【EXの取り組み】Onboarding大公開！SlackとNotionでほぼ完結。
こんにちは！
FututrizeでEX(Employee Experience)、Backofficeを担当している
木下友佳（きのしたゆか）です。
社内でもプライベートでも ゆかぴ と呼ばれています。
人事・労務を担当する側にとって、とても重要な入社対応。
新しく入社するメンバーの迎え入れはどのようにしていますか？
または自分がその会社に入社した時、どのような対応をしてもらったか覚えていますか？
FuturizeではOnboardingを仕組み化し、EXに繋げています。
今回は内定承諾から入社後1ヶ月後までどのような取り組みをしているのか大公開します！
そもそもOnboardingとは？
最近では随分メジャーになった言葉ですが、Onboardingとは
入社してからなるべく早く組織の文化に慣れてもらい、いち早く業務でパフォーマンスを発揮してもらう一連の流れのことを指します。
このことからも、単なる事務的な入社対応とは違うことが分かります。
Futurizeでは以下の流れでOnboardingに取り組んでいます。
内定承諾をもらったら
1. Slackのプライベートチャンネルにシングルチャンネルゲストで招待する
内定が決まったらやり取りをする窓口が必要です。
まずはじめに内定者の個人アドレスをお伺いし、関係者のみ参加するSlackのプライベートチャンネルに招待します。
チャンネル名は #onboarding -name(内定者の名前) とし、入社後約1ヶ月後までこのチャンネルを使用します。
その後、内定者のログインを確認したらまずはログインのお礼とご挨拶からやり取りを開始します。
メール、LINE、フェイスブックメッセンジャー…といったあらゆる連絡手段はありますが、
Futurizeでは普段からコミュニケーションのハブとして使用しているSlackに限定しています。
💡 なぜSlackなのか
◎Slackは業務で日常的に使用しているためロスが少なくこまめに確認できる
（例えばメールだとお互いに返信のハードルが高くなりませんか？）
◎入社前に不安なことや不明点など気軽に相談して安心してもらいたい
◎シングルチャンネルゲストならコストがかからない
（課金アカウント×5名まで無料とTwitterでSlackの方が教えて下さいました）
◎Slackを三種の神器の一つとしているくらい大切なツールなので入社前から慣れてもらう
◎入社後は社用アドレスでフルメンバーに切り替えるだけ
2. Notionで作成したヒアリングシートに必要事項を記入してもらう
連絡窓口ができたら次に取り掛かるのが労務に関する個人情報のお預かり。
1で作成したSlackの窓口で依頼します。
内定者からお預かりするマイナンバー、基礎年金番号、ご住所、生年月日、扶養家族などは大切な個人情報であるため機密性をしっかり保つことが重要です。
Notionに必須事項を記入できるフォーマットを用意し、そのページは内定者と社内の限られたメンバー（人事・労務・社労士）にのみ権限を付与します。
どんなヒアリングシートを使っているか気になった方はこちらからどうぞ
👉 Futurize Onboarding ヒアリングシート
New 🔽 からテンプレートを選ぶことで、下の表に並んでいきます。
記載してもらうフォーマットはこんな感じ。
もちろん人事労務管理サービスを使用することも最初は考えましたが、あえてNotionにまとめることにしました。
💡 なぜNotionなのか
◎もともと使用しているNotionを使えば余計なコストもかからない
◎ページごとに適切な権限を付与できるため機密性が保てる
◎あらゆる機能があるため情報をまとめやすく進捗の管理もしやすい
入社日を迎えるまで
入社日を迎えるまでは、万全の体制で内定者を迎え入れる準備をします。
やるべきことは主に以下です。
・Slackの#onboarding-name で入社者と引き続きやり取りをする
問い合わせが来たらなるべく早く返信をするようにし、入社前の時点で困っていることや不安なことなど余計な心配を極力無くせるようにしています。
そうすることで、入社前の不安感 ＜ 入社することへのワクワク感 となるようにしたいと思っています。
・入社日の1週間前〜を目処に当日についてご連絡する
ご案内する内容はそれぞれに合わせて作成します。
特に持ち物は、扶養家族がいるかどうかやこれまでの住民税の納付方法などで必要書類が変わってくるので事前にしっかりと確認します。
・毎週の定例Mtgで入社メンバーの共有をする
新しいメンバーを迎え入れるには、既存メンバーの協力が必要不可欠です。
どんな人がいつ入ってくるのかや入社以降どのようにサポートするかなど、事前に共有することで協力体制を強化します。
・必要な備品などを用意する
PC、座席の決定、名刺など必要なものを準備します。
おもてなしの心も大切にしているので、入社日直前にはデスクとチェアのお掃除もして、仕上げにこんなポップも用意して当日を待ちます。
このイラストはVision, Mission, Valuesの記事のバナー画像にも出てきたのですが、デザイナーの織田理央ちゃんが5周年のときに描いてくれた力作。
"Futurizeらしさ" がよく現れているのでお気に入りです。
・必要なアカウントを用意、登録する
Futurizeでは主に以下です。
・Googleアカウント（グループへの追加も忘れずに）
・MoneyForwordクラウド給与・経費（毎月の給与明細と経費申請、年1回の年末調整に利用）
・Notion
・1Password（ID, Passwordは同じものを使い回さずセキュリティの強化に努めています）
・Qrio Lockの合鍵（オフィスの入口にスマートロックを設置しています）
