ウェビナー施策を立ち上げて約1年でハウスリストから50名以上集客できるようになった話
2024年お疲れ様でした！株式会社OPTEMOでマーケティングを担当しております竹田卓生（とおい）です。
今回、イベントマーケティングAdvent Calendar 2024 の14日目担当ということで、パートナープロップの磐崎さん（@YukuIwasaki）とEventHubの鈴木さん（@ihciuuy）にお声がけいただき初めてアドカレ書かせていただきます。
「ウェビナー施策を立ち上げて約1年でハウスリストから50名以上集客できるようになった話」というテーマで書かせていただきますので、これからウェビナー施策を始めようとしている方などに参考にしていただけると嬉しいです！
OPTEMOってどんなサービス？
まず始めにOPTEMO（オプテモ） について簡単に紹介させてください。
会社自体は、2024年12月現在での社員数が15名のスタートアップです。
弊社が提供しているOPTEMOというサービスは簡単にお伝えすると、店舗接客のようなコミュニケーションを企業のWebサイト上で実現できるセールステックです。
例えば、アパレルのお店での接客をイメージしていただくと分かりやすいと思うのですが、「商品について知りたい」「試着してみたい」「違うサイズがあるのか気になる」などと思った場合、近くにいる店員さんに声をかけて質問するとその場で対応してもらえます。
オフラインだと当たり前のコミュニケーションですが、これをWebサイトでのコミュニケーション（特にBtoB）に置き換えてみるとどうでしょうか？
製品やサービスについて気になった時、Webサイトの場合だと
「【会社名、部署名、役職、お名前、メールアドレス、電話番号、お問い合わせ内容】これらの情報を全て記入してください。お問い合わせ内容を確認し、担当者から3営業日以内にご連絡させていただきます。」
というコミュニケーションが当たり前になっています。
この機械的な顧客体験を改善し、Webサイトを見ていて気になることがあれば、その場でチャットや音声通話で解決できるというコミュニケーションを実現したのがOPTEMOになっています。
BtoBの場合、OPTEMO経由での新規リード・商談数が150%UPしたという事例もあるので、気になる方はサイトで実際にOPTEMOを試してみてください！
そんなOPTEMOに入社した経緯についてはぜひ入社エントリーに書いているのでぜひご覧ください。
ウェビナー施策を始めた背景
前置きが長くなってしまいましたが、ここから本題に入っていきたいと思います。
今年の1月にOPTEMOの1人目マーケターとしてジョインしたのですが、その当時は初期メンバーが営業やCSをやりつつマーケ施策を兼任している状態ということもあり、既存の施策を見直しつつ新しい施策に取り組んでいく必要がありました。
それまでは広告やSEO、ホワイトペーパー、比較メディアへの掲載などの施策が走っていましたが、なかなかリード数をすぐに増やせるという状態でもありませんでした。
（とはいえ専任の担当がいない中でここまで土台ができていたのはとてもすごいし、ありがたかったです笑）
リード数を増やそうと思っても、展示会はコストが大きくすぐに取り組める施策（良い出展場所は一年前から検討必要）ではないということもあり、まずはウェビナーをやってみようということで始めることになりました。
前職でも共催ウェビナーの企画から運営まで担当していたこともあるので、取り組みやすかったということもあったのですが、実際にやってみると立ち上げというのはとても大変でした。。。
立ち上げのリアル
今年の取り組みを振り返ってみると、2024年の1月に入社して2月の末に初めてウェビナーを開催し、3月の後半からは毎週何かしらのウェビナーやイベントを実施し本日に至っています。
現在に至るまでの経緯を時系列ごとにまとめてみました。
ウェビナー施策を始める前に
ウェビナー施策を始める前にまず考えなければいけないのが、ウェビナー実施の目的、ターゲット、集客方法、といった施策の大枠になります。
もちろん、KPIや目標の設定も重要なのですが、まずはやってみて改善を重ねていくスピード感を当時は重視していました。
当時は、次のようなことを考えてウェビナー施策を始めたと思います。
ウェビナー実施の目的
会社としての売上目標に貢献することが最重要ではあるものの、まずは新規商談数を増やしプロダクトのPMFを進めていくフェーズだったため、商談を創るための新規リードを獲得することを目的としていました。
ターゲット
プロダクトの特性や導入企業群を参考に、ターゲットはざっくりとBtoBのマーケとインサイドセールス（できれば役職者）を狙っていこうと考えていました。
集客方法
上記の2点を踏まえて、自社で獲得できていない新規リードを獲得するには自社ウェビナー（広告配信も行う想定）では効率が良くないと思ったので、マーケ・営業関連の企業との共催ウェビナーで相互集客する方向性で施策を進めていきました。
ウェビナーの共催先を探すことも苦労した時期はありましたが、立ち上げ当社は営業担当が商談先などに共催ウェビナーを打診していただいたおかげでなんとか見つけることができました。
