情報の固定と拡散｜Microsoft SharePointで脱ファイルのススメ⑤
このシリーズでは、Microsoft 365の初心者向けに、導入のための解説をしていきます。
非エンジニアの方が”ざっくり掴む”ことを目的に書いておりますので、
プロのエンジニアの方からしたら、記述が厳密でないとか、正確には違うでしょ…みたいなことがあるかもしれませんが、ご了承ください。
この記事を読んでほしい人
管理職・チームのリーダー
自組織におけるICT/DX推進の担当者
仕事に追われて疲れ果てている人
※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/
※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。
1. 情報伝達の方法は２種類ある：固定と拡散
顧客向けPRの例で考えよう
あなたは、あるセミナーを顧客向けに開催・集客する担当になりました。
集客はオンラインで多くの人に情報を届けようと考えています。
さて、この状況で、あなたは次のどの集客方法を選びますか？
WEBサイトを開設：セミナーの情報を掲載、申し込みフォームへのリンクを張る（SNSは使わない）
さまざまなSNSを駆使：SNSの投稿本文にセミナー情報や申し込みフォームへのリンクを記述（WEBサイトは用意せずSNSだけで完結）
WEBサイトを開設→SNSで拡散（WEBサイトには基本情報を掲載、SNSは情報を拡散・顧客へのリーチのために使う）
…………
当然、３を選びますよね。
なぜか？
情報は、固定してから拡散する
もし、１のパターンでWEBサイトのみ使っていたら、ブラウザ検索結果の上位に躍り出ないと、顧客に見つけてもらえません。
これは想像に難くないと思います。
では、もし、２のパターンでSNSだけで完結させようとしたらどうでしょうか？
確かに顧客へ情報を届けることはできるでしょう。
SNSで盛り上がって、集客もたくさん見込めるかもしれません。
しかし、例えば何らかの事情で、
申し込みフォームのURLが変更になったり、
開始時間が変更になったり、
次第（アジェンダ）が差し替えになったりしたら、どうしますか？
SNSだけで情報伝達を完結させようとすると、当然、変更後の情報を投稿しますよね。
最新の情報を受け取った顧客が、自分できちんと整理して、正確に
変更後の申し込みフォームから申し込んでくれて、
変更後の開始時間に参加してくれて、
差し替え後のアジェンダを用意しておいてくれれば、よいのですが…。
それをすべての参加者に、参加者自身の自力で対応してもらうことが、本当に可能でしょうか？
そして、対応できない参加者は、そのセミナーに参加する資格がないのでしょうか？
………………
そんなこと、ないですよね。
では、どうすればよかったのか？
そんなときのために、３のパターンが有効なのです。
つまり、
基本情報はWEBサイトに固定しておく。
何か変更があったら、WEBサイトをまずアップデートする。
変更内容も含め、顧客に届けたい情報をSNSで拡散する。
顧客向けには、多くの企業・組織でパターン３は普通にできていると思います。
でないと顧客からクレームが来たり、事業自体に影響が出るからです。
では、組織内の情報発信は、どうでしょうか？
2. 組織内の情報発信に、拡散手段のみ使っていませんか？
よくある事例
バックオフィス業務の改善のコンサルティングをしていると、次のような事例に当たることがあります。
①バックオフィス業務の手順について、組織内のルールが決定される
例：出張経費精算の手順、車両事故発生時の手続き
②担当者が、自分のPCで通知文書を作る（PDFにする）
③メールや社内SNSに通知文書を添付して、通知する
④ルールに変更があれば、担当者が自分のPCで通知文書文書を作る（PDFにする）
⑤メールや社内SNSに通知文書を添付して、通知する
お気づきでしょうか？
これは、前述のセミナーの例でいうと、パターン２に該当します。
つまり、拡散手段のみで固定された情報発信がないのです。
固定情報は、あるんです。
担当者のPCの中に。
元データとPDFという形で……。
そして、元データ自体を、担当者以外が閲覧することはできません。
これは、何を意味するのか。
最新の情報を受け取った従業員が、正確に
個人レベルで漏れなく保存して、
保存データも時系列で整理してあって、
変更があったら、常に最新がどれかわかるようにしておく。
それを従業員全員に、自力で行うことを求めているのです。
これは果たして、仕組みとして最適化されているでしょうか？
組織を運営するうえで、混乱や影響はないといえるでしょうか？
もし混乱や影響があったら、悪いのは情報を自前で整理できない従業員なのでしょうか？
………………
組織内でも、WEBサイトとSNSを使い分けましょう
なぜなら、組織内であっても、あなた（実務担当者）以外は全員お客様だからです。
（情報発信の観点という意味で）
お客様（ユーザー）の使い勝手・わかりやすさを考えて業務を設計しないと、最終的に担当者自身の身に返ってきます。
問い合わせが相次ぎ、ユーザーのミスが増え、自分の仕事が遅れる・終わらない。
なぜうちの従業員は、ルールや指示通りに動けないの？
なぜ以前社内展開したことについて、後になって問合せがくるの？
なぜ私は、連日残業なの？？
もしあなたが今、こんなことを日常的に感じていたら、黄信号です。
今すぐ、業務設計の見直しが必要でしょう。
いかがでしたでしょうか？
次回は、情報の固定と拡散を、どう実務として実行するかを解説します。
お見逃しなく！
※感想や、扱ってほしいテーマなど、コメントいただけると嬉しいです！