スマホがあればできる！テレワーク活用「ツール」のおすすめプラン
テレワークを始めるにあたって、ケアすべき問題はいろいろある中で、ルールを作ることは、支出は少ないです。また、既に、全社員へ持ち出しPCや、会社用スマホを配布していない場合、大きな支出を伴うばかりではなく、中古を含めたノートパソコンなどのデバイス現在は入手も困難な状況です。
この状況下で、もっとも簡単な方法は、「個人のスマートフォン」を活用することです。
スマートフォンは、すでに認証などの機能を備え、ネットワークの接続ができ、カメラ、マイクが備わっております。主たる電話としての機能もあるため、まずは個人のスマートフォンを活用した「BYOD」を始めるのが近道です。
なんといっても、調達から設定、配布といった物理的な作業も不要で、展開自体がテレワークでできてしまうんです。
BYODとは、Bring Your Own Deviceの略。「自分のデバイスを持ち込む」という意味。社員が個人で所有しているスマートフォンやタブレット、ノートパソコンなどの端末を業務に活用する仕組み。
但し、BYODには以下のような課題が起こります。
・自分の電話番号が同僚に知られてしまう
・通話料を会社に請求する仕組みが無い
・電話帳に登録しているデータを安全に管理できない
・通信量が増えて通信制限されてしまう
まずやることは、「ルール」を作りましょう。
■「BYOD利用規定」を作りましょう。
シャドーITではなく、しっかりと会社で認めたデバイスで業務をしてよいというルールを作ることが必要です。どの端末をBYODにするかというのを会社が把握する、どこからどこまでをBYODとして使っていいのか大きい枠組みで定義しましょう。守るべきルールは最低限必要です。ルールが無いと統制が効かなくなってしまうのです。
■「BYOD手当」を検討しましょう。
個人デバイスを業務で利用することは、会社にとって大きなコストメリットはありますが、個人としては不安があったり、自分のスマートフォンを業務で多用することに抵抗感がある人もあります。しっかりと手当を出して、業務で利用している分の対価を充てるようにすると、双方の利害が一致します。
Phone Appliの例では、
①月4000円のモバイル通信料補助（スマートフォン）
②これに加え、新規端末購入・機種変更時には1万円の補助（回数制限あり）
③月5000円のインターネット回線費用（自宅でのアクセス回線契約を対象）
これらをBYOD及びテレワーク環境整備に関連する手当として社員へ支給しています。①、②においては従来より実施しており、③については強制テレワークにより、通信料の利用が増えたことから、新設しています。
■セキュアなクラウド電話帳を入れましょう
個人のスマホの場合、紛失や盗難のリスクはつきものです。社給のスマホの場合は、紛失時にリモートワイプ（遠隔消去）などの仕掛けをするなどの方法でセキュリティを保っていますが、個人の携帯を会社がリモートワイプされるのは、なんだか気持ち悪いものです。結論としては、スマートフォンに業務上で知りえた個人情報を入れなければよいのです。
クラウドの電話帳を利用することで、インターネットにつながっていれば常に最新で、全社員で共有されている電話帳を利用できます。さらに、端末内に登録する必要が無いということで、紛失時の情報漏洩のリスクはほぼなくなり、企業側も利用者側も安心して利用できます。
着信の際、クラウド側から、誰からかかってきているかを教えてくれることもあり、そもそもローカルの電話帳に登録しなくてよいという利便から、こっそり入れて使う必要性もなくなります。
社内だけではなく、取引先などの社外のデータも、名刺や顧客管理のデータベースに入っている情報をクラウド電話帳にいれることで、その情報を社員観で共有し、テレワークにおける営業活動をはじめとするコミュニケーションも円滑に行いやすくなります。
■専用の電話番号を割り当て、電話代が会社請求になる仕組みを入れましょう
個人の電話番号は、業務では使いたくないものです。その場合の代替方法としては大きく2種類あります。
・クラウド電話を使う（専用アプリ発信）
クラウド上に置かれた電話交換機（PBX)にスマートフォンの専用アプリ端末を登録し、そこアプリ上から発着信することが出来る仕組み。インターネット回線があれば使え、03-XXXX-XXXXなどの外線番号や、部門代表などの番号でも着信可能。対応しているものでは、固定電話との併用利用もできるため、テレワークだけではなく、オフィスワークの社員とも併用が出来きる。また、インターネット上で音声の仕組みを使っているため、内線番号同士の通話は、インターネットの通信料のみで通話ができるものもある。
・050電話サービス（公私分計携帯通話サービス）
発信時の電話番号の頭に特定の番号を付与してかけることで、相手に、事前に割り当てた050の番号で通知できるタイプ。050の番号にかけてくると、自動的に携帯の番号に転送されるので、1台の携帯電話で複数の番号を持つことが出来、かける際の電話代は、個人としては無料で、会社請求になる。初期費用が安価であることや、専用の機器などの設置が不要のため、1～2週間程度で始めることが出来る。従来の電話の仕組みを使っているため、音声品質は電話と同じ。
このいずれかを使うだけで、個人スマホでも、会社で使っているのと同じように電話による音声コミュニケーションが実現できます。