株式会社ニューピークスさん（https://www.newpeaks.co.jp/）が提供されているコラボル（https://collabol.jp/）というウェビナーマッチングサービスも使わせていただいてました。
ウェビナー開催前
共催先が見つかってからは、ウェビナーのテーマ、狙いたいターゲット、開催日時等を先方と擦り合わせて準備を進めました。
ここで、ウェビナーを開催するにあたって必要な準備の壁にぶつかります。
申し込みページの準備、ページで使用するサムネイルの作成、当日配信するツールの設定の3つです。
せっかくなので、実際に弊社で運用しているものを簡単にご紹介させていただきます。
①申し込みページ
ウェビナーの詳細を記載するページと申込情報を記入するフォームが必要になります。弊社ではMAツールとしてHubspotを利用しているので、Hubspotでフォームとページを作成しています。
今でこそ過去に作成したものを複製することで効率よく作成できていますが、最初の型を作成するまではとても時間を要しました。
（サブドメイン設定やレスポンシブ対応、UTMパラメータ設定など分かる人には伝わるはず、、）
Hubspotのワークフローを活用して、サンクスメールの設定やslackへの通知、スプレッドーシートへの自動転記などもまとめて設定できているので、助かっています。
②サムネイルの作成
ウェビナーを始めた当初はCanvaのテンプレートを使って作成していました。私自身デザイナーではないのでカッコいいサムネをゼロイチで作ることはできなかったので、まずはスピード感重視でテンプレートをフルに活用していました。
しかしCanvaのテンプレートばかりを使っていると分かる人にはすぐバレてしまいますし、他の企業が使っているものと被ることがあるのでほどほどに使うのが良さそうです。
弊社側でも数回開催した後にはCanvaのテンプレートを使わずにFigmaでイチから作るようにしています。
デザインについては全くの未経験だったので、デザインのイロハを教えていただいたユーザーベースの浦川さん（@SugarUrkw）にはとても感謝しています。ありがとうございました！
③ウェビナーの配信ツール
OPTEMOでの一番最初のウェビナーは、弊社がGoogle Work Spaceを利用していることもありGoogle meetのビューワーモードで配信を行いました。
zoomミーティングで実施することも検討していたのですが、画面がオンにできてしまったり、他の参加者が見える状態になっていると配信中にトラブル（参加者の音が入ってしまうなど）が起きる可能性もあったため、zoomウェビナーと同様に使えるmeetのビューワーモードを利用しました。
しかしあまり馴染みのない方法ということもあり、参加率やアンケート回答率の低下の懸念などがあり別途ウェビナー配信ツールを検討しました。
色んなサービスを検討した結果、参加者へのリマインド、アーカイブ配信のしやすさの観点から現在はEventHubさん（https://eventhub.jp/）を使わせていただいています。
ぜひウェビナー配信ツールをご検討されている方は、EventHubさんも検討してみてください！
1〜3ヶ月目
今でこそ自社のハウスリストからある程度の集客はできるようになったのですが、立ち上げ当初はメルマガ経由での参加登録が4,5件という状態だったので、弊社からはなかなか集客ができないこともありました。
当時共催していただいた企業様には申し訳ない気持ちと感謝の気持ちでいっぱいです。（ぜひいつか恩返しさせていただきます！）
少しでも集客数を増やすためにmeta広告や外部媒体からの集客など色々と試行錯誤しました。
特に立ち上げ時期に利用して良かったと思うのが、Peatixさん（https://peatix.com/）が提供されている成果報酬プランになります。Peatixでセミナーやイベントを探しているビジネスマンは意外と多く、Peatix会員向けにメルマガやPeatixのTOPページ等で訴求していただき、そこで申し込みいただいたリードを提供（プラポリ等は同意の上）いただき、成果報酬でお支払いするというものでした。
OPTEMOではインサイドセールス研究会という月イチで開催しているインサイドセールス向けのオフライン勉強会があったため、IS向けテーマのセミナーはそれなりに集客ができていましたが、一方でマーケ向けの集客には苦労していました。そのため特にマーケ向けテーマでPeatixさんのサービスを活用させていただいていました。
3ヶ月目以降
申し込みページやサムネの作成についてもある程度型化することができ、毎週何かしらのウェビナーやイベントを開催できるようになりました。
ウェビナー開催までの大まかな流れもご紹介します。
共催先との打ち合わせ
ウェビナー開催予定日の2ヶ月前のタイミングで共催先と打ち合わせを実施するように意識して取り組んでいます。
というのも、集客期間として約1ヶ月（最低でも3週間を確保）を見込んでいるため、それまでに申し込みページやサムネなどの集客に必要な素材の準備をしなければならないからです。
打ち合わせの際には予め共催先のサービスを確認し、共通しそうなターゲットやウェビナーテーマの候補を考えたりしています。
