介護施設でSlackをはやらせるまで　その２

今回も引き続き、Slackをはやらせるまでです。前回の内容は以下です。

さらに運用範囲拡大

所属部署でSlackが浸透してきたのを確認し、次は前回の問題点で上げた「①電話が多い。そして長い」を解決するため、自部署とやり取りのある、各施設の事務員へ利用範囲の拡大を行いました。これも、一度説明会で思ったよりすんなり受け入れてもらえました。この際、事務員用のチャンネルを作成しました。ファイルの受け渡しをファイルサーバ上で行っていたのですが、その際毎回電話で「置きました」等連絡をしれいましたが、それが無くなりました。また各施設へ事務員向けに情報を共有する際にメール送って電話してとやっていましたが、Slackでリアクションすることで既読の確認をとるようになりました。結果、当初の目的どおり電話が減りました。

ここでやった事
・解決する問題点を絞る

自分が所属していない部署や施設、プロジェクトへも展開する

今までの自身が関係している組織の運用実績を持って他部署や他施設、プロジェクトへの展開を行いました。この時には、各施設Slackを利用した人が一人以上いる状態になっていたので、説明会も行いませんでした。不明な点はその人達に聞いてもらうように促しました。ここで、活用が進むチャンネルとそうでないチャンネルが出てきました。活用が進むのは、複数施設にまたがった部署やプロジェクトで、自施設内のみというのはあまり活用が進みませんでした。活用があまり進まないチャンネルに自分が参加し、利用を促したものの思った成果は得られませんでした。やはり、対面で合っているから特に不便は無いという事でした。逆に活用が進んでいたチャンネルは利用が当たり前になっていきました。

ここでやったこと
・活用が進まないところでは反発を避けるため無理に利用を促さない
　※つまり何もしていない・・・・

運用ルールの見直し

利用している職員からワークスペース名が分かりづらいという声がありました。はじめチャンネル名をprj-〇〇、info-〇〇、team-〇〇と英語で気取った感じで作っていたので、それが良くなかったみたいです。なのでとっつきやすくするためにチャンネル名をすべて日本語に変えました。またその後、チャンネルが乱立してきたので、以下のように命名規則を見直しました。

見直したチャンネルの命名規則
・共有-部署名
・共有-プロジェクト名
・共有-施設名
・プロジェクト-プロジェクト名
・委員会-委員会名

ハイフンの前に、チャンネルの目的を記載する事でチャンネルの並び整理し、用途をわかりやすいようにしました。

その後

今では、当たり前のようにSlackを使ってもらっています。Kintoneと連携してヘルプデスクシステム構築も行いました。

心残りといえば、フリープランのままだったという事です。

終わりに

ツールは導入して終わりではないので、導入してからが大変だと実感していますが、本当に良いものは自然に使われるのだなと思いました。当たり前にSlackを使用するようになり、自身が組織の効率化の約に立てたというのはとても良い経験でした。次の職場でも自身の周りから改善できることに取り組んで行こうと思います。

最後まで読んでいただきありがとうございました。