［Excel］ファイルを引き継いだらやること ⑨計算式を消さない/消させない（シートの保護）

［Excel］ファイルを引き継いだらやること　シリーズ　その⑨

【まとめ】
計算式を消さない/消させない方法（シートの保護）
１ データ（生数値や文字列）を入れるセルは「セルの書式設定」（Ctrl + 1）の「保護」タブの「☑ロック」のチェックを外す
２ ツールバーの「校閲」⇒「シートの保護」⇒ OK
＊Alt ⇒ R ⇒ PS ⇒ OK でも同じ
３ 上記で「ロック」のチェックを外したセル以外は入力ができなくなる。

４ 入力できるようにするには、２と同じ操作で、ツールバーの「校閲」⇒「シートの保護」の解除 ⇒ OK
＊Alt ⇒ R ⇒ PS ⇒ OK でも同じ

注意：シートが保護されていること、または、シートの保護の解除の仕方を記載しておいた方がいい

【説明】
計算式が入っているセルに、生数値（データ）を入力すると、計算式は上書きされて消えてしまいます。
すると、計算が正しくできなくなります。
複雑な計算式だと、復元するのは面倒です（*1)。

前にも書きましたが、職場では「計算式、消しちゃった」という小さな叫び声を時々聞きます（*2)。
*1　類似セルのコピーで何とかなる場合が多い（数式のみの貼り付けが必要な場合あり）。
*2 Ctrl + Z（やり直し）で何とかなる場合が多い。

また、他の人（所属外や外部組織）に入力を依頼する場合(照会もの）は、計算式が消されてしまう（生数値で上書きされてしまう）おそれが高くなります。

そうならないため、前記事のとおり、計算式が入っているセルには自動で色を付ける、という方法がありますが、これはあくまでも「注意喚起」。
色が付いていても、生数値を入れられたらおしまいです。

上書きを防ぐには「セルに生数値を入力できないようにしておく」ことが重要です。
いわゆる「セルの保護」です。
ただし・・・

エクセルの「保護」はちょっと違う？

エクセルの「保護」は、一般的な「保護」とは、考え方がちょっと違います。

一般的には、
「入力されたくないセルを指定して保護する」

だと思います。

でも、エクセルでは、
「入力されてもいいセルを指定して、保護（ロック）の対象から外し、それ以外は入力できないように保護する」という考えです。

結果的には同じなのですが、

「保護したいセルを選ぶ」ではなく、
「保護しなくいいセルを選ぶ」のです。
そして「シート全体」を保護するのです。

例を挙げて説明します。

例えば、こんな表

水色セルは計算式が入っています。
今回の例では「保護したい」セルです。

「単価」の欄は「種類」欄と同じものを「単価表」からXLOOKUP関数を用いて自動表示しています。
つまり、計算式が入っています。

もし「C３」セルに、直接「６」という生数値を打ち込んでしまうと・・・

生数値が入ったので、「計算式が入ったら水色にする」という条件から外れるため、セルが白くなりました。

「６」と入れても、今回は「金額」が正しく計算されています。

しかし、次回以降の単価改定の際、「単価表」の単価を直しても、集計表の「単価」には反映されないので、計算に誤りが出ます。

上の表は、集計表と「単価表」が並んでおり、またシンプルな構造なので、「単価」は「単価表」から持ってきていると分かるので、こんなことは起きづらいでしょう。
また、生数値を入れると色が消えるので「おかしい」と気づきやすいでしょう。

しかし実務ではもっと複雑な表を使いますから、誤りに気づきづらいでしょう（通常は、「単価表」のようなものは別シートにしておきます。）。

「注意」しなくても大丈夫にしておくのが「仕組み」

上書きによる計算式の消失というミスを起こさないためには、「計算式の入っているセルは入力しないでください」と注意書きをしてもダメです。
それは「仕組み」ではありません。
「注意」を求めることは、入力者の労力を奪うことです（勿論、それが必要な時もあります）。

「注意しなくても大丈夫にしておく」のが「仕組み」です。

つまり、上書きされては困るセルには、入力できなくしてミスを防ぐのが「仕組み」です。

と言っても、やり方は簡単です。

セルの上書きを防ぐ方法

１ データ（生数値や文字列）を入れるセルは「セルの書式設定」（Ctrl + 1）の「保護」タブの「☑ロック」のチェックを外す

データ（生数値だけでなく文字列でも）を入れるセルを指定したら（一つでも複数でも可）、「セルの書式設定」（Ctrl + 1）を開きます。

「セルの書式設定」の小ウィンドウが開いたら、「保護」タブを選びます。
「☑ロック」となっているところの「☑」をクリックし、「□」にして、チェックを外します。
これで、このセルが入力してもいいセル（＝保護されないセル）になります。
ただし、この状態では、またシート自体が保護されていないので、他のセルも入力可能のままです。

そこで、次の操作で「シートの保護」を行います。

２ ツールバーの「校閲」⇒「シートの保護」⇒ OK
＊Alt ⇒ R ⇒ PS ⇒ OK でも同じ

これで、シートが保護され、１でロックのチェックを外したセル以外は入力ができなくなります。

「シートの保護」をクリックすると、こんな↓↓↓小ウィンドウが出てきます。

チェック欄が色々あって迷いますが、とりあえずは、そのまま「OK」を押下して構いません(該当の項目に☑を入れれば、シートの保護をしていても、該当の操作を行うことが可能になります）。
＊通常「パスワード」欄には何も入れない方がいいでしょう。下手にパスワードを設定すると忘れたときに面倒です。

３ 「ロック」のチェックを外したセル以外は入力ができなくなる。

「シートの保護」が設定されると、「ロック」の☑がされたままのセルに入力使用等すると・・・

このような↑↑↑エラーメッセーが出ます。
長くて、一見なんだかわかりません（書いてある通りなのですが）。

「変更するにはシートの保護を解除してください」とありますが、やり方が分からないと混乱してしまいます。
「シートの保護の解除」は次の通りです。

４ 入力できるようにするには、２と同じ操作で、ツールバーの「校閲」⇒「シートの保護」の解除 ⇒ OK

これで、「シートの保護」が解除され、計算式の修正等が可能になります。

注意：シートが保護されていること、または、シートの保護の解除の仕方を記載しておいた方がいい

シートが保護されていると、上のようなエラーメッセージが出ます。
「シートの保護」が何なのかよくわからない人は、これを見て困ってしまいます。
そのため、「シートの保護」をする場合は、その旨の説明、あるいは「シートの保護の解除の仕方」を記載しておくことをお勧めします。

説明はこんな感じです。

この説明はオブジェクトですが、印刷しない設定にできます（右クリックの「サイズとプロパティ」の「プロパティ」の「☑オブジェクトを印刷する」の☑を外す）。

以上が「計算式を消さない/消させない」方法です。
「ファイルを引き継いだら」の項目も以上になります。
①から⑨の全てをかならず行う必要はありませんが、業務に応じて行うと、自分の業務が、あるいはほかの人の作業が楽になる（迷いやミスや手戻りが減る）と思います。

以上、参考になれば幸いです。

（作成　１日　２ｈ）