・Futurama（主に勤怠が確認できる社内ポータルサイト）
・Github, Figmaなど各分野で必要なツールのアカウント（エンジニア、デザイナーに協力してもらいます）
入社前日（前営業日）
Slackでリマインドのご連絡をします。
ただ、入社日を忘れるなんてことはお互いそうは無いことなので「より一層安心感を持っていただくため」という意味でのご連絡です。
入社当日
1.オリエンテーション
出社初日、まずはスライドを使って1時間ほどのオリエンテーションをします。
ここでの目的はFuturizeとはどんな会社なのかを知ってもらうこと。
スライドの一部はこんな感じです。
どうやって会社がスタートしたのか
過去のプロジェクト紹介
過去のイベント紹介
文化（ナレッジマイル）紹介
福利厚生の紹介
そして最後にオリエンテーション後の流れを説明します。
ここからPCを開いてもらいます。
2. オンボーディングチェックリスト
オリエンテーションが終わっても、勤怠登録やら経費申請やら給与明細やら…働く上で説明しないといけないことはたくさん。
ですが、受け入れ側も毎回それにたっぷり時間をかける余裕も無いわけです。（特にベンチャーは一人で何役もやらねばならぬのだ）
そこで！
Notionにオンボーディングチェックリストを用意し、上から順番に対応してもらっています。
FuturizeはNotionを3種の神器の1つとしているほどなので、とにかくなんでもNotionに情報をまとめてあるんです。
そのため☑To-doとLinkの機能を多用することで、入社者自身でNotion内の各ページを確認してもらうことができます。
これのおかげで双方で進捗確認でき、リモートでの入社対応時にも大活躍します。
そしてチェックリストを対応してもらっている間にこちらは住民税の書類を作成したりなんだり、事務的なことに時間を使うことができます。
Notion内を検索すればいつでも情報に辿り着くことができるので、後日確認したくなったときにも◎
入社〜1週間後まで
業務に入るための手続きや説明が一通り終わったら、チームへ引き継ぎます。
入社者にとっては慣れないことも多く不安が多くなる時期ですが、何かあればSlackのオンボーディングチャンネルを窓口として問い合わせをしてもらいます。
もちろんこまめにこちらからコミュニケーションを取ることも心がけ、最初の1週間でなるべく「ここで働く」ことに慣れていただきます。
また、入社日からなるべく早いタイミングで歓迎会もセッティングしています。（コロナの影響で今はなかなか難しいですが…）
ここまでの流れでは主にSlackとNotionをフル活用し、効率的かつ確実に入社対応ができるようにしています。
1ヶ月後
この頃には新しい職場にもだいぶ慣れてくる頃ですが、不安に思っていることも出てくるかもしれません。
また、今後ここでどうなっていきたいかなどのイメージも湧いてくる人もいれば、どうして良いか分からない人もいるかも知れません。
そこで、Futurizeでは入社一ヶ月後のタイミングでGoogleフォームを使ってオンボーディングサーベイを実施しています。
質問内容は主に以下の3つのフェーズごとにセクション分けをしています。
・入社前後の情報の受け渡しやにコミュニケーションついて
・初回出社時〜業務が始まるまで
・現在について（不安なこと、今後の希望など）
このタイミングでサーベイを実施することで、リアルでタイムリーなフィードバックをもらうことができ、今後の入社対応に生かすこともできます。
そして、入社者の不安を早期の段階で摘み取ることや今後の希望をヒアリングできるので、サポートもしやすくなります。
このサーベイに回答していただいたことを確認したら、最後に一言添えてSlackのオンボーディングチャンネルをアーカイブします。
全体の進捗管理方法
ざっとこれまで内定承諾〜入社1ヶ月後までの流れをご紹介しましたが、
入社対応は細々とした手続きや準備がたくさんあり、しかもそのどれもが迎え入れるにあたって大切なことばかりです。
そのため、Notionでテンプレート化し、入社者ごとに管理をしています。
「Onboardingチェックリスト」のタイトルは入社者の氏名に変更し、入社日、雇用形態、ステータス、備考欄を入力します。
やるべきことは事前準備、前日、当日、〜2週間、1ヶ月後、半年後と各フェーズごとに☑To-do化することで確実に受け入れ体制を整えることもできます。
他の業務もしながら、同時に入社者が何名もいる場合もあるかもしれません。
そんな時は「うっかりXXを忘れていた！」なんてことになりがち。
そのため、作った自分自身が一番この進捗管理のチェックリストに助けられています。
最後に
ベンチャー企業（小さな組織）だと中々手が回らない部分も多く、ただの入社対応になってしまったり、そもそも手厚くサポートするのは難しいのが現実かと思います。
Futurizeもそんな10名以下の小さな組織ですが、あえてしっかりOnboardingに取り組んでいます。
そうすることで、新しく加わったメンバーも受け入れる側も、より一層EXが高まっていくはずです。
せっかくのご縁で一緒に働くことができることとなった仲間です。
「ここに入って良かった。」「入ってくれて良かった。」
組織全体でそう思える体制をこれからも作っていきたいものです。
＼ Twitterでもつぶやいています！ ／
今更ですがnote始めました！
— ゆかぴ｜EX, Backoffice (@yukap_myk) April 12, 2021
これからコツコツ頑張ります💪https://t.co/HXHykdQke1
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