ビジネス文書力の上達にはGoogleドキュメントで練習が効果的
理系が重視される世の中ですが、自身の提案について社内で理解を得るには文書力が必要です。ビジネス文書力を上達させるにはGoogleドキュメントでの練習が効果的です。
まずは国語の勉強から
練習の前にまずは国語の勉強からはじめましょう。
社会人になり改めて日本語について学ぶ機会は少ないでしょうから、社会人向けの論文作成の教本などを参考に、勉強をしなおすと良いと思います。社会人目線で日本語を学びなおすと、学生時代とは違った感覚で知識を得られます。
私もいまだ気を付けていますが、結構いいかげんな日本語の使い方をしていることに気付かされます。誤った知識で作られた文書は読みづらく、提案内容以前のところで相手に悪い印象を与えます。
プレゼン形式にする前に論文形式で整理
提案をどのようなスタイルで実施するのかは、企業によって異なるかと思いますが、日本企業の場合はパワーポイントなどのスライド形式が多いかと思います。
いきなりスライド形式から作りだすのではなく、まず論文形式で自身の提案内容についてしっかり整理することをおすすめします。
スライド形式でいきなり作成すると、ページの前後で話が飛躍したりしますので、読み手が混乱しないように配慮します。私はタテに長い1枚の資料を作るようなイメージで、上から下まで流れがちゃんとしているかを意識します。タテに長い資料をページ分割している感じです。
今も実施しているのか分かりませんが、amazonでは論文形式の資料で議論すると以前聞きました。プレゼン形式ですと資料の見栄えなど内容と関係無い部分に意識が行ってしまうからかもしれません。
論文形式でまとめる練習にGoogleドキュメントが最適
提案を論文形式でまとめる練習には、Googleドキュメントという無料アプリが最適です。企業ですとマイクロソフトのWordを利用する場合が多いですが、文書の校正に関してはGoogleドキュメントの方が良いと感じています。個人的な感覚ですのでWordの校正機能の方が良いという方もいるでしょう。
Googleドキュメントは無料でお手軽に利用出来ますので、どなたでもお手軽に論文練習が出来ます。上のように「ら」抜き言葉も校正案を提示してくれます。一度Googleドキュメントで文書を書いてみて、どのぐらい校正候補が出るかを確認してみてください。
普段、自分が書く日本語の間違いの多さに気付かされるはずです。
新社会人の方も社会人歴が長い方も、一度、自分の日本語を見直してみてはいかがでしょうか。(私も常に見直し中。。)