時間がある時に作る業務フローマニュアル

業務のマニュアルが散らばっていたり、そもそも無かったりと言う場合に作る業務フローの工程を書いたマニュアルの１例をご紹介いたします。マニュアルをどんな風に作ればいいか迷ったりした時の１つの参考になれば幸いです。

■マニュアル作成においてのポイント

①更新しやすいこと
そもそも「業務フロー」は定期的にやり方が変わることが多いので、変更がある度に更新しやすい形式のマニュアルがいいです。
②誰でも使えるものに書くこと
制作者にマニュアル更新が属人化してしまうとマニュアル自体誰も作りたくなくなってしまうので、誰でも更新できて、かつ共有しやすい媒体で制作します。
今回はExcelを使います。テキストが書ければよいのでWordでもGoogleスプレットシートでも、（見にくいですが）メモ帳でもいいです。

■マニュアルの項目について

１工程にあたり、以下の項目があるとおおよその作業内容の把握ができると思います。作業内容に伴って項目を追加したり削除したりと適宜活用ください。
・作業日
例えば作業完了から何営業日前とか、作業開始から何日目とか目安を書く。
これが書いてあると自分の作業が遅れているのかなどが把握しやすいです。
・タスク名
分かる名前にする。例えば「メールを書く」とか「○○資料作成」とか。
・重要度
自分が思うその作業が大事か否かを記載。
※締め切りがあるものや、以降の作業に影響あるものは「重要」にしておくと安心。
・概要
その作業内容の概要を書く。
・作業開始条件
その作業を開始するにあたり、やっておかなくてはいけないことを書く。
これがあるとマニュアルを作成する側もマニュアルに記載するフロー漏れが少なくできる。
・用意するもの
作業に必要なツールや、資料などを記載。
・手順
作業手順を記載する。
・メール、チャット文の例
そのタスクにメールの送信や、チャットなどでのテンプレメッセージがあれば、その例文も記載しておくとわかりやすい。
・参考URL
過去行った作業の内容を参考のために記載しておく。
・注意事項
注意事項があれば記載・
・次のアクション
次にやらなくてはいけないことを記載する。
・備考
何かあれば記載をしておく。

以上、時間がある時に作る業務フローマニュアルでした！