Excelにデータを貯めるとつらくないかい？
どんな業務でも利用されているツールの一つがExcelだろう。帳票にも使われていたり、データを管理するのにも使われていたりする、全世界で愛されてるツール。もしかしたら一番使われてるツールだったりするのではないだろうか？
そんなExcelだが、主に表の管理に使われている。月次の売上予実管理であったり、会計に使われるデータであったり。
そんな毎月溜まっていくデータを、月ごとにタブことに表にまとめたりしていくうちに１年が経過し、流石にタブの数も増えてきたので別のExcelファイルに新しく今年度の表を管理しようとなり、Excelファイルが２つに増え、また年度が過ぎ、同じフォーマットでデータだけが違うExcelファイルがまた増えていく。
このような現象は業務のいたるところで起きている。
そして、このように溜まったデータを集計して年度のデータにしたり、昨年比を比較するために集計する業務がでてくる。
そのときに時間がかかって困ることが、データを集めることだ。
なんせ、複数シートにデータが分散されているだけでなく、複数ファイルの複数シートにデータが分散しているからだ。
例えば、１年分の売上金額を集計したり、月ごとのグラフにするのだって、１２個のタブを横断しながらデータを１つのシートにまとめ、グラフを作成していく。１２個のタブの同じセルのデータをひたすらコピペしていく作業は、正直気が狂いそうになってくる。
昨年比のデータも一緒にグラフ化しようと思ったらそれの倍の作業をする必用がある。もはや気が遠くなってきて作業放棄したい気分になってくる。
データベースにしっかりと集計しやすういようにデータを保存していればこのようなことはしなくてよいが、データベース管理するにも知識が必用だしデータベースのテーブル設計にも知識と経験が必用になってくる。
なによりデータベースを操作するためのSQLだって覚えなくてはいけない。となると、やっぱりExcelが慣れているしだれでも使えるし、データ更新もだれでもできるからとなってExcelが採用される。
そして、集計するときに苦しむ。
でもじつは、そんなExcelもAlteryxのようなETLツールを使うと、複数のExcelからデータ収集もボタン一発でできるようになったりすることを知っている人は意外と少ない。ボタン一発で収集できるように構築しておけば、あとはExcelのデータを更新するだけで集計業務は終了するので、時間短縮できることもそうであるが、時間短縮によって別角度から集計するなど、経営判断に必用なデータ作成のトライアンドエラーの回数も増やすことができる。
Excelは便利だし、誰でも使いやすけれど、苦手な部分もあるので、各ツールのいいところを組み合わせてDXしていこう。
弊社では、PowerAutomateなどを利用したDXトレーニングやPowerAutomate開発などの無料相談を行っています。PowerAutomateテンプレートを見て気になることや、自分の業務が自動化できるのか？という相談でもOKですのでお気軽にホームページよりお問い合わせください。
他にも、AlteryxなどのETLのフロー作成などの支援も行っております。