「アナログ対応をデジタル化したい」遺失物・拾得物管理アプリ（活きたＤＸを考える）

こんにちは。某会社DX推進部勤務［・_・］です
ＤＸ推進部となって「どこを」「どのように」すると、消費者さま、取引先さま、社内のスタッフに喜ばれるDXになるのかを考えています。
前回出稿した記事で、実現可能性を考慮したプロトタイプのアイデアを考えてみました。
その中から現場のニーズを考慮して拾得物・遺失物管理システムについてプロトタイプ～現場への実装を検討してみようと思います。

お問合せの案件数で「落とし物」は２位

商業施設お客さまにお問合せの案件で「ショップ、商品への質問」と並び多い案件が「落とし物」の問合せです。
１店舗で月間約300件の落とし物の届け出があり、ほぼ同数の問い合わせがありほます。但し実際に落とし主に返還される落とし物は１０%です。
問合せと届け出のタイミングの問題もあると思いますがあまり落とし主に返還されていません。

目標は担当者の作業軽減とお問合せへのタイムリーな照会対応

担当者の作業軽減もそうですが、お客さまにも可能な範囲で情報を提供でき、落とし主さまに物が返還される数を増やせるようにできれば理想です。遺失物についてWEBサイトお問合せフォームはありますが、急いでお問合せされるお客さまは直接インフォメーションに来られたり、電話にて問合せいただいています。当日届け出の情報はデータ共有がされていないため、数か所ある受付各所へアナログで確認しています。この情報管理を即時行えるとお客さまへのサービス向上と弊社スタッフの業務軽減につながります。

試作品をブラッシュアップ実務の完全移行が課題

以前、ノーコードアプリのGlideを使用して簡単なアプリを試作してみました。
私の部署内での初見ではある程度実用可能性の評価をいただいています。
ただ、実務へ移行するには、一部のデータがとり漏れたり、フォームが合わなくて二度手間になってしまわないか確認しなければならない項目が多々あります。わざわざ一度書いた台帳を「書き写す」ような作業に手間をかけられません。担当者の手間を増やさず電子化できるか？が課題になります。

実務書面との項目合わせ

拾得物受付台帳、拾得物引渡簿、拾得物件提出書、拾得物件引渡書、少なくとも4種の管理帳が存在しました。
次回は、この項目をGlideとGoogleシートの調整でフォーマット整理ができるのかの確認結果を踏まえてまた投稿してみたいと思います。最後までお読みいただき感謝いたします。