【note限定】zoom研修／プレゼン開催のポイント解説

テレワークがだいぶ定着しつつある今日この頃
オンライン会議システムのzoomを利用した研修やプレゼンを行なっている、あるいは行いたいと考えている方も多いかと思います。
今後もオンラインに対しての一定のニーズは続く、または増えていくと考えられます。

普段は研修講師として７つの習慣やリーダー・イン・ミーなどの研修を行なっている私ですが、zoom研修には比較的早期から取り組んでおり、ノウハウも蓄積されてきましたので今回こちらにまとめました。
研修での利用を想定していますが、プレゼンにもそのまま転用できるノウハウです。
※記事中の画像はmacOS Catalina および iOS13, zoomはproプラン バージョン5で記載していますので、OSの種類やzoomのプランによって内容に少々違いがあることをご了承ください。（2020年5月31日現在）

準備編

① 機器類_パソコン
２台用意しましょう！いざという時のバックアップ用です。
特に複数のアプリを使用しながら進行する研修では、PCの負担が意外に重く、フリーズすることがままあります。
参加者側ならともかく講師側がフリーズしたら即NG、この項目は必須です。
バックアップ用を共同ホストにしておきます。

PC１台しか持っていない。。。

その場合は、スマホをバックアップ用に待機。
万が一PCがフリーズしてしまった場合は、スマホで場をつなぎながらPCを再起動しましょう。

②機器類_その他
・女優ライト
部屋の状況で顔が暗く映る場合はご検討ください。
女性講師も男性講師も顔色がよく見えますし、講師の顔が暗くてよく表情が見えないと、研修効果にも影響が出ます。

・ピンマイク
立って動作を見せる講座の場合は、PCの内蔵マイクだと音がうまく拾えない場合があります。
必要に応じてご検討ください。

・バーチャル背景
講座の内容に合ったリアル背景なら良いのですが、あまりにも生活感溢れる部屋が映ってしまうのは研修効果を考えても残念です。
※ビジネス系であれば会議室風の木目だったり、本棚だったり
※お料理系であればキッチン風
※ヨガ系であればスタジオ風
ネット上にはフリー素材がたくさんありますので、講座に合った背景をチョイスしましょう。

②パワポ（または動画）を使用した研修の場合
PC１を顔と音声用、PC２をパワポ画面共有用にします。

PC１は『左右表示モード』にして、共有画面と参加者の画面の間の縦線をググッと左側に寄せて参加者の表情が大きくみられるようにしておきます。

PC２はビデオは停止、音声はミュートにしておきます。
（動画などで音声を使用する場合はPC２のビデオ停止、音声オン／PC1のビデオオン、音声ミュートにしましょう）
共有時にはパワポはスライドショーの状態にしておきます。

パワポを発表者モードで使いたい方もいますよね？
その場合は、画面の共有時に出てくるウィンドウで、『詳細』→『画面の部分』

これで、共有したいパワポの発表者モードの映したい部分を指定します。

緑の枠で指定するのですが、この枠は大きさを自由に変えられるので、パワポ以外の動画や他のアプリでも活用できます。

③参加者への事前案内
同じ部屋で複数の参加者がいる場合、マイク付きのイヤホンを準備してもらってください。スピーカーだとハウリングがひどく進行に支障が出ます。
高性能なものは必要ありません。
スマホに付属しているものや、100均で購入したもので十分です。

また、各々のPC（スマホ）で参加を案内しましょう。
１台を複数名で使おうとすると、かなり接近して座らないと画面が見えにくく顔が映りにくいので、個々の参加感が大きく下がってしまいます。
また、講師１名がリモートで参加者全員が同じ会議室で開催したい希望があるかもしれませんが、おすすめしません。
オフラインでの会話が増え、講師からのメッセージが届きにくくなります。

入室可能時間を早めに設定しましょう。１０分前が目安です。
何も案内しないと直前に入室しようとする人が多く、「入れません」の問い合わせも集中します。

進行編

①入室時
参加者へのお願いがあれば、パワポのスライドやワードなどで表示しておきます。

これは一例ですが、あらかじめ名前の変更をお願いしておくことで開始時の出欠確認にもなります。
タイムスケジュールや研修の概要などを投影してもいいかも。

参加者が多い場合はホスト側からミュートにしておくのがおすすめです。
ボツッ、ガチャッといった雑音は、参加者の集中力を妨げるものです。

ホストは参加者から「入れない」などの問い合わせがあったり、入室をポチポチ許可しなければならないので意外と忙しい時間です。
15名以上の研修の場合は、サブ講師にその役割を任せメイン講師はコンテンツの確認などに集中したいですね。

