💖育成個別面談のポイント

2023年11月30日 11:12

年末の個別面談に参考にして下さい。

大切な部下を育む面談

個別面談１.－概要

現代社会環境はあらゆる面で有り余る程
の豊かな情報などの環境があります。
その様な時こそどんな状況にも対処対応
出来る人創りや個人能力の向上が必要です。

突き詰めて言えば、
人と心を育み創造する絶好の
「チャンス」と捉えることが出来ます。

一人ひとりに【思い遣る心】を持ち、
《個人の心》と《職能・職責遂行時》
の様々なアセスメントを行う事により
各人の仕事の処理能力向上だけでなく、
心豊かな社会人創りが出来ると考えます。

立派なブランドの物を持ち、
外見をどんなに着飾っていても
そこにその人の人としての心が無ければ
《人形作って魂入れず》
の状態・結果になってしまいます。

人を育むために疎かに出来ない方法の
職能個別面談の概要を説明します。

👦職能個別面談👧とは　

職場で上司が
社員一人ひとりを本気で正対し見つめ、
各々の持つ個性を掴みチャレンジ心や
スキルを掌握し最大限に引き出し活し
=One on One個々の意思と適正に応じ
育成し一方で各人の育成やる気を喚起し
チームワークや組織の活性化を図る目的
=育成法に職能個別面談があります。

これは、
上司と部下が年に数回、時期を決め定期的
に話し合うもので以下の三種類があります。

先ずは、
年や期の始めや終わりに上司と話合う
個別のチャレンジ目標＝職務基準の内容
を考え作る場としての＜目標面談＞です。

次に、個々人野職務基準の遂行プロセス
で障害や問題が起きた時、想定外のこと
＝予期せぬことが起こった時などに上司
が部下の進捗状況に併せて、フォローや
サポート、アドバイスする＜中間面談＞
があり、最後に
「個別のチャレンジ目標＝職務基準」
の結果を元に、上司と部下が相互評価し、
課題の確認と次期(翌年)の職務基準設定に
向けイノベーションをする＜育成面談＞です。

社員を育む人事考課制度を活かし、円滑に
運用して行くには職能面談は不可欠です。

【面談の目的】

1.心豊かな企業人の創造。
2.目的意識の確立。(仕事・人間性)

3.チームワークの円滑化による
　職務効率の向上。
4.感謝と思い遣りのある良好な
人間関係の形成。

5.上司と部下の情報の共有化、
認識の共通化。
6.部下の動機付けを行える。

7.部下が仕事内容、実績などに関し、
　考えや意見をハッキリ表現し伝える
ことにより職場での存在感(位置)を
認識出来る。
8.自己主張が出来るオープンで
　納得性の高い人事考課が行える。　

職能面談の実施により公正、的確で
納得性、信頼性の高い考課が出来、
適切な査定が行えＥ.Ｓ(従業員満足)に
繋げるて行くことが出来ます。

⇒モティベーションアップ
⇒信頼性の高い効率的な職務遂行が出来る。

このシステムを円滑に行うには、
面談内容詳細・考課明細・査定結果など
を【P.D.＝パーソナルデータ】として
残して置き上手く活用することです。

人が人を、100％正確に評価することは
難しいですが出来る限り100％に近づける為に
心の通った職能個別面談が出来るように、
常日頃一人ひとりを平等に見る癖を着けましょう。
【思い遣りのものさし】とも言える
心を通わせ合う『時間』を有効に使いましょう。
【P.D.＝パーソナルデータ】サンプル

上図【P.D.＝パーソナルデータ】Excelファイルダウンロード

📖参考記事➡報連相・チャレンジシート

個別面談２.－職能面談

個別職能面談の詳細

全社、部門別の目標並びに方針の
共有化を図り、同時に個人の成長
の為に＜職能個別面談＞をする。

🔳狙い

1.会社、部門、部署の目標、社員個人
　の心技のスキルアップについても
　共有化を図る。
2.方針の徹底を図る。
3.社員一人ひとりが目標を設定する
　ためのガイドラインを示す

先ず社員一人ひとりに
「目標チャレンジシート」の記入をさせる。

📄ダウンロードExcelシート項目

📄目標チャレンジシート記入用
📄目標チャレンジシート記入サンプル
📄【職務要件書】サンプル
📄職務遂行プラン
📄監督、管理者の課題・目標シート

次に、目標チャレンジシートに
職務基準の目標項目、期待の基準
ウェイト、タイムスケジュール、
タイムテーブル、上司要望事項、
必要な能力、目標達成時期、成果の
予測を記入する。

面談までに各人の
「目標チャレンジシート」の回収、
チェックと目標面談内容の準備をする。

🔳目標面談の進め方

目標を確認する為の話し合い
→職務基準の設定
[狙い]
目標面談の狙いは、
職務基準に対する責任感と達成意欲
の高揚を図り社員一人ひとりに能力
の開発へ動機づけ(インセンティブ)
を行うことにあります。

