まとめ｜半オンライン・半リアルの展示会開催のポイント
コロナ状況下での展示会では、出展者によっては「会場」に行きたくない、しかし、展示会には出展したい、と言った事情も出てくることと思います。そのような場合、出展を取りやめるのではなく、「出展者が地元から遠隔で出展する」と言った方法も選択肢として考えられます。
今回の記事では、これまで当社が行ってきた「半オンライン・半リアルの展示会」の事例から、開催企画時のポイントについて記載しておきます。
コロナの状況はまだしばらく続くことが予想されます。出展そのものをあきらめてしまうのではなく、少しでも成果を出すために、「半オンライン・半リアル」の展示会形式、「出展者のいない展示会」と言った出展形式もご検討ください。
1.「半オンライン・半リアル展示会」とは？
この記事でお伝えする「半オンライン・半リアル展示会」とは、出展者は各社から「遠隔」で参加し、商品のみを会場に設置する展示会形式です。
展示会場では通常通りブース、そして展示台を構築します。商品は予定通り陳列を行いますが、その展示台には同時にタブレット又はモニター等を設置し、出展社はそれぞれの「地元」「自社」からZOOM等を利用して「遠隔」で参加する、という方式です。ZOOMの接続方式には「常時接続」と「随時接続」があります。（別記事を参照ください）
また、今回のこの展示会形式と比較する展示会形式として、以下の展示会形式を挙げておきます。
①リアル展示会
これまでの展示会場においてブースを構築して行う展示会形式。
②半オンライン・半リアル展示会
会場にてリアルブースを構築し、商品も並べるが、出展者は参加せず「各企業内」からZOOM等で遠隔で参加する方式。
③オンライン展示会
全てがネット上で完結する展示会。特設ホームページ内にCGで製作された仮想ブースを構築するなどの例がある。
2.「半オンライン・半リアル展示会」のメリット
この展示会形式は出展者自身が会場にいないため、通常の出展に比べてコミュニケーションが多く取れない、という欠点がありますが、その反面多くの利点もあります。この形式はよく「オンライン展示会」と比べられますが、全てがネット上で完結する「オンライン形式」と比べて、実際の商品を来場者に見ていただける、など主に下記の利点があります。
1.「実際の商品」を来場者に見てもらえる
来場者自身は会場に来るため、実際の商品を直接来場者に見てもらえるというメリットがあります。商品はやはり直接見ていただきたいものです。
2.来場者は展示台を「気が済むまで」見れる
出展社がその場にいないことは捉えようによってはメリットになります。来場者にとって出展者がいない、ということは「捕まらない」ということになります。来場者自身が納得・気が済むまで展示台の商品を見ていることができます。実際に当社が開催した［PHASE］では、「集中できた」という感想をいくつもいただいています。
3.自社にいながら出展できる
一方、出展者にとっては、会場に行くことなく出展ができるため、コロナ対策だけでなく、通常業務との併用が可能で時間の効率化にもなります。日本国内どこからでも参加が可能なだけでなく、時差の問題を気にしなければ、海外からの参加も可能になります。
4.「交通宿泊費」等が抑えられる
会場に行かず出展者自身の社内から遠隔参加、ということになれば費用の削減にも繋がります。展示会出展時の「交通宿泊費」は意外に軽視できないもの。この費用を浮かせることができるという点も大きなメリットです。
3.開催企画上の注意点
「半オンライン・半リアル展示会」の企画を行う場合、注意しなければいけない点があります。
1.「出展者満足度」を最優先に考える
半オンライン・半リアル形式展示会では「展示会開催の目標」をどこに据えるかがリアル出展した場合よりも更に重要です。特に主催者の立場にとっては「出展者の満足度」を確実に確保するようにしなければ、「お金を払って出展したのに何の成果もない」と言った不満につながってしまいます。後程にも述べますが、この形式のデメリットは「出展者が出展の実感を感じにくい」という点にあります。どのように出展の成果を出すか、それらを慎重に考えながら企画を進めましょう。
2.会場全体の「良い印象」を作り上げる
これは通常の展示会形式（リアル展示会）でも同じですが、会場内におけるブース及び商品陳列については「印象が良い」ことが、リアル展示会よりも更に重要になります。出展者が会場にいれば、「ブースの見映え」「展示台の見映え」は出展社自身の責任とも言えますが、出展者が会場にいないことは、「全てを主催者又はブース設営会社に任せる」ことになるので、印象が良くない場合に「出展者の印象＝満足度」に直接影響してくるのです。
3.「商品陳列」は専門家に依頼する
