ビジネス英語-英語によるリモート会議に参加するにあたって知っておくべき英語表現

コロナをきっかけにリモート会議の頻度は大きく増えましたが、コロナが就職した現在でも、減る気配はありませんよね。時間と空間の制約から解放され、より自由なリモート会議の便利さが広く認知された今、もはや以前に戻ることはできないでしょう。今日の　では英語によるリモート会議で使える便利な必須表現をご紹介していきます。

1. ビジネスリモート会議への参加における注意点

まず、まだリモート会議というものに慣れていない方のために、軽くリモート会議に関するマナーに触れておきたいと思います。まずは会議を行うにあたって使われるソフトツール（ZOOM、google meetなど）に設定されている自分の名前をダブルチェックしましょう。ビジネス上の関係として集まった会議において、私的な集まりで使用するようなニックネームが設定されてしてはいけませんよね。特に、様々な国籍のメンバーが参加する英語による会議の場合は、普段職場で使用している英語名のフルネームに設定しておくといいでしょう。

✅ Tyler Tanaka
❌ タイラー
❌ 田中課長

1−1. 会議に参加する際は静かに入室する

英語名に設定されているかをしっかりと確認したら、今度は会議に参加しましょう。会議に入室するときは、最初はカメラとマイクはオフにした状態で入ることをおすすめします。マイクがONになっている状態で入室すると、すでに入室している他のメンバーに騒音を聞かせてしまうことになるかもしれないので、気を付けましょう。入室したら、他の参加者がカメラをＯＮにしているかどうかを確認して、カメラがＯＮになっていたら、良いタイミングを見つけ、自分のカメラもＯＮにしてください。それから、軽く手を振り、目で挨拶をするだけで十分です。

もし、会議中にしばらくカメラをＯＦＦにしたい場合はホストに個別チャットで知らせましょう。このように話すことができますよ。

・I’m going to disable my camera briefly. 
（少しだけカメラをOFFにします。）

1-2. 合図を送ってから、発言するようにする

会議に入ってからも、発言時以外は基本マイクはミュートにしておきましょう。会話に参加したい場合や、他の人の発言に対してコメントがしたい場合にも、いきなりマイクをONにするのではなく、カメラに向かって手をあげたり、手をあげる絵文字を送ったりして、ホストに「発言したい」と合図を送るようにしてください。もし、これに誰も気づかない場合は、静かにマイクをＯＮにして、“Excuse me(失礼します)”または“May I add something?（少しコメントを言っても大丈夫でしょうか？）”と話してから、発言するようにしましょう。

その他にも、リモート会議におけるマナーをより詳しく知りたい方はEntrepreneur誌が紹介している‘主催者と出席者のためのリモート会議のエチケットガイド(Virtual Meeting Etiquette Guide for Hosts and Attendees)’をご参考ください。

２．ビジネスリモート会議において、必ず知っておくべき英語表現

今日ご紹介させていただく英語表現はリモート会議と対面による会議との違いに重点を置いて、選別してみました。対面の会議とは違い、ネットワーク環境というイレギュラー要素がありますよね。接続が不安定だと、会話についていけなくなることが起きたり、議論の内容をちゃんと理解できているか再度確認しなければならないことが起きたりもします。このような状況のときに使える英語表現を紹介します。

2-1. インターネット接続が不安定なとき

大きく分けると、自分のインターネット接続が不安定なため、それを伝えなければならない場合と、会議に参加している誰かの接続が切れてしまう場合になります。それぞれの状況で使える表現を一つずつ例文とともに見ていきましょう。

・I seem to have a weak internet connection. Please bear with me if I drop out.
（インターネット接続が弱いようです。落ちるかもしれませんが、ご了承ください。）

・You seem to be frozen. Could you please check your internet settings?
（画面がフリーズしているようです。インターネットの設定を確認していただけますか？）

・Your audio seems to be cutting out. Can you check your audio settings?
（音声が途切れているようです。オーディオ設定を確認してもらえますか？）