1.社員一人ひとりに目標に対する
　達成意欲を持たせる。
2.社員一人ひとりに
　期待し求めるものを明確にする。
　（役割分担・期待水準の明確化）
3.上司からの要望事項を部下に伝える。
4.会社として結果を求めるのは当然の
　ことですが、大切なのは面談時に
　やる気を持たせる事です。
5.個人的な感情を抜きにした部下への
　思い遣り=人間力を表し伝える事も
　担当者の人間力として不可欠です。

社員一人ひとりの行動についての
観察・分析・記録・(メモ)を怠らない。
目標チャレンジシートに記載の社員
一人ひとりの役割分担・期待水準に
基き面談を行う。

🔳方法
１．面談の主は【部下本人】であり上司は
　アドバイザーとしての立場で話し合う。
　　(コーチング)
２．面談時間は1時間半位を目安とする。

🔳準備する主な資料
部門計画概要書、実績表、業務分担表、
職能基準書、目標チャレンジシート等を準備する。
前回の面談記録に基づいた話、個人の仕事ぶり
人間性を認める会話も随所に入れて話す。

🔳進め方のポイント

1.話し合いの雰囲気を作る
　(けじめと思い遣りの心で平等に)
　①上司と部下が対等の立場で
　　話し合えるようにします。
　　(同じ目線で)
　②いきなり本論に入るのではなく、
　　身近な話題から入るようにします。

2.面接の目的を明らかにする。
　目標面接の目的を明らかにし、
　共通の基盤をつくります。
　目的は「今期の職務基準と能力開発
　プラン」を設定することです。

3.部下本人に自主目標設定の要点を説明させます。
　③部下から職務基準と能力開発プラン
　　の要点や狙いについて説明を受けます。
　④本気で真剣に傾聴の姿勢で臨みます。
　⑤お説教は避け早合点せずに部下の話
　　を最後まで聞くことに徹します。

4.上司としての考え、修正案を提示します
　(部下の能力、現在の意識のポジションを考慮)
　⑥自部門の目標方針、実行計画、上司の役割、
　　本人への期待について状況に応じて話します。
　⑦ダメとか悪いと言う否定的な言葉を使わず
　　部下が自主的に設定した目標、プラン設定に
　　ついての感想や意見を誠実な態度で話します。
　⑧部下の立場や等級レベルを考慮した上で、
　　追加や修正案を出します。

5.部下との話し合いをベースに職務基準と
　能力開発のプランを決めて行きます。
　⑨今期の目標・プランについて、
　　１つずつ具体的に確認して決めていきます。
　⑩目標設定は、具体性、到達可能性、
　　チャレンジ性を考えて行います。
　　※P.D.C.A・6W.3Hで
　　▶こういう目標値にしよう。
　　▶ここまで精度を高めよう。
　　▶こういう結果、成果を出そう。
　　▶ここまで水準を高めよう。
　　▶こういう改善、改良をしよう。　
　　▶こういう内容に仕上げよう。
　　▶いつからやろう。
　　▶いつまでにやろう。
　　▶報連相を怠らないように話す。
　　▶行う上でのリスクアセスメントも出来る限り一緒に行う。
　⑪現在と期待目標とのギャップを埋める形で、
　　遂行手段、能力開発プランや修得方法について、
　　解決策（６W３Ｈ）も加えて意見交換を行います。

上司の意見を押し付けるのではなく
共に考える姿勢＝共有意識で臨みます。
上司と部下が話し合いの上で共通の理解
と納得をベースとした合意を形造ります。

6.上司としての立場で協力、
　指導、サポートするようにします。
　⑫職務基準の遂行責任者は本人ですが、
　　上司として協力、指導サポート出来る
　　事柄はその旨誠意を持って伝えます。
　⑬能力開発の実行責任者も本人であり、
　　上司(担当者)はサポーターに過ぎない
　　事を明確にします。

7.上司に対する要望事項をできるだけ聞き出します。
　⑭職務基準と能力開発プランの
　　上司の指導、サポートについて
　　要望点を具体的に聞き出します。
　⑮上司は聞き出した要望事項を実行可能
　　なものと不可能なものにキチンと分け、
　　夫々に対し適切に対処するようにします。

8.部下を誠心誠意の心で励まし、目標面談を終了する。
　⑯合意に達した今期の職務基準と
　　能力開発のプランの要点を再確認します。
　⑰追加・修正事項がある場合は
　　部下自身に手直しさせます。
　⑱最後に、励ましの言葉、期待の言葉を
　　上司が述べて、目標面談を終えます。

※「目標チャレンジシート」のコピーし、
　上司と部下夫々一部保有する様にします。

面談は、上司である以前に、
ひとりの人として《思い遣る心》の
意識で話し、伝えるように心得る。

指導の要点

ポイントは上図と励ますことです。

📄育成面談フィードバックseatの解説と記録ダウンロード

個別面談３.中間面談

■中間面談の進め方

🔳職務遂行プロセスのフォロー
進捗報告、問題解決と指導(サポート)
のための話し合い

🔳狙い
中間面談の狙いは、目標設定、
職務基準の進捗、遂行状況のチェック。
それに伴い生じる問題点の発見と
その解決とスムーズな進捗にあります。
1.職務遂行状況、進捗の把握、分析
2.問題解決及びそのアシスト
3.OJTの必要点の把握、その実施とサポート
4.認めるべきところは認め、やる気を促す
5.目標設定、職務基準の一部修正など

