ChatGPTを活用した仕事術 – 私の取り組みと学び
こんにちは。最近、仕事の効率を上げるためにChatGPTを活用しています。この記事では、具体的な活用事例、そこから得られた気づき、そして改善点についてシェアします。少しでも参考になれば嬉しいです。
ChatGPTを使った仕事の内容の満足度の自己診断もしてみました。
① 規定類の作成 – 情報セキュリティ規程・内部通報制度
満足度：90点
会社規定の作成は、時間がかかりやすい作業ですが、ChatGPTは非常に効率的なパートナーです。必要なプロンプトを明確にすることで、簡潔で分かりやすい規定が完成します。
活用方法
目的を明確に：「規定の趣旨」を指示する
項目の提示：「具体的に盛り込みたい内容」を伝える
言語設定：「簡潔な言葉で、高校生レベルの英語で」と指定する
ChatGPTは、簡潔・順序が整然としている・見やすいフォーマットの規定類を提供してくれます。これを使わない手はないと思います。
学び
規定の目的や要点を事前にチームで議論し、優先順位を明確にすると、より質の高いものが出来ると感じました。
② 契約書の内容確認と要約
満足度：90点
契約書の内容を理解する時間が大幅に短縮されました。特に要約から重要なポイントを深掘りすることで、契約内容を素早く把握できます。
活用方法
要約を依頼し、内容を確認します
費用・契約期間・キャンセルポリシーなど重要ポイントを追加指示で詳細化します
契約内容を基に交渉を進める
難解な、または外国語の契約書は、速攻でChatGPTに読んでもらうことをお勧めします。重要な個所は、改めて再確認することは忘れないように。
注意点
PDFや複雑なフォーマットのファイルは、読み込めない場合があります。この場合はその他のものに変換が必要でした。この点に少し時間を要します。
③ 難解な仕事メールの文章作成
満足度：100点
説明の難しいメール内容を短時間で整えてくれるのは本当に助かります。もう、メールソフトの前で考えながら、キーボードの上で手が止まる時間が格段に減少します。
活用方法
「誰に、何を依頼するか」「なぜその依頼が必要なのか」を分かり易く、伝えます
ChatGPTが状況を考慮して適切なメール文章を作成してくれます
メールの相手・何を・なぜ・状況、を伝えたいのか指示するだけで、あなたは難しい内容のメールを簡単に入手することが出来ます。
感想
要点を明確にするだけで、驚くほどスムーズに文章が仕上がるので、他の作業に時間を回せます。
④ マネジャーの目標管理シートの作成
満足度：70点
一般的なフォーマットを作るのは得意ですが、具体的な内容の反映には工夫が必要です。
活用方法
目標シートの目的とその使用意図を説明する
目標シートに絶対書きたい内容を示す
また、自分の指示以外で追加したほうが良いものがあれば、アドバイスをほしい旨の指示をする
ChatGPTはテーブル形式で、目標シートのフォーマットを作成できます。
改善点
事前に目標項目を整理し、ChatGPTに「追加したほうが良い内容」についてアドバイスを求めると、さらに質が上がります。テーブル形式での出力が中心なので、さらにそれをエクセル上で加工する手間を減らすことが課題です。
⑤ 異動者の引き継ぎ書作成
満足度：70点
統一フォーマットでの引き継ぎ書作成は効率的に進められましたが、エクセルデータから直接取り込むのには課題がありました。
エクセルファイルで、引継ぎリストを作り、それを元にテキスト形式の引き継ぎ書を作成するつもりでした。
しかし、ファイルの読み込みはうまくいかず、結局、エクセルファイルを一項目ずつコピペし、30項目にも及ぶ、引き継ぎ書をワード形式で作成sることが出来ました。
ChatGPTは、フォーマット作りには非常に優れいています。私が指示していない内容も、項目として盛り込むこともやってくれます。
改善点
大量データを扱う場合、事前にデータを整理し、効率的なプロンプトを作ることが必要だと感じました。
⑥ 今後のチャレンジ
ChatGPTをさらに活用して、以下を試してみたいと考えています：
エクセルファイルの見やすさを改善
エクセルでの入力回数を減らす工夫
エクセル内容を読み込み、ワードやパワーポイント資料に変換
これにより、さらなる業務効率化を目指します。
ChatGPTから私へのアドバイス
最後に、ChatGPTから今後の活用法に関するアドバイスを以下に頂きました。これは、私の指示が悪かったようです。それなりのアドバイスしかもらえませんでした。
明確な指示を出す
ゴールを具体的に伝え、期待する結果を明示しましょう。柔軟に結果を調整する
出力結果をそのまま使うのではなく、適切に修正し、自分の意図に合ったものに仕上げることが大切です。新しいタスクにも挑戦する
これまで試していない業務にも活用することで、新たな発見が生まれます。
オープンAIの進化には驚かされます。年単位ではなく、もはや月単位での進化です。ますます、活用回数を増やして、仕事の生産性をもっと高めていきます。最後まで読んで頂いてありがとうございます。