メモを残すことが人助けになる！？新卒が共有を大切にする中で見つけたこと
初めまして。今年の4月に新卒として入社したonoです。
「研修を通して学んだこと」をアウトプットするために、ブログの執筆も研修の一環として取り組んでいます。
早速、研修で学んだことをまとめていきたいと思います。
研修で学んだこと
研修のメモやアイディアメモなどの記録を会社全体に共有することが、自分の役にも、未来の役にも立つということを研修を通して学びました。
社員全員に情報を共有するカルチャー
アジケには3つの行動指針があり、その中の一つに「思いつきや過程も共有する」というのがあります。
コセンス（旧：スクラップボックス）というツールを用いて、研修や会議の記録、個人的なメモなど様々な記録を社員全員が見れる場所で、テキストや写真を用いて共有するカルチャーがあります。
共有ノートツール「コセンス」ってなに？
まずは社内で記録を共有するために使っている、コセンスについて紹介したいと思います。
コセンスはチームのための共有ノートです。オンライン上で多数のメモ書きを保存し整理するためのツールになります。
複数人での同時編集ができたり、URLを使って内容を共有することができます。また、ツールを用いてメモを取る際の問題といえば「メモをどこに書いたか思い出せない」という悩みがあるかと思います。コセンスはリンクやタグを用いることで、自動で繋がり合い、簡単に検索できるという利点があります。
実際にどう使っているのか？
コセンスをどう使っているのかを、アジケ全体と私個人の使い方に分けて紹介していきたいと思います。
アジケ全体での使い方
アジケ全体では、
日報
プロジェクトの概要やメモ
業務フローのメモ
が主な使い方です。
経費申請についてや名刺発注の仕方などのページもあるため、困りごとがある際は、まずこのコセンス内で検索すると解決方法が記載されていることがよくあります。
私個人の使い方
次に私が日々、どのようなことを記録しているかについてです。
研修のアウトプットやメモ
自主学習のアウトプットやメモ
様々なツールの使い方やお役立ち情報のサイトのメモ
が主な使い方になります。
入社して3日目の研修で、コセンスの使い方を学びました。
行動指針についても学ぶ研修があったため、共有することが大切ということは理解できたのですが、正直、最初は些細なメモまで社員全員が見える場所に共有することには抵抗がありました😅
「ちゃんと書かないとな…」、「こんなこと書いているんだ。とか思われないかな…」といった不安がありました。
ですが、2ヶ月の研修を通して、今では抵抗なく様々なことを共有しよう！という気持ちに変わることができました。
理由は大きく2点あります。
まず1点目は、「自分の困りごとは他の誰かの困りごとでもある」ということです。
Figmaで使いこなせない機能がある。バナーの作り方が分からない。など、日々の研修は分からないことで溢れています😅
そして、一度調べただけで完璧に理解できるはずもなく、何度も同じサイトを覗きに行ったり、自分なりにまとめたメモを見返したりします。
そんな時にコセンスが大活躍するのです。
以前調べたサイトをもう一度見たくなった際に、また1からサイトを探していては時間だけがかかります。コセンスにまとめのページを作っておくことで、まとめページから必要な情報だけを探し出すことができます。
他のメンバーも同じように、有益な情報などをコセンスにメモしているため、他の人のメモを見て自分にも取り入れてみることがよくあります。
このように、自分の困りごとを解決するメモは、他の人の困りごとの解決にもつながると実感しました。
些細なメモも誰かの役に立つかもしれないと感じることができたおかげで、抵抗なく共有することができるようになりました。
研修のメモや後で見返したいページのリンクを一覧にしています
2点目は、「自分目線から相手目線に変化した」です。
メモというのは基本、自分が忘れないために記録するものだと思っています。
研修を受ける中で、最初は自分のためにメモをしていましたが、自然と「〇〇なページがあると、来年以降の新卒のためになりそうだな」と相手目線で考えられるようになりました。
理由1と似てしまいますが、共有することで自分の助けにもなり、未来の助けにもなることを肌で実感できたからこそ、今では抵抗なく記録やメモを共有することができています。
共有する上で気をつけていること、工夫していること
コセンスは個人的に使いやすいなと思っていますが、表現する上では制限があります。そのため、限られた表現の中で工夫し、分かりやすくまとめる必要があります。
私が工夫していることは
記号を用いてタイトルが目立つようにする
絵文字をつけて視覚的に分かりやすくする
リンクを貼り簡単に遷移できるようにする（画像内の青文字部分）
箇条書きを活用し情報を整理する
文字の太さを変えることでメリハリをつける
引用を用いて、背景に色をつけ目立たせる
区切り線でコンテンツを区切る
を利用し、見やすく分かりやすくまとめることを意識しています。書くときに意識して整えれば、見返した時の負担を減らすことができるのでおすすめです。
また、自分だけが見るメモであれば、自分が分かる言葉で書いていても問題はありませんが、これは社員全員に共有しているため、誰が見ても理解できるか？という視点も常に意識するようにしています。
入社して2ヶ月の私が、共有することを通して見つけたもの
入社して2ヶ月が経ち、様々な記録やメモをコセンスで共有してきて見つけたことは2つあります。
1つ目は、「自分のメモに助けられる」です。これは一般的なメモの使い方ですが、やはり記録を残すことは自分をたくさん助けてくれます。
過去に調べたこと、メモしたことをすぐに振り返ることができる
テキストでアウトプットすることで、思考を整理することができる
中学校の理科の先生が「メモは記憶するためではなく、忘れるためにとるんだ」と言っていたのを今でも覚えています😂
全てを覚えていられないからこそ、メモを残すことが自分の助けになるということを身を持って実感しました。
2つ目は、「自分の些細なメモが、未来の役に立つ」です。
これはアジケに入社し、どんなことも共有するカルチャーに触れたおかげで見つけることができました。
最初は、「こんなメモが誰かの役に立つのか？」、「書いてることを見られるなんて恥ずかしい！」と思っていた私ですが、いつどんな形で自分の記録が役に立つか分からないからこそ、共有することが大切だということを学びました。
さいごに
「過程や思いつきも共有する」という行動指針の大切さを実感した2ヶ月でした。
社員全員に共有するということは、ただ情報を見える化しているだけではありませんでした。
自分の助けにもなり、今後誰かの助けにもなる。そして、このカルチャーがアジケには浸透しています。
今後も、自分のためにも、未来のためにも、記録を残して共有するということを大切にしていきたいと思います。
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