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【業務効率化のコツ】デジタルフォームの活用方法

ONLYOFFICE

皆さん、こんにちは。

今回の記事では、業務効率化や仕事のスピードアップに役立つ方法を一つ紹介したいと思います。

皆さんは、仕事で書類を作成する際にどのような方法やソフトウェアを使用していますか？

日本では、おそらくワードなどの文書編集ソフトを使って書類を作成する方が一般的だと思われます。

一般的な書類作成方法は、ゼロからテンプレートを作成し、そのテンプレートに必要な情報を入力してから印刷することですが、もっと楽に、そして速く書類を作成するためには、テンプレートではなくデジタルフォームを使うことをおすすめします。

デジタルフォームとは？

デジタルフォームとは、紙の書類に代わるデジタルな入力フォームのことを指します。つまり、テキスト入力欄やチェックボックス、ラジオボタンなどの入力フィールドが画面上に表示され、ユーザーが必要な情報を入力することができるフォームのことです。

デジタルフォームは、従来の紙ベースの書類に比べて、入力の効率化や機密情報の保護、データの集計・分析などのメリットがあります。また、クラウド上で共有することで、複数のユーザーが同じフォームにアクセスし、必要な情報を入力することができます。

ビジネスにおいては、さまざまな用途に活用されています。例えば、人事部門での採用応募書類の受付や、契約書や申請書の作成、顧客情報の収集などが挙げられます。

ONLYOFFICEのデジタルフォームについて

ONLYOFFICE Docsは、テキスト文書、表計算、スライド、そしてフォームのエディタやPDFリーダー・変換ツールを備えたオフィススイートです。ONLYOFFICEのフォームクリエイターを使用すれば、デジタルフォームを作成することができます。

ONLYOFFICEのデジタルフォームは、テキスト、数値、日付、時間、ドロップダウンリスト、チェックボックス、ラジオボタン、ファイルアップロードなどの様々なフィールドがあります。また、フィールドデータを保護するためには、対称AES 256 GCMアルゴリズムを使用してデータを暗号化し、Curve25519キーに基づく非対称アルゴリズムを使用してキーを暗号化することができます。

デジタルフォームの作成後は、ONLYOFFICEで作成したフォームをPDFやOFORMなどのフォーマットに書き出して、他のユーザーと共有することが可能です。共有すると、ユーザーがフォームにアクセスして必要な情報を入力することができます。

フィールドに入力するためのさまざまな受信者の役割を作成し、割り当てることで、文書のワークフローを簡素化することができます。この方法では、ユーザーは役割別の色によって、どのフィールドに記入すべきかを視覚的に識別することができるようになります。今後のアップデートでは、電子署名だけでなく、制限付きの受信者ロールを設定する機能を追加し、この機能を拡張していく予定です。

ONLYOFFICEの無料なフォームライブラリ

ゼロからフォームを作成することがもちろんできますが、完全無料なフォームライブラリから私たちがご用意したテンプレートもご利用いただけます。

ライブラリでは、必要な文書を検索し、利用可能なデザインの中から一つを選び、オンラインフォームエディタで開いて必要な情報を追加することができます。フォームへの入力が完了したら、DOCXまたはPDF形式で書き出すことができます。

また、PDF、DOCXF、またはOFORMとしてフォームをダウンロードし、自分のコンピュータで記入したり、既存のフォームの編集を提案したり、ライブラリに追加する独自のフォームを提案したりすることができます。

OFORMライブラリは、ONLYOFFICE WorkspaceとONLYOFFICE Personalのクラウドオフィスインターフェースのユーザーも利用することができます。

一部のフォームのご紹介

１．領収書

２．営業日報

３．FAX送付状

４．発注書

５．納品書

まとめ

このようなデジタルフォームは、さまざまな業界の業務効率化に役に立つと思います。そのメリットは以下の通りです。

  • テンプレートの利用が可能
    デジタルフォームを使用すると、一度作成したフォームをテンプレートとして保存し、必要に応じて利用することができます。これにより、同じ形式のフォームを繰り返し作成する手間を省くことができます。

  • データの正確性が向上
    デジタルフォームを使用すると、手書きの書類に比べてデータの正確性を向上させることができます。フォームに必要な情報を入力する際に、書類に記載されている情報を見ながら入力する必要がないため、誤った情報を入力する可能性が低くなります。

  • フォームの追跡が容易
    デジタルフォームを使用すると、フォームの入力状況や送信状況を簡単に追跡することができます。これにより、必要な情報が入手できるまで待つ必要がなくなり、業務の効率化が図れます。

以上は、デジタルフォームによる業務効率化についての記事でした。
いかがでしょうか？ぜひご意見をお聞かせください。


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