確認したい項目を予めまとめておくとスムーズに打ち合わせが進められるのでおすすめです。弊社では才流さん（https://sairu.co.jp/）のテンプレートをカスタマイズして使わせていただいています。
集客開始
1ヶ月前に集客を始めるために申し込みページやサムネの作成などを進めます。共催先との打ち合わせの際に必要な準備の役割分担を決めておくことでスムーズに進められます。
共催ウェビナー始めたての頃は集客で貢献できない可能性もあったので、準備の部分を自社で全て対応できるように心がけていました。
当日開催〜集計
弊社の場合はEventHubを利用しているので、動作確認や登壇者同士の事前確認も兼ねて30分前には集合し最終確認を行っています。
配信が終了してからは、EventHubからレポートを出力して30分以内には速報の集計をまとめて社内のIS、共催先に共有するようにしています。
zoomウェビナーやGoogle meetのビューワーモード等で開催していた際は申し込みした人、参加した人、アンケート回答した人がそれぞれ独立したデータのになっていたので、メールアドレスや担当者名等で突合してデータを整理する必要があったのですが、EventHubではそれらのデータが突合された状態で出力できるのでとても助かっています！
半年以降
毎週何かしらのイベントを開催していたこともあり、複数社共催でのウェビナーや共催カンファレンスに呼んでいただけるようになりました。（カンファレンスはここ最近のトレンドな気がします）
共催カンファレンス等では自社の集客貢献度に応じて共有してもらえるリード数に傾斜がつくという形式が多く、Peatixやmeta広告を活用しながら少しでも集客できるように取り組んでいました。
仮にリード単価10,000円で集客したとしても、集客数の条件を満たすことで実質リード獲得数が2倍3倍になってリード単価が5,000円や3,000円前後で抑えられるというのが見えていたのでコストをかけてでも集客するように意識していました。
今振り返ってみるとこういったカンファレンス等でリード数を一気に増やせたことが、自社のハウスリストから50名以上集客できるようになった大きな要因だと思います。
やってよかったこと3選
1年の取り組みを振り返ったので気がつけばとても長い文章になってしまいました（笑）
既に記載している部分もあるのですが、改めてウェビナー施策立ち上げでやってよかったことを簡単にまとめてみます。
①必要な準備は全て巻き取るつもりで
既に書いている部分でもあるのですが、特に立ち上げの時期は実績がないので、ウェビナー開催に必要な準備は全て巻き取るつもりで望んでいました。
ハウスリストが豊富にある企業であれば集客数で貢献することもできると思いますが、リストが少ないうちは特に意識したほうが良いと思います。
逆に自社で全て準備する際には、集客状況の確認や集計データをMAにインポートする手間などが省けたり、メルマガを送る際に既に申し込んでいる人には送らないなどの設定ができるメリットもあります。
②集客メルマガは少なくとも3回で見せ方を変える
集客メルマガについては、1ヶ月前、前週、前日または当日の最低3回は送るようにしています。集客状況に応じて2週間前にも配信したりしています。
特に前日や当日のメルマガ経由で申し込みが増えるケースもあるのでなるべく配信するように心がけています。
3回配信する際にはなるべく件名や見せ方を変えたり工夫しています。
1通目はセミナータイトルで2通目はセミナー内で取り上げるトピックにフォーカスして「〇〇してませんか？」などの件名にしています。
なるべく飽きられないようにすることで配信停止数を減らし、セミナー申し込み数を増やせるのでおすすめです。
③呼んでもらえるイベントは積極的に参加する
呼んでいただける共催ウェビナーやカンファレンスについては積極的に参加するようにしていました。
費用がかかるものについてはリード獲得単価や商談化率などをもとに費用対効果を試算して検討していましたが、特に費用がかからず集客を頑張る条件のものもあったりするので、できる限り参加できるものは参加していました。
その結果、「OPTEMOがよくウェビナーやってるのを見てます」とか「ぜひ一緒にウェビナーやりましょう」というお言葉をいただけるようになりました。
ウェビナー施策は中長期で見るとリード獲得だけでなく、認知獲得にも繋がる施策なのだと最近実感しています。
共催ウェビナーやりましょう
ウェビナー施策を始めて約1年のできごとを振り返って色々と書かせていただきました。
色んな方の支援のおかげもあり、直近のウェビナーではマーケ向けのテーマで60名、IS向けのテーマで100名、自社のハウスリストから集客できたウェビナーもありました！
約1年でここまで形にできるとは思っていなかったのでとても嬉しい限りです。いつも参加いただいている方や共催先の企業さまにはとても感謝しています。
2025年も引き続きウェビナーやイベントを実施していく予定ですので、OPTEMOと親和性がありそうな企業様はぜひ一緒に共催させてください！
開催予定や過去開催したイベントについてはぜひこちらもページをご覧ください！
最後まで読んでいただきありがとうございました。