上記２と同様に、出展商品の陳列に当たっては、「出展者が認めてくれる」プロフェッショナルに依頼することをお勧めします。出展者にとって商品陳列に関しては全て会場にいる方に頼ることになるため、陳列を行う方の技量に左右されてしまいます（＝出展結果に影響を及ぼす）。事前に出展者に陳列方法を記載してもらい、その通りに並べたとしても、写真を撮って確認、といった手順は想像以上に大変なものです。「この方に商品陳列を任せれば大丈夫」と言った方に監修を依頼することで、出展者は安心して陳列を任せることができます。
4.「アテンダー」を導入する
以前、［PHASE］を開催した際の感想として「展示台の上に置いているタブレットから出展者に連絡をしようとしたが躊躇した」「こんな些細なことで連絡してもいいのか迷った」と言った意見を複数いただきました。実際の会場には、数名のアテンダーを導入することをお勧めします。その方々にオンライン商談を促してもらったり、名刺を各社の名刺入れに入れることをお勧めしていただいたりしていただくと効果的です。
5.「出展者の立場」に立って企画の内容を確認する
「半オンライン・半リアル展示会」のデメリットとして、出展結果・展示会の内容によって「出展者が出展の実感を持ちにくい」（＝出展満足度が低い）という結果になりやすい、というものがあります。企画に当たっては、出展者の立場に常に立って企画を検討する必要があります。企画者＝主催者は常に会場にいることになりますが、出展者は「日常の」社内にいることになります。カメラの見え方や声がけのタイミングなど、出展者の立場に立って様々な角度から検証することが、成果のでる展示会へと繋がります。
4.オンライン構築上のポイント
さて、それでは肝心なオンラインをどのように構築するべきか、当社の経験上気が付いたことを下記に記載します。
1.「常時接続」にするか「随時接続」にするか
別の記事に記載した通り、出展者の遠隔参加の接続方法には「常時接続」と「随時接続」の2種類があります。常時接続にする場合には、出展者の「待ち方」を考慮する必要があります。出展者に画面越しに待ち構えられているとゆっくり商品を見れなくなります。また、必要に応じて接続を行う随時接続の場合は、接続していない時間帯には、事前に撮影しておいた「説明動画」流しておくと効果的です。説明動画に「ZOOM」で実際に登場する人が映っていると「この人がZOOMで連絡すると出てくるのか」と言った、ちょっとした安心感につながります。
↑「随時接続」では、ZOOMで繋いでいない間は、事前に撮影した「説明動画」を流すようにしています。
2.「通信環境」がよい状態で行う
これは記載するまでもないことではありますが、会場の通信環境は重要です。WIFIだと通信が不安定になる可能性がありますので、可能な限り、有線での接続が望ましくなります。また、同時に「出展者」側の通信環境のチェックも必要です。次項の内容も合わせて、出展者の方々には自身の通信環境のチェックを呼びかけましょう。
3.「出展者側」のオンライン体制を確認する
会場がどんなに体制を作り上げても、出展者側の「オンライン体制」が整っていないと、結果的に商談が上手くいかなくなる可能性があります。特にありがちなのが、「声が聞こえにくい」「顔が暗い」など。出展者の方によっては、基本的なところもご存じない方もいらっしゃいますので、オンライン体制はどのように構築すればいいのか。丁寧に基本からお伝えする必要があります。
4.来場者が「自然な体制・姿勢」で話せるようにする
会場に来られた来場者の方が、オンラインの商談をどのような「姿勢」で行うか、細かなようですが大切です。当社の［PHASE］も1回目・2回目はタブレットで行いましたが、3回目は少し高めの位置にモニターとカメラを設置して行いましたが、こちらの方が来場者からは自然な体制で会話ができました。タブレット等であっても少し高めの位置に設置すると良さそうです。
下記は当社が2020年6月に開催した［PHASE］という「出展者のいない展示会」になります。展示台上にタブレットを設置し、ZOOMで接続した相手と商談を行います。
この場合、タブレットが低い位置にあることと、画面が小さいため、会話する際に体制が悪くなってしまう、という難点がありました。
当社が2020年12月にデザインを行った「いしかわ・次代を創る可能性素材展」での様子です。
こちらでは、［PHASE］の考え方を進化させ、展示台の少し高めの位置にカメラを設置し、モニターを大きくしています。この体制であれば来場者は「自然な体制」で会話を行うことができ、また会場に複数人がいても同時に会話が出来るためこれまでの体制よりも有効な方法になっています。
5.出展者が「状況」を理解しやすいようにする
主催者として会場にいると分かりにくいのですが、出展者がどのように見えているのかを知ることはかなり重要です。当社の経験上、よく聞く声が「どのようなタイミングで声がけしていいか分からない」「今、席を離れてもいいのかが分からない」と言った声がありました。カメラの位置を工夫して、自身の展示台が見える位置にすることや、展示台の内容（陳列の状況）を共有することなど、出展者が会場内の様子を理解できるような施策が必要です。
