Otter.aiで会議を効率化！AI議事録作成5つのメリットと使い方
こんにちは、阪口です。
ビジネスの世界では、会議は欠かせない存在です。しかし、会議の準備や議事録作成には多くの時間と労力がかかります。
そこで注目されているのが、AI技術を活用した議事録作成ツール「Otter.ai」です。Otter.aiを使えば、会議の効率化だけでなく、生産性の向上にもつながります。
本記事では、Otter.aiの5つのメリットと具体的な使い方を紹介します。
AI時代の新しい会議スタイルを取り入れて、業務効率を上げたい方は必見です。
＜補足：文字起こしAIのおすすめは？＞
このブログでは20種類以上の文字起こしAIを取り扱っていますが、現状一番オススメはNotta（https://www.notta.ai/）。日本語の精度が非常に高く、議事録、音声文字化、編集までこれひとつで事足ります。
リアルタイムで正確な文字起こしを実現
Otter.aiの最大の特徴は、リアルタイムで高精度な文字起こしを行える点です。従来の音声認識技術と比べ、Otter.aiはAI技術を駆使することで、驚くほど正確に会話を文字に変換します。
英語での会議や講演でも、ほぼリアルタイムで内容を文字化してくれるため、聞き取りづらい部分や理解が難しい箇所も、画面上で確認できます。
Otter.aiの文字起こし精度は非常に高く、多くのユーザーが100%近い精度を報告しています。この高精度な文字起こしは、会議参加者全員の理解を深めるだけでなく、後から内容を振り返る際にも役立ちます。
例えば、次のような使い方が可能です：
会議名：新製品開発会議
参加者：開発チーム、マーケティングチーム
目的：新製品のコンセプト決定
Otter.aiの設定：
- 話者識別機能をON
- キーワードハイライト（新製品、コンセプト、ターゲット）このように設定することで、会議中に重要なキーワードが出てきた際に、自動的にハイライトされます。また、話者識別機能により、誰がどの発言をしたのかが明確になります。
また、Otter.aiは英語以外の言語にも対応しています。多言語対応により、グローバルなビジネスシーンでも活用できます。例えば：
会議名：国際パートナーシップ会議
使用言語：英語、日本語、中国語
Otter.aiの設定：
- 多言語認識モードをON
- 自動翻訳機能をON（英語を基準言語に）このような設定により、異なる言語を話す参加者がいる会議でも、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
Otter.aiのリアルタイム文字起こし機能は、会議の生産性を大幅に向上させます。
参加者は発言内容をメモする必要がなくなり、議論に集中できます。また、聞き逃した内容も画面上で確認できるため、会議の質が向上します。
話者識別機能で議事録作成を効率化
Otter.aiの優れた機能の一つに、話者識別機能があります。この機能により、誰がどの発言をしたのかを自動的に識別し、記録します。
複数の参加者がいる会議でも、各発言者の内容を正確に区別して文字起こしを行います。この機能は、議事録作成の効率を飛躍的に向上させます。
従来の方法では、誰がどの発言をしたのかを手動で記録する必要がありましたが、Otter.aiを使えばその手間が省けます。結果として、議事録作成にかかる時間を大幅に削減できます。
話者識別機能の活用例として、以下のようなプロンプトが考えられます：
会議名：四半期業績レビュー会議
参加者：CEO、CFO、各部門長
Otter.aiの設定：
- 話者識別機能をON
- 各参加者の声紋を事前に登録
- 発言者ごとに異なる色でハイライトこのような設定により、誰がどの発言をしたのかが一目で分かるようになります。
特に重要な決定事項や、フォローアップが必要な項目を、発言者と共に簡単に特定できます。
また、リモート会議での活用例として：
会議名：リモートチームミーティング
参加者：プロジェクトマネージャー、開発者、デザイナー
Otter.aiの設定：
- Zoomとの連携をON
- 話者識別機能をON
- 画面共有の自動キャプチャをONこのように設定することで、リモート会議でも誰がどの発言をしたのかを正確に記録できます。
画面共有された資料も自動的にキャプチャされるため、議事録と共に視覚的な情報も保存可能。
話者識別機能は、単に議事録作成を効率化するだけでなく、会議の質も向上させます。参加者は自分の発言が正確に記録されることを意識するため、より明確で簡潔な発言を心がけるようになります。
後から議事録を確認する際も、誰がどの発言をしたのかが明確になっているため、フォローアップや責任の所在の確認が容易になります。
キーワード検索で重要情報を素早く抽出
Otter.aiの強力な機能の一つに、キーワード検索があります。この機能を使えば、長時間の会議録の中から必要な情報を素早く見つけ出すことができます。
テキスト化された会議内容全体から、特定のキーワードや話題を検索し、該当箇所にすぐにアクセスできます。
例えば、次のようなプロンプトを使って、効率的に情報を抽出できます：
会議名：年間マーケティング戦略会議
検索キーワード：予算、KPI、ターゲット顧客
Otter.aiの設定：
- キーワードハイライト機能をON
- 検索結果の前後10秒を自動再生このような設定により、長時間の会議録から必要な情報だけを素早く見つけ出し、その前後の文脈も確認できます。
