テレワークをすぐに始める方法は？ 8つのノウハウを共有します (3)

＜(2)からの続き＞

テレワーク実践にあたっての心がけ

ここからは、緊急テレワークに際しての「心がけ」を管理者そして社員・スタッフの場合に分けて話をします。

(1) 管理者の心がけ

管理者としての心がけ1つ目は、「自ら率先をする」ことです。テレワークはスタッフがするものと思っている管理者が少なくありません。管理者が積極的にテレワークを実践してください。まず、管理者が出社することでテレワークを取得しにくいということを理解しましょう。また、テレワークを取得することで管理者は利点欠点や課題を理解することができます。

心がけ２つ目は、「スタッフを信じる」ことです。目の前にいないと「サボるんではないか」と不安になる管理者もいると思いますが、このような状況ですからまず少しでも前に進むために疑うよりも少しでもモチベーションを上げる工夫をすることが大切です。

心がけ３つ目は、管理者が「課題解決に尽力する」ことです。課題があるからと後ろ向きになるのではなく、管理者こそ前向きに考え、そしてこれを言うだけでなく実行することで、社員やスタッフを動かしていくのです。

(2) 社員・スタッフの心がけ

次に社員・スタッフとしての心がけです。まず１つめの心がけは、「できませんではなくやってみる」ことです。このような状況ですから少しでもテレワークが可能であれば、つまり完全でなくても、理想的ではなくてもやってみるということです。日本では、全ての条件が揃わないと進まないという傾向がありますが、やってみないと始まりません。全日でなくても構いません、１日数時間からでもまずはやってみましょう。

２つ目の心がけは、「課題や要望をすぐに報告をする」ことです。会社や上長も、このような状況に対する課題を解決したいと考えています。課題や要望は迅速に報告して、テレワークを少しでも良いものにしていくことです。

３つめの心がけは、「自ら集中できる環境を整備する」ことです。この環境は自宅での環境です。家の中では、子供の声やテレビの音などで仕事に集中できないという話を聞きます。このような生活騒音に関しては、防音型のヘッドフォンを用意すると良いでしょう。また、私の場合は、生活環境の中で低めの場所では、なかなか仕事が捗りません。そこで、寝室に段ボール箱を重ねて急ごしらえの机を作ったりしたこともあります。自らの環境ですから、個人差があることでしょう。それぞれ、少しでも仕事が捗る環境を構築することです。

最後に

最後に、すぐにテレワークを実施するために大切なことを述べます。それは、まず理想の状態でなくても、最低限の環境であっても「できること、できる人から始める」ことです。もちろん、いろんなことを決めて制度化してルールを作って始めた方が良いわけですが、この非常事態において、制度化／ルール化は走りながら考え、まず実行し、不適切なところがあれば変更して、落ち着いた後に整理をするということが大切です。そして、今回不十分ながらも実施した知見をもとに整理することで、さらに良い制度やルールができることでしょう。そして、そのためには会社・管理者と社員・スタッフがお互い信じるということ、ベストを尽くすということが大切です。

次に意識して欲しいのは平時からのテレワーク実施が有事の対応力を高めるということです。今回テレワークを行うにあたって、今回の対応というだけではなく平気にどう適用することを意識しながら進めることで、特別対応ではなくて企業の力の向上につなげることが可能となります。

かく言う私たちアステリアも、最初からこのようにテレワークがうまくできたわけではありません。9年前2011年の東日本大震災の時に初めて全社テレワークを実施し、その際には多くの課題がありました。そこからいくつもの経験を積み重ねて現在があります。ここまでに述べたような各社のクラウド製品の数々の採用とともに、自社製品のテレワークへの活用も進めています。最初は、全社規模での書類の共有をHandbookで行い、そして2015年には、猛暑テレワークの全社員への自動告知をASTERIA Warpで実施し、その後にPlatioでテレワーク申請をワンタッチで出来るようにし、昨年には、コワーキングスペースとの連携もできるようにしました。

ちなみに、ご紹介したなかでアステリアのサービスであるPlatioとHandbookは緊急テレワーク用途として5月末まで無償提供を開始しています。ご興味のある方はこちらへ。

私たちの経験が、新型コロナウイルス感染予防のための緊急テレワーク、その後のテレワークの定着に少しでもお役立ちすることができれば幸いです。

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note後記

新型コロナウィルスの感染が広がり、イベントを避けたり、全国規模の小中学校の休校などがスタートしています。こういった予防策の実施に伴って企業でも在宅勤務推奨のところも増え、会社に行かずに家で仕事を行う必要性が増しています。本稿の内容が１つでも効率的にテレワークを実施することの一助になれば幸いです。

なお、本稿はより読みやすくするために更新をすることがあります。また、アステリア以外の製品について、誤解があればご指摘いただければありがたいです。取り上げたツールについては、当社で使用しているもの、使用したことのあるものを中心にとしていますので、網羅的ではないこと他意はないことをあらかじめお断りしておきます。

一日も早く、世の中が平常運転に戻ることを願い、そして平常運転においてもテレワークなど働き方の多様化が実現されることを願っています。