【パワポvsワードなど】ビジネスシーンにおける調査のコツと、それをまとめる手法について

みなさんこんにちは。
資料デザインのリサーチや分析に取り組むパワーポイントのスペシャリスト、パワポ研です。

パワーポイントを使う代表的なシチュエーションとして、何かを調べてそれを説明する、という場面が挙げられると思います。

その際に「これ、そもそもパワポでまとめる意味があるのか……？」という疑問が発生することが、しばしばあると思います。実際、調べた内容をわざわざパワポでまとめるのは骨が折れますし、特に社内向けのコミュニケーションであればもっと簡単に、例えばワード、もっと言えば画面共有程度で済ませたいと思うこともままあるでしょう。

しかし、いったいどんな場面ではパワポを使うべきで、どんな場合ではもっと手を抜いていいのか、ということをよくよく考えたことがある人はあまりいないと思います。「一応念のため……」ということでパワポを作るのは、時間がかなりもったいありません。ここぞ！　でこそパワポを使うと光る、という考え方もできます。

ということで、今回は「どういう方法で調査をして」、そして「どういう方法でまとめるのか」ということを解説していきたいと思います。パワポスキルというよりは、ビジネスパーソンが備えるべき基本スキルのお話になります。

そもそも調査とは

調査というと、調べることだけに全力を注いでしまうことがありますが、実際は目的を決めて、情報を集めて、それをまとめて、示唆を出す、という一連の流れが調査と言えます。調べることは「情報を集める」というごく一部のタスクでしかありません。

この一連の流れを意識することで、パワポやワードでアウトプットを作成する際も楽になります。目的がない資料は作りづらいですよね？　実際に調査やまとめ資料の作成の前に、よくよく考えてから動きましょう、ということです。

調査の目的を決める

まず大切なのは、調査の目的を決めることです。これがブレているとその後の調査に影響するので、時間をとって丁寧に決めます。

目的を決めるポイントは、「その調査の結果から、次に何をすればよいかわかる」という点です。調査することが目的になってはいけません。「〇〇を実現するための調査」と言い換えてもよいかもしれません。

ちなみに、本説明は「北海道でさつまいもをブランディングする」という例に基づいて資料が作成されています。本筋には関係ありませんが、そういった事例を扱っている、という点だけご留意ください。

調査の手段

一口に調査と言っても、いろいろな手法があります。
ここでは、「誰がやる」という点にフォーカスしていくつかの手法を紹介していきます。

まず自分で実施する手法です。全ての基本ですね。時間はかかりますが、目的を決めてしまえばグイグイと進み、また当然手戻りもありません。

ですが、部下をもつ方も多いでしょう。自分の時間を使わずに部下に任せられるようになるとき、ビジネスパーソンとしてのレベルが一つ上がります。

部下は基本的に愚かであると思ってください。どんなに優秀な部下でも、期待値を越えることは稀です。エスパーではないので、懇切丁寧な説明をして、それでも手戻りが発生するのが部下の仕事です。それでも部下を活用しなければならないのです。

最近はやりのAIですね。部下との違いは、「とにかくタフだけど雑」ということになります。なので、何度も何度もコミュニケーションを重ねることで、よりよいものが提出されるでしょう。

お金があれば外注を……！　と思いがちですが、正確には「お金と時間」が必要です。リードタイムが短いときは、そもそも案件を取り扱ってくれないか、あるいは修正のヒマがないので、ご自身で補完する必要が出てきます。

まとめると、こんな感じです。つきなみですが、一長一短ですね。AIをうまく使いこなせれば、部下と外注が不要になるオプションもありそうです。

調査結果のとりまとめ

さて、ようやくパワポの出番です。
ビジネスシーンにおいて情報をとりまとめ、そして説明する選択肢は、実のところそれほど多くはありません。一つ一つ説明していきましょう。

口頭・画面共有

個人的には全てこれで済ましたいですね。プロジェクターに投影したり、あるいはZoomやTeamsの画面共有で済ます、これが一番楽です補足情報としてURLと項目、一言解説がまとまったエクセルなどがあれば100点です。

一つ階層が上の上司などであれば、これで十分でしょう。ただし、リンクがうまく開かなかったり、言いたいメッセージがうまく伝わらなかったりする弱点もあります。結構アドリブが要求される手法でもありますね。

ワード

Amazonではパワポ作成が禁止されているので、ワードでまとめた資料が多いと聞きます。パワポほど作りこまなくてよい割に、しっかりと資料として残るという点がよいですね。上層部に説明する際にも耐えられるクオリティとも言えます。

ただし、どうしても「お勉強」的な説明になってしまいがちです。パワーポイントのスライドのような臨場感や、メッセージがガッと伝わる感じを出すのは難しいでしょう。

パワポ

ということでようやくパワポです。逆に言えば、画面共有やワードでは不十分な際に初めてパワポが起動されるわけです。

パワポ作成には時間がかかります。目的を決めて調査をした段階で、実際には発表できるはずなのに、なぜか伝えるための資料を気合を入れて作成するハメになります。ツーカーならこんな業務、まったく不要です。

それをサポートするのがパワポ研のテンプレートだったりするのですが、本音を言えばテンプレの出番すらなく、画面共有で全てが済めばよいと我々は思っています。その方が楽ですよ、絶対。

もしそれでもパワポで報告書を作成したいなら、上記の手順に従うと楽になります。テンプレの使いまわしやコピペでどれだけの業務を圧縮できるかが鍵になります。

示唆の抽出

調査の最後には「次になにをすべきか」が議論できるような建付けであることが求められます。そうでないと、調査のための調査になってしまいますからね。

まとめ

パワポ研を運営しておいてなんですが、パワーポイントの利用は最終手段だと思っておいてください。そしてもしその最終手段を使わざるを得ないときは、我々はビジネスパーソンをサポートする用意があります、とだけ最後にお伝えします。

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