【活用事例】打合せの工数削減！営業・設計担当の業務効率へ
今回のコラムでは、茨城県県西エリアの工務店様でのplantable活用事例をご紹介します
今回ご紹介する工務店様は、展示場、紹介などを主な集客手段として年間棟数50棟前後を手掛けています。営業・設計担当あわせて7名で既存、新規両方の顧客フォローを行っています。少ない人数で案件をこなす中、案件ごとの顧客満足度と生産性の向上が近年の課題とされていました。
そんな工務店様が、どのようにplantableを活用しているのかをご紹介します。
案件数が増加する一方、少ない人数で対応することの限界が近づいていた
案件が増えることで、工務店全体での打合せ回数も増えてきます。しかし、営業・設計担当一人が行える打合せ回数には限りがあります。また、施主の都合に合わせると、どうしても休日に打ち合わせが集中してしまうため、休日にできる打ち合わせ回数が、一人で担当できる案件数となってしまっていました。
この工務店様では、以下の2つの方法でこの問題を解決できないか考えていました。
・人員の増員
・休日に集中する打合せの分散
しかし、地方であることもあり、新たな人員の確保は容易ではありません。
また、打合せを分散させたくても、施主の都合に合わせなくてはならないため、こちらも進めることができていませんでした。
このように、「課題は見えていても解決ができない」という状態になっていました。
この工務店様では、このような課題を解決するため、plantableを活用いただいています。
plantableでのやり取りで土日の打合せを削減できるようになった
まずは施主との約束事として、質問などはとりあえずplantableに書くようにお願いをしています。
それだけでなく、plantableには建築図面以外にも、契約書、資金計画、土地の図面、配置計画、建築予定表などの書類を登録するようにしています。こうすることで施主は「plantableに全て集約されている」と感じることができ、plantable上で質問などのやり取りをしてくれるようになります。
参考画像：図面管理（図面やパースなどのデータを無制限でplantableへ登録できます）
plantable上でのやりとりが活発になること、深い議論ができることで、今まで土日に対面で行っていた打ち合わせを、平日にplantableでも進めておき、（plantable内の図面への位置指定と設備メーカーのオンラインカタログを併用）土日の打合せではより密度の高い打ち合わせをすることができるようになりました。
結果として平日へ業務分散することができ、人員の増員をせずぶ案件数を増やすことができました。また、plantable上で事前に議論すべき内容が共有できているため、打合せ自体の効率も向上しました。
参考画像：plantable内の図面への位置指定と設備メーカーのオンラインカタログの併用！
顧客満足度の向上
契約後もplantable上にすべての書類（契約書・建築図面・メーカー保証書など）が整理されているので、施主には「建てる前も建てた後も、家に関するることはplantable」と思っていただけています。案件の管理がしっかりでき、適切なアフターフォローのための定期的なコミュニケーションが取りやすくなりました。顧客満足度を上げ、御兄弟、親族などの紹介（新規案件・リフォーム案件）につなげる新しい結果がplantableを通して得られました。
参考画像：案件管理で各案件のステータスの見える化、一括コメント作成で定期的のアフターの連絡、イベントのご案内など
今後は対応できていなかったエリアの展開を目指し、さらなる生産性向上を図る
plantableにてオンラインでのやり取りが強化ができた為、今まで対応しづらかった遠方エリア（30キロ以上）の開拓、Uターンをされる方の打合せの効率化などもできるのではないかと感じています。
plantableを活用する事で新しい可能性を模索しさらなる生産性の向上・顧客満足度に力を入れられています。
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