報告書を書くのは、前日がいい

たとえば出張報告書を書くのは、出張が済んでから、
活動報告書も、活動が済んでから書くのが筋ってもんだとは思いますが、

報告書は終わってから書くのではなくて、前日に書いておいた方が自分が得をする！というのをnoteします

報告書はだいたいフォームが決まっていることが多くて、会社の出張報告書は専用の用紙があったりします。それが無い場合もあるけど、だいたい上の方には日時、宛先、面接者とか参加者、テーマ、目的などなどを並べて書くようになっています。

これらは全部出張に行く前、活動を行う前に分かっていますから、書き込むことは全然難しくありません。

次に、当日の打ち合わせとか活動することは、これらも7割から10割分かっています。特に自分が主催者側の場合は10割分かっているわけですから、これも行く前、やる前に報告書に書いてしまいましょう。

この件について説明し、このように決まった、などと勝手に書いてしまいましょう。

そうならないかもしれない？という懸念はありますが、打ち合わせというものは勝負事ですから、自分の思うように相手を負かすつもりで臨まなければなりません。だから先に勝ちシナリオを書いてしまったら、そうなるように当日は頭も動くし、勝つように気合いも入ります。最初に勝ちシナリオを作ってしまうことはとても威力があることです。

書いていくうちに・・・
相手はこう反論するかもしれんなぁ、とか想像する、心配するでしょうから、それらは事前に反論への反論するための武装が準備できることにもつながります。

このようにして打ち合わせの結論まで書きあげてしまい、当日はそれに向けて突っ走るのみです。

活動報告書でも事前に進行シナリオをたてておくことは成功のキーです

事前に報告書を書くことで真剣に当日シナリオを考えるわけです。これは上述したとおりです。

さらに、活動報告ではところどころで実績の証拠としての写真が必要です。

どのタイミングで、何を撮影するかは当日に気を利かせたつもりでも、全体写真ばっかり写してしまい、活動の証拠になるものが無かったりという不備が生じますから、先に「この場面のこんな角度からの写真をココに貼る」とか決めておくにも報告書を先に作る方がいいです。

そうすれば報告書は早く書きあげられます。

いくら早くといっても、やっぱり２，３割は書いた内容を修正することは当然です。そんな天才も先に未来を予知できません。

でも２，３割の修正と、イチから全部事後に書きあげるのは全然努力が違ってきます。

出張や活動をやる前というのは、ヤル気にみなぎっていますが、終わったら頭も体もダレけるのが人間の性

だから報告書を書くっていう仕事は、私は実に嫌なもんでした。

特に出張で地方に行ったら、ホテルの部屋に戻る前、帰りの新幹線に乗車する前に一杯飲んで食ってその地の風情を味わいたいってもんでしょ！

こんなときに報告書をイチから書き始めていられるか！って、私は本気でそう思って、出張報告書は前日に書くをやっていました。修正の２，３割は飲みに店に入る前にどこか喫茶店か図書館で書いてしまえばいいのです。

しかし私は翌日、その報告書を出社後ただちには上司に出しませんでしたなぜか・・・

もし上司が私は早く報告書を提出する、と思ってしまったらマズい！と考えたからです。

早く報告書を提出したら、次回もそれを期待するでしょう。それがいつもになっては困ります。会社は給料が決まっているからいい事しても給料は上がりません。単に上司が得するようなことは安易にやらない方がいいです。だからふつうの人がふつうに報告書を提出するような時間をかけて、ゆっくり提出していました。

このように書きましたが、上述した内、私のオリジナル部分は事前に出張報告書を書いてしまい、出張が終わったら飲みに行くという部分だけです。

残りの部分のアイデアは、私がまだ30歳代の頃に２つ年上の同僚社員から教わったものです。

もしかしたらビジネス書やネットにも同様のことが記載されているのかも？だけど私にとって時々今でも役立つことはビジネス書に載っていた立派な言葉より、こういう日常会話の中で拾ったものが役立っています。