複雑な労務管理の作業を効率化！HRTechが現場を変える
2019年4月に働き方改革関連法が施行され、項目別・企業規模別に順次適応が開始されました。
労働時間の客観的把握や長時間労働の是正、年次有給休暇の確実な取得など、今後はこれまで以上に労務管理意識を高めていく必要があります。
このような流れを受けて現在注目を集めているのが、近年導入企業が急速に増加している労務管理分野のHRTechサービスです。
労務管理の目的は従業員が高いパフォーマンスを発揮できるように、労働環境を整えることです。具体的には人事情報管理や給与計算、勤怠管理、社会保険手続きなど、細かく煩雑な業務が多く含まれます。
HRTechはこのような業務を効率化し、生産性向上やコスト削減を実現することが期待されています。
1. HRTechが労務管理の分野でできること
実際に労務管理分野でHRTechを導入すると、どんなことが可能になるのでしょうか。従来の業務がどのような形に変わるのかを、業務別に説明していきたいと思います。
＜人事情報管理＞
■従来
これまでは少数の労務担当者が従業員全員の情報を、エクセルや特定PC内にある専用システムで管理してきました。その中には個人情報用や経歴・資格管理用にデータが分かれ、1人の従業員の情報を多重管理しているものもあります。特定の担当者しか情報を編集できない属人性や、1つの人事情報変更によって複数のデータを抜け漏れなく編集しなければならない煩雑さといった問題を抱えていました。
■HRTech導入後
HRTechを活用してクラウド上でデータを一元管理すれば、各従業員に個人データの入力・編集を任せることが可能です。従業員情報の集約を行う必要がなくなり、労務担当者の業務量が大幅に減少すると同時に、個人情報を正確かつスピーディーに反映することができます。さらに従来使用していた膨大なデータや労務管理システム運用に必要だった自社サーバーが不要になり、コスト削減につながります。
＜社会保険手続き＞
■従来
従業員それぞれに対して、行政が指定する書類を用意しなければなりませんでした。従業員に必要書類を提出するように促し、期日までに公的機関の各窓口に提出しなければならず、労務担当者にとって手のかかる業務でした。特に社会保険控除の申請を行う年末や、多くの新入社員が会社に加わる4月には、その他の仕事の手が止まってしまうということもあったのではないでしょうか。
■HRTech導入後
最近では社会保険手続きをWeb上で完結できるHRTechサービスも数多く登場しています。使用方法としては入力フォーマットに必要情報を入力するだけなので、従業員各自で手続きを行うことが可能になりました。労務担当者が集約する必要がなくなったことで業務が省略されたことに加え、従業員1人1人が重要書類を提出する必要がなくなり、紛失・情報漏洩のリスクも軽減されます。
＜月々の給与明細や年末調整関連書類の発行＞
■従来
毎月の給与明細や、源泉徴収票・給与支払報告書といった年末調整関連書類の発行に、労務担当者は多くの時間を費やしていました。しかもこれらの書類は発行後、各従業員や行政に対して、できるだけ素早く間違えることなく届ける必要があります。入力ミスや期限切れなど、ヒューマンエラーが起きる恐れが散見される状況がありました。
■HRTech導入後
各種データをクラウド上で集約・管理しているHRTechサービスは、必要データがそろった時点で各種書類を自動生成します。従業員からの取得申請を受けてオンライン上で配布し、従業員が記入した書類の回収を行うことが可能です。手続きに使用する個人情報は従業員本人が入力するので、入力時のミスや労務担当者の業務負担は激減します。
2. 労務管理分野のHRTechサービス５選
労務管理の分野でHRTechを導入することのメリットを見てきましたが、いかがだったでしょうか。HRTechを導入することによって、労務担当者が頭を悩ませてきた業務の簡略化・効率化が期待できるといえます。
さて、このような労務管理分野のHRTechサービスですが、具体的にどのような商品・パッケージがあるのでしょうか。いくつか紹介したいと思います。
■jinjer労務
