第2回不思議RTAフェス振り返り#4(本番前準備期間)
※この記事は複数構成シリーズ記事の第4回になります。本シリーズ記事の概要などは第1回記事をご覧ください。
2/12から2/14の3日間で「第2回不思議のダンジョンRTAフェス」(以下「不思議RTAフェス」)というオンラインRTAマラソンイベントを、TwitchのRTA in Japanチャンネルをお借りして開催しました。
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この記事では作品選考が終了してからイベント本番を迎えるまでに行った準備についてまとめています。おそらく本番中を除けば最も忙しい時期になるので、裏側でどのような準備が進められていたか参考になれば幸いです。
先に言ってしまうと、今回はあまりに忙しすぎて主催の私は体調を崩しました… 次回は決してそんなことにならないためにも、余裕を持って本番を迎えられるように反省すべき点も明らかにしたいところです。
採用作品発表
確定した採用作品を発表する日程を検討して事前告知、その日に発表を行いました。作品選考については第2回の記事で書いています。
採用発表ツイートを行ったあとはすぐに関係者の方をDiscordの権限部屋に入ってもらうために専用ロールを付与する作業を行いましたが、これは数日で完了しています。
本番用マニュアル・ドキュメント作成
イベント本番中には各関係者ごとに使用するマニュアルを見てもらいながら進行します。また、イベント中に使用する情報を取得するためにフォームの記入やヒアリングなどもお願いして、マスターデータとして1つのシートに集積するということも行っています。不思議RTAフェスでは以下のようなドキュメントを用意していました。これで全部ではないですが、公開可能なものは閲覧可能な権限にしたコピーを共有しましたのでよかったら参考にしてみてください。
関係者全員用
走者・解説者用
ボランティアスタッフ(+運営陣)用
◆チャットモデレータ用マニュアル
◆Twitter担当用マニュアル
◆セットアップ担当用マニュアル
◆配信担当用マニュアル
◆ボランティアシフトスケジュール
本番用レイアウト作成
個人的に今回最も大変だったのはこの作業でした。個人配信では見せたいものがざっくり見せられればいいという粒度のレイアウトにしていますが、オンラインRTAイベント用のちゃんとしているレイアウトを自分で作るのは初めての試みでした。
NodeCGを使用する都合上、画面内の情報はピクセル単位で完全に指定する必要があり、必要な情報が全て含まれていて見やすく見栄えも良いレイアウトをと考えると相当頭を悩まされました。そのあたりについては同じくNodeCGとそれに関わるレイアウト調整を担当してもらったyagamuuさんが記事を書かれているので、是非そちらをご覧ください。(本当にたくさん苦労をかけてしまって申し訳ない…)
結局本番当日までレイアウトの試行錯誤を行っていて、しかも事前に気づくのが遅かったせいでイベント中にもレイアウトの調整・変更をするという突貫工事っぷりでした。
数少ない良かった点を挙げるなら、前回大会で要望されていたピックアップレイアウトを実装できたことでしょうか。
これについては終了後のアンケートでもたくさん好評を頂きました。3人レースの基本レイアウトでは1人あたりのゲーム画面は小さくなるので、2人が完走して画面が止まって1人だけが走っている状況だとどうしてもゲーム画面の小ささは目立ってしまいます。前回の課題を解消して純粋にイベントのクオリティを上げられる試みということで、優先して取り組んでよかったと思います。
次回の課題としては自分自身のレイアウト・デザイン作成力をもっと向上するということは必須だと思っていますが、もう1つの解決手段としてデザイン力に長けた人に依頼して作成してもらうということも考えています。
ボランティア担当・シフト決定
今回は総勢14名の方にボランティア応募をして頂きました。前回が4名だったことを考えるととてつもない増え方です。これだけ増えてくれたおかげで2日超のオールナイトイベントでも円滑に回せるシフトを組むことができました。
