「現場に合わせたデジタル化」遺失物・拾得物管理アプリ（活きたＤＸを考える）
こんにちは。某会社DX推進部勤務［・_・］です
ＤＸ推進部となって「どこを」「どのように」すると、消費者さま、取引先さま、社内のスタッフに喜ばれるDXになるのかを考えています。
前回の記事で、拾得物管理アプリのプロトタイプを作成した投稿をしました。ノーコードアプリ作成ツールのGlideを使用して一旦形にはなりましたが、現場の運用とすり合わせると、実施には細かい調整が必要でした。
少なくとも５種の台帳類との項目調整が必要
整理してみると、
①インフォメーションでの拾得物受付・登録・・・拾得物受付台帳
②品物に添付しておく管理タグ ・・・・・・・・拾得物貼付エフ
③インフォメーションから警備室へ拾得物移動・・拾得物引渡簿
④当社から警察署へ拾得物の届出 ・・・・ 拾得物件提出書
⑤当社から警察署へ拾得物の届出 ・・・・ 拾得物件預り書
少なくとも4種の管理帳が存在しました。
この項目をGlideとGoogleシートの調整ができるか整理してみました。
さらに物品と現金の登録分けが必要
基本的は拾得物の登録をするのですから記載項目の順番や、担当者、警察署届出用の項目、受付番号が相違点でした。
もう１つ難題は物品と現金で登録項目数が異なることでした。現金は金種毎に枚数記録が必要なため、10の入力項目が必要でした。物品登録は種別と特徴、品名の３点で入力数が７違うことになります。
技術的、知識的にも一気に試すのは難しそうですので、一旦物品側のみで検討することにしました。
拾得物受付時に入力する拾得物受付台帳に沿う形でアプリを設定しました。
現場業務とのすり合わせ
設定したアプリにて現場担当者にヒアリングを実施しました
すると、店舗により反応差がありました
店舗A・・・1週間で拾得物全てを警察署に届出。
→拾得手続きは現状の方がやりやすい。
落とし物照会は問合せが減るので実現に期待したい。
店舗B・・・①貴重品・現金は1週間で警察署へ届出
②傘、ボールペン、ハンカチなどは3カ月店舗保管の上、店処分
→デジタル化は助かる。情報共有も作業効率アップになる。
落とし物照会は問合せが減るので実現に期待したい。
いずれの店舗も落とし物照会は期待されている。
拾得物のデータ化は期待度に偏りがあるが、1店舗からは期待されているので、プロトタイプを制作する価値はあると思いました。
一旦試作品をブラッシュアップし運営方法を検討
主な調整項目
拾得物登録台帳をベースにした拾得物登録アプリと遺失物照会アプリを
調整しました。
今後の対応点
１）スプレッドシートから各台帳フォーマットへ移行できるかを検証ます。
２）現金の登録についてもアプリ内で対応できるよう再検討したいと思います。
現場が今よりスムーズに運営できることを目指し、さらにブラッシュアップをかけたいと思います。最後までお読みいただき感謝申し上げます。