🔇マイクをミュートにしている場合は、‘on mute’と表現します。会議の参加者が何かを言っている様子が見えたときに、ミュートになっていて何も聞こえなかったら‘You’re on mute(マイクがミュートになっていますよ)’と知らせることができます。また、‘to mute’と動詞にし、‘Could you please mute your mic?(マイクをミュートにしていただけますか？)’と表現することもできます。

2-2. 会議の内容についていけない場合

リモート会議はインターネット接続、マイクのセッティングなど色んなことを気にしなければなりませんよね。ただえさえそんなリモート会議が英語になると、日本語でリモート会議をするよりも、何倍は忙しく感じるかもしれません。少し集中力が途切れるだけで、会議の内容についていけず、すでに話は進んでしまっていることもしばしばです。そのような時に使える表現、つまり、今話されている議論の内容についてより詳しく話してほしいと伝えるときの英語表現を紹介します。

・I’m having difficulty following. Could you go over it again?
（話についていけません。もう一度説明していただけないでしょうか？）
・I’m not entirely clear on what you meant. Could you give me an example?
（おっしゃっている意味がちゃんと理解できませんでした。例を挙げていただけますか？）
・Could you please elaborate on what you just said?
（今おっしゃったことをもっと詳しく説明していただけますか？）

🔎 ‘~to elaborate on’は会議中に使える有用な表現です。辞書的な意味としては‘~について詳しく述べる’で、職場では‘さらに詳しく述べる’や’補足する’という意味合いで使うことができます。こちらの表現に関する例文をいくつかさらに見てみましょう。

・Could you elaborate on the market research findings? I’d like more details on the market trends.
（市場調査の結果についてもう少し詳しく教えてください。市場動向についてもっと詳しく知りたいです。）

・Now, let’s elaborate on the potential risks associated with this marketing project.
（市場調査の結果について詳しく教えてください。市場動向についてもっと詳しく話し合いましょう）

2-3. 議論の結論を確認したいとき

次は、会議の最後または別の案件に移る前、出た議論の結論を確認する際に使える英語表現を紹介します。とりわけ、大人数のリモート会議においては、後から話が間違って伝わっていたということがないように、このような確認を行うことは大事になってきます。

このような確認の際に、よく耳にする英語表現があり、それは‘to be on the same page’という表現です。同じページにいる、つまり’同じ認識である’という意味になります。’このような共通認識で合っていますよね？’と確認を促す際に、“Are we on the same page?”と簡単に表現することができます。次の例文でも‘to be on the same page’が使われた文章は丸ごと覚えて使用しても差し支えないでしょう。

・Just to be certain, let’s make sure we’re all on the same page. Tyler, you’ll be responsible handling the marketing kickoff event, correct?
（念のため、私たち全員が共通認識であることを確認しましょう。タイラー、あなたはマーケティング・キックオフ・イベントの責任者ですね？）

2-4.次の会議の予定を決めるとき

最後に、会議を終わらせるにあたって、次の会議の予定を決める際に使える英語表現をご紹介します。大人数が参加するミーティングの場合、効率良く予定を組めるように、まずは特定の日にちを提示し、その日にちから徐々に最も適当な日にちに絞っていくようにしましょう．リモート会議の場合、時差のあるメンバー同士が参加することもありますから、このような際に誤認が起きるのを防ぐためにも、どこの標準時で言っているのかを明示するようにしてください。ちなみに日本の標準時は、’Japan Standard Time’略してJSTと表現します。

・I’d like to suggest Sep. 7th at 4pm JST as our next meeting date. Does that work for everyone?
（次回のミーティングは9月7日午後4時（日本時間）にしたいと思っていますが、皆さん、それで大丈夫ですか？）

・How about we schedule our next meeting for Sep. 7th at 4pm JST?
（次回のミーティングは、9月7日の午後4時（JST）でいかがでしょうか？）

参考文献およびリンク
1) Virtual Meeting Etiquette Guide for Hosts and Attendees(主催者と出席者のためのリモート会議エチケットガイド) / Entrepreneur
2) 18 Virtual Meeting Etiquette Guidelines for 2023(2023年オンライン会議エチケットガイドライン18選) /Linkdin

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