シフト作成作業はこれまた物凄く大変でした。応募の際にあらかじめ希望する仕事は伺っていますが、そこからさらにイベント全時間帯でバランスよく割り振り、個人ごとに仕事と休息が無理のないバランスになっているか確認し、さらに得意分野などを考慮して～となると複雑すぎて頭がパンクしそうでした。Oengusのように便利なツールもないので、各自の希望時間などを見ながら手作業でスケジュール表を検討していました。
今回も本当に多くの方に助けて頂いたんですが、次回はさらにチャットモデレータ補佐のような担当の人を増やす必要があるかなと考えています。募集状況次第にはなりますがさらに巨大な規模の組織運営になりそうで、自分がどれだけ目を行き届かせられるかが懸念事項になりそうです。今回の時点で自分的に未知の領域に突入していて大変だったので、キャパオーバーしないように注意しないといけないですね。
各種調整・情報整理
イベントに関するやり取りは主にDiscordで行われますが、フォームなどの情報の他にも確認するべきことは出てくるのでその都度Discordで確認することになります。逆に関係者の方から質問されることもあるので、その対応はほとんど主催の自分が行っていました。
このような文字での連絡は個人的には全く苦には感じず、むしろ得意な方かなと思っています。奇妙に聞こえそうですが、尋ねられた課題をいかに良い方法で適切な表現で”早く”返せるかを試されているので、つまり報連相RTAといってもいいかもしれません。
向き不向きがあると思うのでこういう作業が面倒に感じる人も中にはいると思いますが、自分としてはいつも楽しんで取り組んでいる感じです。Discordでの連絡を円滑に進めるコツも色々あるように思いますが、これは言語化がなかなか難しいですね… 他の人の使い方を見て学んだ部分はとても多いので、色々なDiscordサーバーに入ってみて観察するのが一番勉強になるかもしれません。
リハーサル
今回の準備で最も特別な試みはやはりリハーサルを入念に行ったことだと思います。第2回不思議RTAフェスでは本番前に3日間に分けて複数回、本番同様の流れに沿ったリハーサルを行っていました。(以下のシートに実施したリハーサルのスケジュールも記載しています)
はっきりいってここまで丁寧にリハーサルを行っているオンラインRTAイベントは、自分の知る限りでは存在していないと思います。RTA in Japanですらリハーサルは行っておらず、個人ごとのテスト配信を運営の方が確認するという形式になっているはずです。
リハーサルが行われにくい理由は当然手間も時間もかかるということに尽きますが、今回は妥協せず行うことにしました。理由は以下の得られるメリットが大きいと判断したからです。
・リハーサルで発覚した問題を本番前に解消できる
・走者、解説者の方に流れを体感してもらって不安感を減らせる
・裏方スタッフに作業慣れしてもらえる
どれも大きなメリットで、実際に効果も高かったと思います。終了後のアンケートでもリハーサルをしてもらって良かったという声は多かったです。
不思議RTAフェスで初めてRTAイベントに参加するという人は結構いらっしゃっていて、初参加なのにぶっつけ本番で挑むことにどれだけ不安に感じるかは容易に想像できることです。それに初参加でなくてもRTAイベントに慣れているという人がそもそも少数派なので、ほとんどの人にとっても良い経験が得られることだと思います。
自分自身アドリブが苦手なタイプなので、他のRTAイベントのボランティアに参加したときにリハーサルがあったらいいのになと感じていました。自分で主催するイベントなので思い切って実践してみましたが、やってみて本当に良かったと思います。
最後に
何事も準備が大事ですが、RTAイベント本番でスムーズに進行させるためには当日までにどれだけしっかり準備できるかが本当に重要だと思います。具体的に何が必要だったかは終わってみなければ分からないことも多く、毎回反省や気付きを繰り返しています。
自分はいつも余裕を持ったスケジュールを立てるのが苦手で、大体ギリギリになって勢いでタスクを終わらせる悪い癖があるので、今回はタスク量が明らかにキャパを越えてしまったせいで体調管理にも悪影響が出てしまいました。
イベントの規模を大きくしたいという欲求はもちろん持っていますが、主催者として管理可能な限界も考慮する必要があるので、今後もそのあたりは慎重に見極めながら判断していきたいと思います。
第5回 イベント配信の仕組み(不思議RTAフェスの場合)編に続く(執筆中)