【新人必見】「入社1年目オンボーディング実態調査」に学ぶ新人が活躍するために必要な「プロアクティブ」のコツ｜世界の最新テレワークニュース
テレワークに関する世界中の最新ニュースについて、その要点＆考察をお届けする「世界の最新テレワークニュース」。今回はリクルートさんのリリースである「入社1年目オンボーディング実態調査」という記事を基に、「新人が活躍するために必要な「プロアクティブ」のコツ」というテーマで解説していきます。（元記事もとても興味深い内容になっています。ぜひこちらもご覧ください）
▼今回の内容は以下の動画でもご覧頂けますので、ぜひご覧ください！
●コロナ禍の前後、2019年と2020年の新入社員への調査
今回の記事では、コロナ禍の前後、2019年と2020年の新入社員への調査結果を比較した上で、様々な角度から情報を提供してくれています。
テレワークに関する調査もされていて、例えば「最初からテレワークを毎日行っている」という人がコロナ禍の2020年入社は非常に多いと。一方で2019年入社は明らかに少ない。 同期との交流に関しても、2020年入社は「もっとあったら良かった」「不足してる」といった声が多いという結果が出ています。
●職務・職場適応に1番重要な要素は『プロアクティブ行動』
今回私が特にフォーカスしたい点は、職務適応、職場適応に関する内容です。この記事では、「職務や職場に適応する上で何が1番重要か」ということを、様々な軸で分析しています。そしてその結論として、「職務適応、職場適応に1番重要なのは『プロアクティブ行動』である」としています。
2020年入社、2019年入社双方で、しっかりと職場や職務に適応できている、つまり活躍できている人はこの「プロアクティブ行動」ができているという結果になっているのです。
ところで「プロアクティブ」とは何でしょうか？化粧品のブランドを思い出す方も多いと思いますが、Wikipediaの表記を紹介します。
プロアクティブ (proactive) とは、英語で、前向き、積極的、先見的の意を表す形容詞。
（出典: フリー百科事典『ウィキペディア（Wikipedia）』）
上記のように、英語で「前向き」「積極的」「先見的」を指す形容詞ということです。つまり「プロアクティブな人」というのは、前向きな人、積極的な人、先のものを見据えてしっかり動く人というイメージになります。
先程のオンボーディングレポートでは、プロアクティブな人というのは、テレワークであってもなくても職場・職務に適応できるとして、1番重要な要素として挙げている訳ですが、私はテレワークにおいては、より「プロアクティブ」であることの重要性が高いと考えています。
そこでここでは、誰でもすぐに実践できる「プロアクティブ行動をするための5つのコツ」を紹介していきたいと思います。
●コツ1：自分から質問をする
プロアクティブ行動をするための5つのコツ、まず1点目は「自分から質問をする」です。
リモートになると、上司や先輩からしても様子が見えないので、「今質問したいかどうか分からない」、さらには「質問があるかどうかすらも分からない」といった状況になりがちです。
そういう状況において、自分から質問しない待ちの姿勢の人というのは、上司や先輩から「大丈夫？」「何か質問ない？」といった感じで聞かれて初めて質問するという感じになると思います。そこを「プロアクティブな人」の場合は「これとこれとこれが分からないのですが、どうすればよろしいでしょうか？」と、自分から質問する訳です。
相手から「どう？」と聞かれて回答するのと、自分から質問していくのとでは、全く印象や評価が違います。前者は受け身に見えるし、後者は非常に積極的に見えます。不明な事があった時には、積極的・自発的にチャットやメールなどで質問をして行くようにしましょう。
●コツ2：質問に仮説を持つ
プロアクティブ行動をするためののコツ、2つ目は「質問に仮説を持つ」ということです。
1つ目に「質問する」ことが重要だとお伝えしましたが、あまり考える事なく「これが分からないんです」「この仕事分からないから教えてください」という質問をしてしまうのは、プロアクティブ行動としてはイマイチだと言えます。
質問の仕方にはレベルがあります。1番ダメなのは、「何を質問していいか分かりません」「どうしたらいいですか？」といった感じの質問です。 これもはや論外と言えるレベルですが、これが1番ダメですね。
次に「これが分からないんですけど教えてください」。 先程の1番ダメな例に比べれば少し良くなっていますが、まだまだ非常に曖昧で「何が分からないのか」ということが伝わりませんよね。
次に「この仕事でこの部分だけ分からないんですけど、教えてください」という風になってくると、仕事の全体像の中で特定の場所に具体化されているので、少しレベルアップしていると。
さらに「これに関してこういうやり方があると思うのですが、どれが良いですかね」となるとかなり進歩が見られます。 要するに、やり方に関して全部相手に聞くのではなくて、いくつかの自分の仮説、自分が思ってるアイディアを提示する、その上で選ぶことができないから教えて欲しいという形になっていると、内容が特定されているし、しかも選択肢も自分で考えているので、かなりレベルアップしていますよね。
