採用オペレーションの最適化・型化・継続的な改善を行い、OPEX（オペレーショナル・エクセレンス）を高めよう！
みなさん、こんにちは！
ポテンシャライトです。
ブログを書くのは実に数万年ぶりです。（正確には、昨年末以来でした。）
さて、最近は Opela のご導入 + 採用オペレーション支援のご依頼をいただくケースが増えました。今回のブログでは、採用オペレーションについて書きたいと思います。
1.採用オペレーション業務とは？
まずは、「採用オペレーション」の定義についてご説明します。
上記の表で緑の枠で囲っている内容を「オペレーション」と定義しています。
具体的には、
・書類選考 合否連絡
・面接日時 調整連絡
・面接日時 確定連絡 / 面接詳細情報連絡
・面接前日リマインド連絡
・面接後のお礼メッセージ
・面接後の意向確認
・面接後のサーベイ実施（CX調査）
・面接 合否連絡
・最終面接 調整連絡
・最終面接 確定連絡 / 最終面接詳細連絡
・内定連絡
・オファー面談調整
・エージェント様のリレーション構築
・その他、候補者様とのコミュニケーション
などを指します。
これらは一見するとルーティーン業務として運用することができるため、派遣やアシスタントの方が担当したり、RPOなどに外注するケースが多いですね。
ただ、この「オペレーション」業務がものすごく重要で採用活動の歩留まりに大きく影響します。本ブログでは、実は奥が深い「採用オペレーション」について説明しながら、日々の採用施策と一緒に運用やオペレーションをしっかり回し切り、業務課題に向き合い真摯にオペレーションを改善することの価値についてお話しします。
2. 採用オペレーション業務の重要性
採用オペレーションは、日常の採用活動そのものであり、自社の採用施策を実行するベースだと思います。優れた採用戦略・施策を生み出すことは大変重要なことですがですが、それはオペレーションとして実行されることで、初めて成果を生み出すことができるものです。
業務フローの無駄を省きつつも、候補者にとって有意義な、そして丁寧さとスピード感を印象づかせるオペレーションを構築することは、決して容易ではありません。しかし、一度構築できれば採用のライバルである他社は容易に追いつけないでしょう。人材獲得競争が激化するこのご時世において大きな採用の武器と言えます。
私たちは、採用オペレーションについてこのように認識していますが、採用現場ではオペレーション業務を軽視する方、煩雑で属人的になっている企業は意外と多いです。凡事徹底ができているか、常にオペレーションがアップデートされてるかなどをきっちり検証してる企業もいらっしゃることは事実。
やはり、そのような企業様は選考スピードは早く、フィードバック（面接評価入力）は丁寧です。面接評価入力がきちんと行われていると、それだけ面接後のコミュニケーションで候補者へ Good / More を伝えられますのでCX（候補者体験）の向上にも繋がります。面接官からの評価ポイントを選考結果とあわせてフィードバックし、志望度をさらに高めて次選考に繋げることはオペレーション担当の腕の見せどころです。
3. ポテンシャライトがオペレーション支援で成し遂げたいOPEXの向上
以前、当社の寳田がブログにも書いてますが「オペレーション改善には終わりがない」というのはまさにその通りです。
ダイレクトリクルーティングなどの施策はもちろん大切ですが、オペレーション業務をしっかり回し切ることも大切です。候補者とのコミュニケーションに真摯に向き合うためにも、採用オペレーションの最適化・型化・継続的な改善を実施し、OPEX（※オペレーショナル・エクセレンス）を高めていくことが非常に重要だと思いますので当社ではこの観点からオペレーション支援サービスを提供しています。
（※）オペレーショナル・エクセレンスとは
業務改善プロセスが現場に定着し、業務オペレーションが磨きあげられ、競争上の優位性にまで高められている状態のことを言います。
このオペレーショナル・エクセレンスを確立した企業では、常により良い業務オペレーションを追求しようという考え方が採用現場にまで浸透し、継続的なオペレーションの進化を可能にする仕組みができています。これは採用の競合他社が模倣することが困難なため、持続力の高い優位性となっていきます。
ポテンシャライトのオペレーション支援は、単なるルーティーン業務を請け負うだけではなく、顧客のオペレーションの強みを見つけ、この強みを磨き上げ、オペレーショナル・エクセレンスの実現を目指して支援しています。
企業側が、RPO企業のオペレーションルールに合わせるのではなく、我々が企業様のオペレーションのベストプラクティスを見つけ出し新たに構築します。
お話しは変わりますが、自社の理想の採用オペレーションを見つけるために、以下の順で進めることをおすすめしています。
（1） 自社の採用オペレーションの現状を可視化する
まず、採用業務に関わるチームのメンバーにどの作業にどれくらい時間がかかっているかを記録してもらい、現状の可視化を行います
（2） オペレーションの課題を特定する
(1)の結果を元に採用業務フローに所要時間を書き入れていき、ボトルネックを特定します。また、採用オペレーションを改善する時は、局所最適にならないよう全体のフローを考えることが大切です。
（3） オペレーションの理想を考える
現状のボトルネックや課題が特定できたら、それらを元に理想の採用のオペレーションについて考えましょう。
また、理想のフローを考えるにあたり、製造業界の業務改善で使われるECRSというフレームワークが使えます。ECRSとは、以下の『E→C→R→S』の順に改善内容を検討・実施することで、効果的に業務改善を実践することができるというものです。これは採用業務の改善にも活用できます！
このフレームワークで採用業務の改善を行うと・・・
自社で改善できるポイントがいくつか挙げられるかと思います。ポテンシャライトでは、オペレーション支援を開始する前に顧客の採用フローを分析し、理想のオペレーションを目指して定例 MTG を実施し改善サイクルを回し続けます。
4.最後に
今回のブログでは、業務改善（=OPEX向上）にフォーカスして書きましたが、候補者とのコミュニケーションの質を高める（=CX向上）も忘れてはいけません。こちらに関しては、過去に代表山根がブログを書いています。
採用オペレーションが、注目されはじめてきたのは嬉しいですね。
“Operation”が語源である「Opela」というプロダクト名もお気に入り度が増してます。
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