メールでのマナー：避けるべき3つのポイント

今やビジネスシーンでメールを送ることは必須の業務です。毎日業務でメールを送信する人にこそ見ていただきたい記事です。

今日のテーマは、「メールで使ってはいけない3つのポイント」です。特にビジネスシーンでは、メールの書き方一つで相手に与える印象が変わります。コミュニケーションの一部としてメールを使うことが多い現代では、注意すべきポイントを知っておくことは重要です。

まず結論、以下が使ってはいけない3つのポイントです。

1、役職+様は二重敬称になるため使わない

まず一つ目は、「役職＋様」を使わないということです。例えば、「部長様」や「社長様」といった表現です。これはビジネスシーンにおいて適切ではない言葉です。
理由は、尊敬の意を示す「様」が、すでに敬意を表す「役職」に付くことで、二重に敬意を表すことになり、過剰な表現となるからです。

この表現はあきらかに間違っているにもかかわらず、使っている人が非常に多いです。役職+様を付けないと失礼に当たると思っているかもしれませんが、間違った言葉を使っていることでかえって恥をかいているのです。

不適切な例：「田中部長様」「佐藤社長様」
適切な例：「田中部長」「佐藤社長」

社外に人へメールを送る場合にも、「役職+様」は使ってはいけません。「役職　名前+様」を使うのが一般的な使い方です。よほど親しい間柄でもない限り「様」を付けた方がいいでしょう。
社外の人へメールを送る際は下記のように書くようにしましょう。

不適切な例：「田中部長様」「田中部長」
適切な例：「部長　田中様」「田中様」

2，一般企業の人が「小職」を使うのはおかしい

次に、「小職」は一般企業の人は使わないという点です。

小職（しょうしょく）とは、ある程度の地位に就いた国家公務員が自分を（主に目上の相手に対して）へりくだって使う言葉です。

したがって一般企業に勤める人は「小職」を使いません。男性が自分をへりくだっていう「小生」と「小職」を混同しないようにご注意しましょう。

また自分を低く見せるための表現ですが、過度に謙遜することで逆に相手を不快にさせることがあります。やり過ぎる尊敬語や謙譲語は文章に違和感を与えてしまい、文章の中身が伝わらなくなってしまいます。自分のことは「私」で構いません。

不適切な例：「小職の意見としては、、、」
適切な例：「私の意見としては、、、」

3、自分に対して尊敬語を使ってはいけない

最後に「尊敬語と謙譲語の使い方を間違えない」にしましょう。
尊敬語は他人の行為を尊敬の意を込めて表現する時に使います。一方、謙譲語は自分や自分の内部に属する人の行為を低く見せるために用います。これらを間違えてしまうと、相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。

不適切な例（尊敬語）：「私がお書きになったレポートをご覧ください。」
適切な例（尊敬語）：「山田さんがお書きになったレポートを拝読しました。」

不適切な例（謙譲語）：「山田さんが書いたレポートを拝読しました。」
適切な例（謙譲語）：「私が書いたレポートをご覧ください。」

適切な例と不適切な例を比較すれば、「そんなの分かっているよ」と思われるかもしれませんが、意外にも自分に尊敬語を織り交ぜてしまうことも珍しくありません。自分がやることに「ご」や「お」を付けると違和感を与えます。明らかな間違いではないにしても、自分の行為に対しては「ご」や「お」を付けない方が賢明でしょう。

「ご確認します」→「確認いたします」
「ご報告します」→「報告させていただきます」

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以上、メールでのコミュニケーションでは、言葉遣いがとても重要となります。メール作法は人によって異なりますが、少なくとも間違った言葉や間違った表現を使わないようにしましょう。

日常でメールを送る際に、この3つのポイントに注意して、相手に対して敬意を示しつつ、適切なメールを書いていきましょう。