イベント初心者ほど企画立案を重視すべき理由【８Ｗ１Ｈの企画手順：１】
こんにちは。
イベントづくり先生のオーガナイザーM（@organizermanual）です。
今回は、個人主催でイベントをやり始めたばかりの人が陥りがちな失敗を避けるために大切な企画についてお話します。
「イベントやるぞ！」と決めて走り出したは良いものの、「あれをしなければ！」「これをしなければ！」と終始バタバタ…当日が近づいたら、想定外のことが多発して更にバタバタに…
終わってから反省しようとするけど、大変だった記憶以外は残っていなくて「まあ、盛り上がったから良かっよね」「ゴミが多くて怒られたから今度は気を付けないと…」くらいの散漫なものになってしまう。
そんな「あるある」は、事前に企画を立てられていないせいで起こります。
企画はイベントの設計図
プラモデルを設計図なしで組み上げるのが初心者には難しいように、イベントも設計図なしで開催しようとすれば、ちぐはぐなものになります。
企画とは、そうならたないためのイベントの設計図です。
企画が甘い（そもそも立ててない）せいで起こるトラブル
企画が甘いせいで起こるトラブルには枚挙に暇がありません。
・思っていたのと違う人が来てしまった
・会場が大きすぎて埋まらない
・問い合わせに追われて大事な準備ができない
・人が来てもぜんぜん盛り上がらない
・入場にやたら時間がかかる
・大勢参加してくれたのになぜか大赤字
想定外が多発して現場は大混乱。二次・三次のトラブルが起きて、あちこちでお客さんに捕まって、電話も鳴りやまない…経験の浅い主催者が複数のトラブルに見舞われると、心の余裕がなくなって語気が荒くなってスタッフやお客さんへの対応もぞんざいに…
そんな悲惨な事態を招かないために、イベント初心者こそ一度しっかりと企画と向き合うべきです。
イベントの設計図は自分で作る
イベントの設計図はプラモデルの設計図は取扱説明書のように最初から箱に入っているわけではありません。あなたがやりたいイベントにぴったりの企画がインターネットやSNSに公開されていることもありません。
だから、あなた自身が頭の中で考えていることを整理して、自分で設計図を作る必要があります。最初はいびつな設計図しか作れませんが、大切なのはその過程で、一度自分が目指すイベントの形を俯瞰して見ることです。
「そうは言ってもどうすれば良いの？」
…という方のために、イベントづくり先生の授業は、イベント制作で最も大切な「企画立案」から始めたいと思います。
初めての企画立案を簡単にしてくれるフレームワーク活用
今まで「企画立案」なんてやったことないよ！という方には「フレームワーク」を活用してみることをお薦めします。
初心者こそ使うべきフレームワークって何？
「フレームワーク」というのは分かりやすく言えば、自転車の練習で使う補助輪のようなものです。
ビジネスでは色んなフレームワークがあります。経営企画における「SWOT分析」や広告・マーケティング分野で必ず習う「AIDMAの法則」等は、大学や職場で習ったことがある人もいるのではないでしょうか。
ちなみに、日本人の大半が知っている最も有名なフレームワークは小学校の作文の授業で習う「5W1H」だと思います。
フレームワークは抜け漏れを防いで企画の解像度を上げる
フレームワークに共通するのは、あらかじめ決められた項目に沿って考えをまとめていくことです。
「SWOT分析」は「強み・弱み・機会・脅威」、「5W1H」は「いつ・どこで・だれが・なにを・なぜ・どうした」を埋めていきます。
そうすることで、思考の抜け漏れを防ぐことができます。
イベント企画は無形のものを考える必要があるので、どうしても想定しておくべき要素を抜かして準備を進めてしまいがちなのを、フレームワークが防いでくれます。
また、自分では気づかない要素について考えることで、自分がやりたいことをより具体的かつ明瞭に把握することができるようになります。
企画の解像度を高める「８W１H」思考法
初めてイベントを開催する人は、どうしても漠然と、また手探りで準備を進めることになります。だからこそ、転ばぬ先の杖として、企画段階の解像度は可能な限り高めておくべきです。
具体的に動くと具体的な結果が返ってくる
漠然と動くと漠然とした結果が返ってきて、反省も漠然としてしまいがちです。企画段階で「これから自分が何をするのか」が具体的に分かっているほど、反省の精度も高まります。
まさにこれです。
もし、企画で具体的に詰めることができなくても「想定すべきことができていない」と把握できるだけで、実際にトラブルに遭遇した時の落ち着きや得られる学びが違います。
企画の基本は「5W1H」だけど…
では、イベント企画で使うフレームワークとはどんなものでしょう？
実は、初期の企画では誰もが知っている「5W1H」を使うのが有効だったりします。「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうする」はまさに、イベント概要に通じる項目です。
ただ、基礎的すぎて過ぎて少し解像度が足りないことは否めません。そこで、私はWを3つ増やして網羅性を高めた「8W1H」思考を推奨します。
まとめ
ここまで、イベント初心者にありがちな失敗を避けるためには企画を考えるのが大事であること、その為にはフレームワークを使うと良いことをご紹介しました。
ちょっとボリュームが多いので、今回はここまで。
企画編は全3回で、次回に「8W1H」思考のやり方や「WとHの違い」等について、次々回に「How＝どうする」の中身について説明します。
ぜひ、最後までお付き合いください。