②研修開始
１）アイスブレイクで機能説明
・反応ボタン（👏or👍）の使い方

・挙手の仕方（上の画像、参加者のところから）
・顔出しは必須！セミナーのような一方通行ならともかく、研修は反応が見えないと進められないので、事前にその旨連絡しておく
・バーチャル背景のやり方説明（自宅を見られることに抵抗ある方もいるので、その心理的バリアを外すためにも有効）←ここ盛り上がります
・チャットの使い方（一旦講師から全員に送り、受け取ったのを確認、その後各自から送ってもらう）←これも盛り上がります
オンラインは初めて、という参加者の方は意外に緊張していますので、「zoomおもしろい！」と思ってもらったら成功です。

２）いつもより注意事項を丁寧に
・「オンラインでの反応はリアルの3倍で！頷いたり、笑ったり、さっき覚えた反応ボタンもぜひ使ってください！」
・「質問はチャットでいつでも受け付けますね」

など、初めてオンライン研修を受ける人のためにリアルとは違った注意事項も忘れずに加えます。
なお、参加者に大きなリアクションを求めるということは、講師も普段の３倍の反応をしないと、参加者から「この講師反応悪い」と見えるということです。ご注意を。

ブレイクアウトルーム活用編

ブレイクアウトルーム（以下BOR）は、テーブルごとのディスカッション（分科会）をオンライン上で行う機能です。
BORもまたリアルとは違った工夫が必要になります。

①人数
オンラインでのディスカッションは4名までがおすすめ。リアル研修では6名の島などもあると思いますが、リアルに比べやりとりに時間がかかりがちなので、人数が多いと発言回数が少なく参加した感が薄くなります。

②時間
少し長めに取りましょう。リアル研修の1.3から1.5倍くらいが目安です。

③BOR開始前のガイドライン
リアルだとテーブルを回りながら補足したりできますが、BORだと「あ、あそこ滞ってるな」が見えません。（講師が各BORに訪問することは可能です）
BORに別れる前に丁寧に説明しましょう。

ディスカッション後に発表をしてもらう場合は
・リーダーの決め方（ジャンケンや五十音順などあらかじめ指定しておく）
・発表者を最初に決めておくよう伝える
・時間を伝える（BOR内にタイマーが表示される）
・発表の仕方（2点でまとめてください、1分程度で発表してください等）
・講師へのヘルプの求め方（ヘルプボタン）の説明
上記をあらかじめ説明しておきます。

BORでのディスカッション中に講師から全員にメッセージを流すことも可能ですので、「あと○分です」「疑問点はヘルプボタンを押してくださいね」など適宜投げかけましょう。
時間が許せば、それぞれのBORに訪問してもいいですね。

その他_tips編

①チャットは有効活用
こちらのアンケートをご覧ください。
zoomの投票機能を使った、対面とzoom研修の感想です。

感じ方はそれぞれだと思いますが、大きく違うのは①話しやすさと②リラックスの項目です。
実際に自分が受講者になった時も、リアルの方が話しやすいと感じました。
質問や発言を「どなたか意見はありますか？」という聞き方ではなく、意見をチャットに書き込んでもらった方がたくさん出てきます。
チャットは積極的に使用した方が良さそうです。

リラックスの項目はzoomですね。
逆に考えれば緊張感が薄くなってしまう傾向はあるので、講師側から一方的に話す時間が長くならないよう、適宜ディスカッションやチャットで意見を求めるなどの工夫が必要になりそうです。

②ホワイトボードの有効活用
同じ空間にいないので、進行中の話題が微妙にずれたり参加者によって受け取り方が違ったりします。
画面共有のホワイトボードを使用し、出てきた意見や決定事項などをホストや記録係の人が書きこみ、全員同じものを見ている状態にすることで、ずれや解釈の違いを最小限にできます。
ホワイトボードはデータで保存できますので、研修後に参加者にメール等で共有することもできます。

③投票機能
上記のアンケートもzoomの投票機能を使用したものです。
その場で参加者に記入してもらえるので、研修の感想などもその場で知ることができます。（グラフはエクセルで作成したものです）

感想だけでなく、研修の中で手を挙げてもらうシーンなどでも使えます。
少人数ならチャット、人数が多い場合は投票機能など使い分けたいですね。

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いかがでしたでしょうか？
ボリュームが多いので、何度か読み直していただいた方が良いかもしれません。

こちらの記事の内容は2020年5月31日現在のものであり、また私の個人的な経験とデバイス環境から書かれたものですので、必ずご自身の環境で事前にお試しになってから実践されてください。
準備８割！がんばりましょう！

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