社会保険手続きや入退社管理業務のWeb管理を可能にするサービスです。書類作成や役所への申請をオンラインで対応し、業務工数の削減を実現。また、進捗管理までサポートし、対応項目・手続き項目を可視化してくれるので、労務担当者・従業員双方の抜け漏れを回避します。
従業員の入退社管理はもちろん、扶養家族の情報や住所変更、加入保険など様々な情報を一元管理でき、従業員データベースとして利用できる点も特徴です。料金は月300円／1ユーザーと非常にリーズナブル。トライアルプランも用意されています。
■SmartHR（スマートHR）
社会保険手続きや各種明細発行を自動化するクラウドサービス。Web上で従業員から直接情報を収集することができ、各種書類作成や手続き、マイナンバー管理まで幅広く対応しています。手続きがすべてペーパーレスになるため煩雑な業務に頭を悩ませることはなくなるでしょう。
また、導入企業数が毎月1,000社以上のペースで増加している成長著しいサービスです。費用は登録された従業員数分のみ発生する形式で、10名まで無料の「¥0プラン」あり。トライアルでの利用開始も可能です。
■Bizer(バイザー)
バックオフィス業務の効率化を支援するHRTechサービス。労務管理情報をクラウド上で管理し、関係者に共有することができるので、必要なときにその都度検索する手間や指示する間を省略できます。また、クラウドソーシングのような一面を持っている点も特徴です。
困り事を専門家（税理士、社会保険労務士、司法書士、弁理士、行政書士など）にオンラインで相談でき、手続きや書類作成などの代行依頼が可能。月2980円で利用できるので、スタートアップ・ベンチャー企業にとって大きな助けとなるでしょう。30日間、一部機能の無料お試しあり。
参考：Bizer｜Bizerがあなたのチームをサポートします。
■奉行Edge 労務管理クラウド
バックオフィス業務総合ツール「奉行クラウドEdge」シリーズから提供されている労務管理サービスです。入退職関連業務、各種書類作成や申請、従業員への連絡や進捗管理もアシスト。あらゆる業種・会社規模に対応し、従業員各自が使用することを前提とした直感的な操作性を備えるサービスです。
導入後のサポートは24時間365日問い合わせ可能で、リモート操作・電話サポートでユーザーの疑問を解決。費用については初期導入費5万円＋年間使用料が発生します。年間使用料は6万円（従業員数50名まで）から。
参考：奉行労務管理クラウド｜労務手続きにもう時間をかけない。
■Gozal
労務管理をワンストップで効率化するクラウドツールです。たとえば従業員の勤怠管理や給与計算、休暇申請、給与明細の発行をオンラインで完結できます。紙やエクセルで1つ1つ作成していた書類・データを、ひとつのシステムで集約することにより、大幅な業務効率化を実現します。
導入後のサポート体制としては、チャット・メールで24時間問い合わせを行うことが可能です。費用については5ユーザーまでは無料で、有料プランは月700円×ユーザー数となります。年間一括払いにすることで、月590円×ユーザー数となる割引プランあり。
参考：Gozal｜すべての労務管理を、たったひとつのサービスで。
＜最後に…＞
HRTechサービスは労務分野の業務を効率化するのに有効なツールで、多くの企業がすでに導入し始めています。労務管理業務はバックオフィス系業務のなかでも、特に煩雑なタスクが多く、情報の一元管理や各種申請業務をクラウド上で完結できる点は大きなメリットになるはずです。
今後順次施行される働き方改革関連法への対応のためにも、HRTechサービスの有効活用は労働環境を整えていく第一歩となるでしょう。
一方で「HRTechサービスをどう検討すればいいのかわからない」、「すでに複数のHRTechサービスの管理が煩雑になっている」といった新たな悩みも生まれています。
「HRTechサービスはどれを入れたらいいのだろう？」、「人事情報をExcelで管理しているけど、このままで良いのかな？」、「いまの運用業務について相談したい、見直したい」といったご要望も、弊社までお気軽にご相談ください。
https://service.pavlov-inc.co.jp/
※上記Webページ最下部にお問い合わせフォームがございます。
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