6.「会場全体」を見ることができるカメラを準備する
前項に関連することですが、各出展者のカメラ・モニターの他に関係者全員が常に確認できる「会場全体を見ることができる」カメラがあると有効です。そうすると、今会場には人が多いのか少ないのか、今のタイミングで休憩してもいいのか、トイレに行ってもいいのか、などの判断ができるようになります。
5.「出展者満足度」を満たすために
「半オンライン・半リアル展示会」で留意しなければいけない点は、「出展者は日常の環境（＝自社内）にいる」という点です。金額を払って出展した場合、結果が出なければ「自分は本当に出展したのだろうか」（極端な話ですが）、と感じてしまうことにもなりかねません。この観点からも「半オンライン・半リアル展示会」では「出展者の満足度」を獲得することが何よりも重要になります。そのために何が出来るのかを事前に関係者で話し合っておきましょう。以下に一例を記載します。
1.定期的に「出展者と会話をする機会」を設ける
アテンドを行うスタッフ等会場にいるスタッフが、出展者が満遍なく来場者と会話ができるように、促すことも有効です。その他、事前アポを取っておく、など「会期中に出展者が会話する機会」をなるべく多く設けるようにします。
2.アテンドが各出展者の名刺入れに「名刺を入れることを勧める」
出展社にとって、前項の会話と同時に大切なものが、会期中に得た名刺になります。これも前項と同様に、アテンドする方が積極的に名刺を各社の名刺入れに入れてもらえるように促すことも効果があります。
3.会場として得た名刺を「共有」する
これは、展示会として可能であれば、という条件でのことになりますが、小規模場展示会のなど、会場入口での受付時にいただいた名刺を（事前に了承を得た上で）出展者にシェアすることも考えられます。大規模な展示会では現実的ではないでしょうが、出展者が限られている小規模展示会などで可能であれば出展者にとって十分な出展の成果となるでしょう。
上記の他にも、コミュニケーションを生む工夫や成果を出すために工夫は考えられると思います。このように、様々な方法で出展者が会場に行かなくても「出展してよかった」と感じてもらうための工夫は必ず必要になります。
6.「半オンライン・半リアル展示会」の応用
1.商品サイズが大きいものは？
［PHASE］の展示会を行った際に、よく「商品サイズ」が大きい場合にはどうすればいいのでしょう、との質問をいただきました。展示会によって差はあると思いますが、通常会場に運べる程度の製品であれば、カメラの位置を工夫することで、今回のような「半オンライン・半リアル」の展示会は実現可能だと思います。出展者と来場者をつなぐカメラだけでなく、製品を映すカメラを同時に立ち上げておくことで、お互いにそのカメラ映像を見ることで会話が可能になります。
また、実験の設備といったそもそも会場には持ち込めないものについては、オンラインで会場とラボを繋げて説明するという方法も可能です。
下記は、2020年11月に行われたJASISという展示会での当社が企画したブースの様子です。会場と自社内のラボと繋ぎ、普段は説明ができない実験の様子の解説をオンラインで行いました。
展示会場と自社内の「ラボ」をつないで解説を行った例。奥のボックス内では同じ内容でつなげていますが、あまり周囲に見られたくないお客様用にクローズドな商談場所を確保しています。
ブースの内部では、詳細な打合せがクローズドで出来るように設定。
2.IT系など「商品がないサービス」の場合は？
PCのソフトやアプリなど、商品そのものがない場合でも「半オンライン・半リアル」での出展は可能です。できれば、1名でもアテンドできる方がいれば理想的ですが、PC上であるだけに、遠隔で説明を行うことは可能です。
下記は、会計関係のアプリの案内になりますが、会場にいるスタッフの数を最小限にし、自社内からのリモートで解説を行いました。感触としては「予想以上に長くブースに居てくれる」ことになり、実際にこちらの出展は成功に終わっています。
ブースの手前は「来場者が勝手にPCを触れるスペース」とし、敢えてお声がけはしないスペースとしています。スタッフからの目線を遮るような壁面を設けることで、来場者の心理的な圧迫感を軽減しています。
ブース内のPCはリモートで出展者の会社内の担当者に接続し、解説を行っています。
7.さいごに
当社がこの数か月に試してきたこと、気が付いたことをまとめておきました。コロナの状況はまだまだ続きそうな気配ですが、このようにオンラインを効果的に使用することで、「半オンライン・半リアル」の展示会だけでなく、通常の出展も可能になりますので、是非従来の形に捉われない展示会の形を検討してみてください。
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