会話形式」なのか「要約形式」かによります。
「会話形式」とは内容を時系列に沿って記録する形式のことです。参加者の発言を順番に書き留めていくため、どのような形で議論が進んでいたのかが理解しやすい反面、重要な発言や決定事項が分かりづらくなってしまうというデメリットがあります。
「要約形式」とは会議の内容を整理して簡潔にまとめる形式のことで、会議内で決まった事項や押さえておきたいポイントが伝わりやすいように発言の順番の言い換えや内容の要約を行います。会議の内容を正しく理解できていないと間違った解釈で書いてしまうことがあるため注意が必要ですが、分かりやすさという面を重視してこの形式で議事録を書いてみることをおすすめします。
そのためのコツとして、時系列にこだわらずに書くことを意識してみましょう。会議の中では話題があちこちに飛んだり、前の議題に立ち返って話したりすることがしばしばあります。その発言順通りに時系列順に書いていくと構成が複雑になってしまい、読む方も混乱してしまいます。フォーマットの構成の段階で議題ごとにセクションを区切り、後から出たコメントはその下に追加していくという形を取ると分かりやすくなります。
【ネクストアクションを明確にする】
よい議事録の定義でもお話ししましたが、会議が終わったあとのネクストアクションを明確にして共有することが大変重要です。「誰が、何を、いつまでに」の要素も忘れずに記載しましょう。
また、会議の流れ次第ではこの3要素が決まらないまま議論が進んでしまうことも多々あります。その場合には気づいた段階、もしくは会議の終わり際にネクストアクションの振り返りたいという旨を発言し、決まっていない要素についてコンセンサスを取ることをおすすめします。
この場合に限った話ではありませんが、議事録を取っている最中に聞き逃してしまったり、発言の意図がよく分からなかった場合には遠慮せずに確認を行ってください。議事録に必要なのは正確な記述であり、理解しきれなかった部分を曖昧なまま記述してしまうことは大変危険ですので注意しましょう。
実践例
ここでは実際に私たちが使用しているフォーマットの記入例を見ながら、使い方の解説を簡単に行っていきます。
① 会議の名前を記入します。何のための会議なのか一目でわかるような名前にするのが好ましいでしょう。
② 会議の開催日を記入します。同じ議題の会議を複数回開催する場合は、その都度議事録ファイルを増やすのではなく、フォーマットの枠をコピーしながら同じファイルを使い続けていくと管理が楽になります。（配布ファイル内に同じ枠が2つ入っているのはそのためです。枠の1つはコピー元の原本として何も書き込まず残しておくのをおすすめします）
③ ここには会議の大目的を記入します。この会議の最終目的は何であるかを一番最初に明示し、議事録を読んだ人に共通認識として再確認させておきます。
④ 大目的を達成するための小目的についての会議が行われる場合があります。その際、本日の会議の目的は何なのかを明確にしておくことで、議論の必要以上の発散を防ぐことが出来ます。
⑤ 議事進行担当、タイムキーパー、議事録担当はそれぞれ別の参加者に割り振ることを推奨します。役割を固定せず、開催毎にローテーションさせるのもいいと思います。
⑥ この会議に向けての事前課題があった場合に記入する欄です。
※「（分）」と書かれているところには議題ごとの所要時間を割り振って記入します。
⑦ あらかじめ決めていた当日の議題以外で、参加者間で共有しておくべき事項があればこのタイミングで確認します。
⑧ ［資料］の欄には必要に応じて添付資料のリンクなどをのせましょう。［共有内容要旨］の欄には担当者の発表内容の要約をまとめ、［質疑応答・議論］の欄にはそれに対しての参加者の質疑や返答などをまとめます。［結論］の欄には議論の結論やネクストアクションについて記入します。文末に発言した人の名前を（）でくくって記入しておくとわかりやすいと思います。
会議の内容や発言はフィクションですが、実際の流れはおおむねこのような感じで進んでいきます。
QUESTでは、この議事録データを社内共有用のGoogleドライブに保管してあり、誰でも閲覧・編集することができるようにしてあります。資料データの添付や、質疑応答の記入などを事前に行うようにすることで、会議当日の進行がよりスムーズに進められますので、皆さんもぜひ参考にしてみてください。
おわりに
ここまでご覧いただきありがとうございました。
よい議事録の存在は会議のクオリティを何段階も上げてくれます。今回紹介した方法やフォーマットをそのまま流用することはできなくとも、皆さんの今後の議事録作成に何かしら参考になれば幸いです。
この記事をご覧になった方で、議事録作成や会議運営についてより詳しく話を聞いてみたいという方がいらっしゃれば、コメント欄や下記お問い合わせフォームでぜひご連絡ください。
これからも皆様に役立つ情報を発信していきたいと考えておりますので、よろしくお願いいたします。
最後に、記入例で使用した議事録フォーマットのデータを公開いたします。
この記事が参考になったという方、QUESTの活動に興味を持った方がいらっしゃいましたらご購入いただけると嬉しく思います。
合同会社QUEST スティーブン
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