一番レベルが高いのは「ここについて、こういう風にやろうと思っているんですけど、いかがでしょうか？」という風に、自分の中で正解であろう答えを用意し、その答えが妥当かどうかを上席に確認を受けに行くという形です。一つ前の選択肢を出してる段階はまだ自分では答えが決められてない訳です。そうではなく、自分の中で正解だと言える答えを用意して、それを確認を受ける。ここまで来ると非常にプロアクティブな質問の仕方だと言えます。
●コツ3：自分から報告する
プロアクティブ行動をするためのコツ、3つ目は「自分から報告する」です。
仕事を任された後に、「どんな状況になっていますか？」とマネージャーや上司の方から聞かれてから返すのではなくて、自分から報告するということです。「昨日ご指示頂いたこの件、今70%終わってるのであと30分お時間下さい」といった感じで自分から言うのと、締切直前10分前とかになって、上司から「あれどうなってる？」と聞かれて「今7割ぐらいです」と返すのでは、どちらがプロアクティブかと言うと圧倒的に前者ですよね。
ビジネスの世界では、相手から聞かれている時点で、相手が主導権を握っているという感じになり、プロアクティブになれないばかりか、相手から「まだまだ未熟だな」「しっかり管理しなければいけないな」という印象を持たれてしまいます。
ですので、必ず自分の仕事に関しては、自分の方から相手に報告することが大切です。そして、これを実践するだけでも非常にプロアクティブだと評価されます。
●コツ4：細かく報告共有する
プロアクティブ行動をするためのコツ、4つ目は「細かく報告共有する」です。
やはり、新人に対して仕事を任せる上司というのは、基本的に「不安」です。実際には、できない前提で、「どこまでできるのかな、多分できないかな」「最悪できなかったら、自分で巻き取ってカバーしようかな」と思いながら仕事を任せていると思います。
そして、仕事を任せた上で、3日4日と経っても全く途中経過が分からない、進んでいるかどうか進捗が見えない、これは上司は相当不安です。「うまく行っていなかったら自分で巻き取らなくてはいけないけど、納期ギリギリになってくると自分の負荷も上がるし時間も無くなってくる。大丈夫かな」という感じになります。
ですので、納期までに時間があったとしても、細やかに「今ここまで終わってます」「現状完成度50％で、今こういう感じです」と、進捗を細かく細かく報告・共有していくと、上司も過程が見えるし細かく状況が分かるので非常に安心できます。
さらには、心理学で「単純接触仮説」と言われる、人間関係の初期の頃は接触の頻度が上がれば上がるほど相手のことに好意を持ちやすい、親近感が湧きやすいという要素もあります。
電話だと忙しい上司の場合迷惑になってしまうケースもありますが、チャットやメールで報告の頻度を意図的に上げていくことによって、非常にプロアクティブだと評価されます。
貯めて一気に報告するのではなくて、細やかに分割して頻度高く進捗の報告・共有を自主的にして行くことが大切です。
●コツ5：早くレスポンスする
プロアクティブ行動をするためのコツ、5つ目は「早くレスポンスする」です。
もちろん自分から質問や報告をすることが大切ですが、相手から質問されたり確認やコメントされるケースも当然ありますよね。そこに対して早くレスポンスをすると、「きちんと見てくれているんだな」「やる気があるんだな」と相手に映り評価が上がります。
ところが、この「早くレスポンスする」ということは、人によっては結構難しい場合があります。例えば気質が「集中型」の人であったり、仕事のタイプとして集中が必要な場合もありますよね。
しかし、送った相手からすると、送ってすぐにレスポンスが来る人と、送って1日経ってもレスポンスが来ない人や何時間経ってもレスポンスが来ない人を比べると、早くレスポンスが来る人の方が安心できますし、積極性を感じます。
ですので、自分のタイプ、性格、業務内容に合わせて、連絡が来たら早くレスポンスするような工夫や仕組み作りをすることが重要だと思います。
例えば、なかなか返信が難しい状況がある場合は、予め上司やメンバーに「この時間こういう仕事をしているのでレスポンスが難しいが、このタイミングで確認します」と伝えておくだけでも良い意味で相手の期待値が下がり、印象を下げません。
要するに「相手からの印象」が重要なのです。「相手から見て早いレスポンス」をするような意識を持って仕事をしていけば、自分のタイプや仕事のタイプに合わせて調整できつつ、評価も上がります。そういう意味で、本当にレスポンスを速くする取り組みをしつつ、速くするのが難しい場合は「速く見える工夫」をしていくと良いと思います。
以上、今回はリクルートさんの「入社1年目オンボーディング実態調査」という記事を踏まえて、新人の皆様が活躍するための必要な「プロアクティブ」という概念と、プロアクティブ行動をするための5つのコツについて解説しました。ぜひ参考にして頂ければ幸いです。
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