「動画マニュアル」で、細かなナレッジまでしっかり伝達！

私は、メンバーに何かを説明する際に、動画で作ったマニュアルを活用しています。

「基本的にはなるべく動画で説明しよう！」と、メインの作業からこまかな事柄まで、ほぼすべて動画にして残すようにしているため、その数はすでに数百種類ほど。日々更新して、社内の情報共有ツールなどに追加しています。テーマに応じて整理していて、それぞれにYouTubeのリンクがついている形です。

ここでは、動画マニュアルを簡単に作成できる便利なツールと、4つのメリットについて紹介していきます。圧倒的にラクになるので、リモートワーク（テレワーク）に限らず、おすすめできる方法です。

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【2020/11/16 追記】
本記事の内容も含んだ『テレワーク環境でも成果を出す チームコミュニケーションの教科書』を2020年11月27日に出版します！
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画面と音声を簡単に録画→Youtube等にアップロード

弊社の主な業務はリモートユーザテストで、いろいろな人にウェブサイトやアプリを使う様子を録画してもらい、その動画を分析するという仕事をしています。そこで活用しているのが、動画キャプチャソフト「Debut」です。自分が使っている画面と話している音声を簡単に録画できるツールで、動画マニュアルでもこれを使って録画し、YouTubeの自分たちのアカウントに非公開でアップしています。

このほか、個人的には、オンラインで画面録画できる「loom」というツールも利用しています。これは、ワンクリックで録画を開始して、終わったら自動的にアップロードしてくれるという優れもので、動画をアップする手間がありません。クロームだと拡張機能で設定することができるので便利です。

▼Loom活用の例
https://www.loom.com/share/a90e709409cb4c9699f3a4d71b5b8ec1

メリット①：理解しやすい

私の会社はほぼ全員がリモートで働いているため、隣で画面を見ながら教えることができません。どうしても言葉で説明する機会が多くなります。そこで思いついたのが、「動画で伝える」ということでした。実際に始めてみると、文章では伝えきれない部分をすべて網羅できるので、理解してもらいやすいです。

特に弊社の業務は、ツールを行き来するなど一つのデバイスで完結しないことが多いため、一つ一つの流れを追っていくことができる動画だと、どんな手順でどのデバイスを横断的に操作していくのかが非常にわかりやすく、細かい部分も伝わりやすいと感じています。

また、営業において、実際の事例をアウトプットして残しておくと、背景や知見なども言葉で説明しているので理解が深まります。紙1枚と違って、動画だと解説付きなので、わかりやすさが圧倒的に違います。

メリット②：作業の効率化

動画マニュアルの作成は不慣れな人が多いと思いますし、「録画してアップするって面倒くさそう…」と感じる人もいるかもしれません。しかし、動画マニュアルは、実は作るのが簡単で、意外に早くできます。

例えば、「『Debut』で録画して、それをYouTubeにアップしてください」という指示をするとします。動画マニュアルでは、「これを立ち上げます。ログアウトしてください。YouTubeにこうやってアップしてください。完了です。」と、画面を見せながら順に説明していけば終わりです。ところが、テキストにしようとすると、この手順をすべて文章でまとめなければなりません。一枚一枚画面キャプチャーを作って貼り付ける手間も生じるため、動画の作成は時間の無駄を解消できるといえます。

また、録画して残しておくことによって、メンバーそれぞれに同じことを説明する二度手間もなくなります。一人に説明したことが、ほかの人に教える際にもそのまま活用できるのは、とても効率的です。

▼wikiと動画マニュアルを併用

メリット③：こまかなtipsも同時に伝えられる

動画マニュアルでは話しながら画面を操作していくので、合間にこまかなチップスや考え方などを伝えやすいです。

例えば、「Ctrlキーを押したら、ショートカットができますよ」とか、「Ctrlキーを押しながらドラッグ&ドロップすると、コピー&ペーストできますよ」など、マニュアルには書かないようなノウハウを言葉で残すことができます。単純に手順を説明するだけではなく、相手が得られるものを増やせるというメリットです。

メリット④：それぞれのペースで利用できる

これは少し余談ですが、私は早口なので、しばしば相手がペースについてこられないことがあります。対面で話している時には、相手の理解に合わせて話すペースを遅くするようにしていますが、正直なところ、会社としては私の時間を最大化した方がメリットが大きいです。その点、動画だと、ついてこられない部分は後から見返してもらうことができるので、自分のスピードで伝えられます。見る側にとっても、自分のペースと都合に合わせてチェックできるのは、大きな利点といえます。

コツ：アウトラインを事前に説明して、全体像を見えやすく
動画マニュアルは、録画してある時間分すべてを見ないと全体がわからないので、チェックに時間がかかる傾向があります。そのため、動画を作成する際には、「これから説明するのは、こういう手順です」と、最初にテキストで流れを書いたり、アウトラインを説明したりするようにしています。途中、追加で話しておいた方がいいことが出てきた際は、そのたびにメモ書きを残していきます。そうすると全体像を見やすいですし、どのポイントでどの辺を話しているのかもわかりやすくなります。

▼画面左側にテキストを開き、要点を整理しながら説明

まとめ

今後リモートで働く人が増えると「どのように教育育成するか」「どのように情報を伝えるのか」は大きな課題になっていきます。今回紹介した「動画マニュアル」の発想は、コミュニケーション精度＆効率化を上げる有効な手段の一つですので、ぜひご活用ください。