社員一人ひとりの「目標チャレンジシート」
における自己評価欄の記入。

と共に、上司による
目標チャレンジシートへ上司評価欄記入。

🔳方法
a.原則は個人面談ですが、
　進捗状況や課題により職場会議、
　グループミーティング形式で行います。
　また、期間中に一回だけではなく、
　必要な場合は何回でも行います。
　(必要がなければ行わなくてもよい)
b.主は部下本人ですが、
　進捗状況や問題発生状況により
　上司の役割が変化する場合もある。
　職務基準の修正、部下に対するサポート、
　自部門或は他部門との調整な事があります。
c.コーチング手法も必要に応じて活用します。

🔳準備する資料など
今期の目標チャレンジシート、
観察ノート、実績関連資料、
職能基準書、面談記録などを準備します。

🔳進め方のポイント
a. 職務基準の進捗状況をチェックします。
「目標チャレンジシート」に基づいて、
職務基準の遂行状況を報告させ点検確認します。

b.必要に応じて、指示や指導を行います。
　遂行方法に誤りがあると判断した時は
　上司として適切なアドバイスを行います。
　また、部下本人の努力不足が見られる
　場合には叱咤激励することも必要です。
c.達成に向けての問題点への対応策を立てます
　①期の前半を振り返り後半に向けて
　　問題点を発見し、整理した上で解決策を話合います。
　②期の前半の情勢変化等も考慮し、
　　必要な場合に職務基準の追加、
　　変更、修正を行います。
　　同時に後半におけるОＪＴプランに
　　ついての進捗の見直しも行います。
d.部下本人の要望・提案事項を聴取します。
　職務遂行に関する部下本人の要望や
　提案を聴取し、適切に対処します。

e.面談結果をまとめて、終了します。
　期の後半に向けての励まし、
　中間面談を終了します。

🔳育成面談の進め方

人事考課結果のフィードバック、
目標達成の為の改善と問題点についての話し合い。
🔳狙い

1.目標達成過程のチェック、
未達の場合はその原因分析
2.業務の改善
3.個別育成計画の検討
4.次期目標に対するチャレンジへの動機付け
※職能面談の進め方のポイント
「目標並びに方針の共有化を図る為の会議」
（ミーティング）
「目標面談」「中間面談」
そして「育成面談」を取上げ、
個別に記録しながら見て行く事です。
🔳準備する資料
考課項目別グラフ付、職能基準書、
育成プラン・タイムスケジュール、
ニーズ育成計画表OJT育成計画表、
目標チャレンジシート、
目標設定スキルチェックリスト、
個人指導記録指導観察ノート、
指示シートの中から
適切な資料を選択し使用します。

🔳進め方のポイント

a. 育成面談の“場”を和らげます。
　威圧的な言動を避けるのは当然ですが、
　いきなり本論に入るのではなく、
　世間話や雑談やジョークを入れるなど、
　上司自らが雰囲気を和らげて始めます。
b. 部下と上司が相互に評価を
　フィードバックします。
　(上司の伝え聴く姿勢が大切)
①部下本人の自己評価については、
上司は積極的な傾聴に努めます。
②上司は、真剣に自信をもち
　ハッキリと説明します。
c.部下と上司とで、意見交換を行います。
①評価結果について話し合いますが評価
　が違った時は評価点に拘らずに何故評価
　が違ったのかを問題とするようにします。
　細かな点の評価、価値判断で部下と
　対立した時は上司は柔軟に譲り、
　大きな方向で部下を納得させます。
②事前に「育成面接メモ」に
「褒める点」「諭す点」「育成点」
などを箇条書的にまとめておき、
話の中に折り込むようにします。
⇔コーチング

d.業務改善と部下育成プランの確認を行います。
部下に出来るだけ話させ、
上司の意見の押し付けに
ならないように気をつけます。

e.目標面談を行います。
次期の目標設定をしますが、
次期の目標面談を別途行う場合は、
目標面談の事前打ち合わせのみに留めます。

f.認めるべき所は認め、
励ましの言葉でやる気を喚起します。
育成面談のエンディングとし主として
「修得能力」「習熟能力」の✙面を
ポジティブ思考で伝え、今後の励まし
の言葉とするとモチベーションＵＰに
繋がります。

以上職能面談に必要な項目を
記述しましたが、共通して言える事は、
部下への【思い遣り】を持ち仲間として、
部下自身に問題点を気付かせることです。

各面談の大きな狙い(主旨)が、
結果に至るプロセスの分析、
要素・要因・原因・起因の改善、
部下の職能育成と人間力形成にある
ことを意識して気付かせることが肝要です。