ビジネスフォンと電話の未来をシステムサイドから考えてみた
ビジネスフォンの手配は情シスマター
電話の手配は情シスでやっているところがほとんどだと思います。工事は資格がないとできませんので「手配」ですね。
通常電話もLANも取り扱っている業者が多いですし、工事も一緒にやってしまったほうが効率的というのもあって、システムが電話の管理を抱えているケースは多いです。
意外に奥が深いビジネスフォンの世界
「電話？電話一本かけて手配して終わりじゃないの？」って思いました？物事はそんな簡単ではありません。
そもそも会社で使う電話って、内線と外線があるじゃないですか。さらに不在時のアナウンスだったりコールフローなんていうものがある。これらの保守管理も必要になってくるんです！
厳密にいうと、本来電話の管掌って総務課さんマターなんですけどね、ほら、仲良しですから、管理は情シスで、要望の取りまとめは総務でみたいな役割分担が多いんじゃないかと思います。
電話の要件定義って何するの？
新規の事業所開設や移転だったりすると、電話とLANがセットになりますが、聞くのはこんな感じ。
１）必要な時期
新規事業所だと番号だけ先に知りたいケースも多かったりするので「番号いつ必要ですか？」って聞く
２）台数とチャンネル数
会社の電話って「何人まで同時通話できる」が決まっています。たとえば１回線で１通話しか通話できなければ、「1回線1チャンネル」となり、２通話同時に通話できるなら「1回線２チャンネル」となるわけです。
これ、迷われる方が多い要ですが、小規模拠点なら電話を取る事務員さんが１人＋社員さん１人あればいいや、とか、そんな感じで決めます。
大規模拠点の場合、一般的なチャンネル数は「社員の3分の1」が目安とされているらしいです。
３）電話のタイプ
端的にいうとコードレスと固定電話の内訳ですね。コードレス…最近あまり聞かなくなりましたが、職種によっては頻繁に使われています。
４）敷設場所
これは、LANと一緒に場所を決めていきます。建築図面を見ながら机の場所を決めて、そこに電話やPCをプロットしていく感じですかね。
５）オプションサービス
電話のオプションサービスって結構いろいろありまして、よく使うのがボイスワープ（拠点は不在が多い）、ナンバー・ディスプレイ、ナンバー・リクエスト、迷惑電話おことわりサービスとかですかね。
６）コールセンター向け機能
これは特殊で、コールフローを組まなければなりません。構築会社にコンサルに入ってもらい、どういった受付体制にするかなんてことを相談しながら決めていきます。
NTTのひかり電話が安い
別に回し者でもなんでもありませんが、ひかり電話が安いです。弊社はこれに変えて大分安くなりました。
・基本料が安い
・グループ登録すると拠点間通話無料
・オプション機能がひとそろいそろっている
拠点間通話無料がでかいです。拠点間の外線について、内線的にガンガン話せちゃう。chatとかのツールも普及していますが、営業所はまだまだ電話、多いですからね…！
ちなみに、とある拠点で、聞いたことのないオプションを契約しているケースがありまして、調べたらその地域のNTTだけが提供しているなんていうもので、プロトコルとかいろんな言葉が出てきて泣いた。
IP電話にしないの？
これは、やろうとすると設備が全部交換になるのでなかなかにたいへんです。弊社は大規模拠点だけやっています。
VOIPゲートウェイなんていうものもあって、興味はあるんですが、中小なんでそこまでは…という感じです。
実は、アナログ電話のオプションって、割と便利で、業務と紐づいちゃってるので、IP化すると小規模拠点のメリットってそこまで高くなかったりします。中古のPBX入れてやると一か月かからないですしね。
電話の今後
一時期電話について、BYODやら、IP化やらいろいろな話がありましたが、コロナで電話自体の利用がガクッと減って、テンションが下がった感があります。むしろ、チャットやMeet、Zoomといったツールに移行することで、コミュニケーションの仕方が大きく変わりました。
将来的にはコールセンター以外は携帯電話になって、というのがシステム管理の観点的には理想という気もしていますが、これからどうなっていくか、まだもう少し掘り下げが必要なのかな、と思っています。
電話とシステムと言えばこれ。しかしムズカシイ。
これくらいがわかりやすいのかしら？
IP電話ももうちょっと知っておきたい。。。
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