複数の会議を横断して検索する場合は：
検索範囲：過去3ヶ月の全会議録
検索キーワード：新規プロジェクト、リスク、対策
Otter.aiの設定：
- 全文検索モードをON
- 検索結果を日付順にソート
- 関連度の高い結果を優先表示このように設定することで、複数の会議にまたがる情報も効率的に抽出できます。
キーワード検索機能は、単に情報を見つけるだけでなく、ビジネスの意思決定にも大きく貢献します。
例えば、過去の会議で議論された重要な決定事項や、進行中のプロジェクトの状況を素早く確認できます。これにより、情報に基づいた迅速な意思決定が可能になります。
法令遵守やリスク管理の面でも有用
この機能は法令遵守やリスク管理の面でも有用です。特定のキーワードに関連する議論を簡単に追跡できるため、コンプライアンス関連の確認作業も効率化できます。
キーワード検索機能は、組織の知識管理にも役立ちます。過去の会議で議論された内容や決定事項を簡単に参照できるため、組織の記憶を効果的に活用できます。
新しいメンバーのオンボーディングや、プロジェクトの引き継ぎなどの場面でも、この機能は大きな威力を発揮します。
自動要約機能で会議の全体像を把握
Otter.aiの革新的な機能の一つに、自動要約機能があります。この機能は、長時間の会議内容を短時間で理解したい人にとって非常に有用です。
AIが会議の内容を分析し、重要なポイントを抽出して簡潔にまとめてくれます。
自動要約機能を活用するプロンプト例：
会議名：月次全体会議
会議時間：2時間
Otter.aiの設定：
- 自動要約機能をON
- 要約の長さを500単語に設定
- 重要なアクションアイテムを別途リスト化このような設定により、2時間の会議内容を500単語程度にまとめた要約と、重要なアクションアイテムのリストを自動生成できます。
また、複数の会議を横断して要約する場合：
対象：過去1週間の全ての部門会議
Otter.aiの設定：
- 自動要約機能をON
- 各会議の要約を200単語に設定
- 共通のトピックやトレンドを抽出このように設定することで、複数の部門会議の内容を簡潔にまとめ、組織全体の動向を把握できます。
自動要約機能は、会議参加者だけでなく、会議に参加できなかった人にとっても非常に有益です。短時間で会議の全体像を把握できるため、情報共有が円滑になるでしょう。
クラウド連携で情報共有を円滑化
Otter.aiの優れた特徴の一つに、クラウドサービスとの連携機能があります。この機能により、会議の内容を簡単に共有し、チーム全体で情報を活用することができます。
主要なクラウドストレージサービスやコラボレーションツールとシームレスに連携することで、ワークフローを大幅に改善できます。
クラウド連携を活用するプロンプト例：
会議名：プロジェクト進捗会議
連携サービス：Google Drive, Slack
Otter.aiの設定：
- 会議終了後に自動でGoogle Driveに保存
- 要約をSlackの指定チャンネルに自動投稿
- 共有権限を参加者のみに設定このような設定により、会議終了後すぐに内容がチーム全体で共有され、スムーズな情報伝達が可能になります。
また、複数のツールを連携させる場合：
会議名：顧客フィードバックセッション
連携サービス：Salesforce, Trello, Microsoft Teams
Otter.aiの設定：
- 顧客名をキーワードにSalesforceと連携
- アクションアイテムを自動でTrelloのカードに変換
- 会議録全文をMicrosoft Teamsのチャネルに投稿このように設定することで、会議の内容を複数のツールに効率的に反映させ、チーム全体のワークフローを最適化できます。
クラウド連携機能は、情報の一元管理と共有を容易にします。これにより、チームメンバー全員が最新の情報にアクセスでき、意思決定のスピードが向上します。
クラウド連携機能は、組織の知識管理にも大きく貢献します。会議の内容がクラウド上で体系的に管理されることで、過去の決定事項や議論の経緯を簡単に参照できるようになります。
まとめ
Otter.aiを使用することで得られる主なメリットは以下の通りです：
会議時間の有効活用：メモを取る時間が減り、議論に集中できる
正確な記録：AIによる高精度な文字起こしで、重要な情報を見逃さない
効率的な情報検索：キーワード検索で必要な情報にすぐにアクセスできる
迅速な情報共有：自動要約機能とクラウド連携で、チーム全体に素早く情報を伝達できる
知識の蓄積と活用：過去の会議内容を簡単に参照でき、組織の知識管理に貢献する
AI時代の新しい会議スタイルを取り入れ、業務効率を向上させたい方は、ぜひOtter.aiの導入を検討してみてください。適切に活用することで、生産性の向上と競争力の強化につながることでしょう。
阪口ユウキ×AI
＜補足：文字起こしAIのおすすめは？＞
このブログでは20種類以上の文字起こしAIを取り扱っていますが、現状一番オススメはNotta（https://www.notta.ai/）。日本語の精度が非常に高く、議事録、音声文字化、編集までこれひとつで事足ります。
こちらの記事はnote専用のプロンプトで作成しています。
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