■ビジネスコミュニケーションツールを入れましょう
ビデオ会議、ビジネスチャット、メール、これらはすべてスマホのアプリで完結もできますし、ＰＣからもアクセスできます。もちろんセキュリティの確保は必要ですが、ここで大事なものはコンシューマー向けに公開されているものではなく、しっかりとビジネス向けに作られているものを選ぶことで、一定のセキュリティが担保され、証跡（ログ）が残っていることが大事です。
多くのビデオ会議、ビジネスチャットの場合はスマートフォンにデータが残らないものや、アプリ内でさらにログインを強化しているものもあり、端末を紛失しても、リモートからアクセスできないようにする仕掛けがあります。
PCでビデオ会議する際は、マイク、スピーカー、カメラの設定などでトラブルが起こりやすいですが、スマホの場合は、それらの設定は最低限の操作で利用できるようになっているのも特徴です。
通信料の心配もありますが、ビデオ会議の映像を常時流すことをしなければ、音声、テキストデータであれば、さほど大きな通信料にもならないので、状況に応じて使い分ければいいのです。
どのくらいの費用や時間で実現できるのか？
クラウドサービスのほとんどは、すぐに使い始められるものばかりです。早くで数十分、遅くとも1週間～2週間程度で利用契約が開始できるので、今すぐ取り掛かれます。
■「BYOD利用規定」
こちらに一般社団法人コンピュータソフトウエア協会が作成した、規定と申込書のサンプルがあります。こちらを参考に作成されるとよいかと思います。
・私有スマートデバイス取扱規程サンプル＜第2版＞
・私有スマートデバイス利用許可申請書サンプル【新規】＜第1版＞
上記のサイトには、このほかにも様々な規定集があるので、参考になります！
■「BYOD手当」
こちらは、利用頻度などにもよりますが、Phone Appliは月4,000円のBYOD手当を割り当てています。一般的には、数千円〜1万円の間になっているようです。利用頻度や、使用する通信料などと勘案して、設定することが望ましいかと思います。
但し、後述の電話代については、この内数には入れずに、使用者に負担がかからない仕組みと併用しないと、一律の手当の割り当てが出来ず、事務的な手続きが煩雑になります。
■セキュアなクラウド電話帳
Phone Appliの「連絡とれるくん」は300円/月・1ユーザで導入可能です。
直接も購入可能ですし、すでにスマートデバイスを一部配布しているなどの場合は、購入している通信キャリアなどからも購入できます。
■050電話（公私分計携帯通話）サービス
「楽天コミュニケーションズ モバイルチョイス050」
初期費用：0円
月額費用：0円
通話料：19.8円/分(携帯電話、固定電話、PHSへの発信）
着信転送料：5円/分
「NTTコミュニケーションズ Bナンバー」
初期費用：0円
月額費用：0円
通話料：10円/30秒(携帯電話、固定電話、PHSへの発信）
着信転送料：0円/分
参考までに、一般的な通信料は、携帯電話から固定電話への通話料は20円/30秒のため、通話料自体はいずれも安価で、着信時にも課金が発生することから着信が多い企業は、Bナンバー、発信が多い企業はモバイルチョイス050になるのかなと思います。初期費用、月額費用がかからないので、電話の利用頻度が少なくても、コストの負担にはならないですね！
いずれも、通話料及び、着信転送量、ユニバーサルサービス料は契約している会社に請求が行くため、端末からの発信の際は、個人への課金はありません。
前述の「連絡とれるくん」からの発信もできるので、利用者は、電話帳から人を探して、発信するだけの操作なので、利用方法としてはマニュアル不要ですね！
※上記金額に加え、ユニバーサルサービス料が別途1番号単位で必要になります。
■ビジネスチャット・ビデオ会議など
代表的なビジネスコミュニケーションツールのの価格をご案内します。チャットやビデオ会議機能のほか、様々な機能がついているため、製品ごとの比較は難しいですが、おすすめプランを掲載しています。
・Chatwork ビジネスプラン 500円/月・ユーザ
・LINE WORKS ベーシック 500円/月・ユーザ
・Slack スタンダード 800円/月・ユーザ
・Cisco Webex Teams/Meetings Plusプラン 1,980円/月・主催者
・Microsoft Teams Microsoft 365 Business Essentials 540円/月・1ユーザ
・Microsoft Teams Microsoft 365 Business E3 2,170円/月・1ユーザ
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/compare-microsoft-teams-options
・Zoom プロプラン 2,000円/月・1主催者
・Gsuite Enterprise 3,000円/月・1ユーザ
今後、新しい生活様式の見直しに伴い、テレワークの在り方も変化し続けることが確実です。今は早くその1歩を踏み出す必要があると思います。
私たちだけが、先進的な働き方をしても、生き残れません。世の中全体の働き方を変えていくことが必要で、そのお手伝いをいたします。いつでもご相談ください。
株式会社Phone Appli https://phoneappl.net/