医療従事者はメールが苦手？メール返ってこない問題に事務が立ち向かった結果
皆さんは医療従事者と呼ばれる方々とメールをしたことはあるでしょうか。
経験のある方はすでにご存知かもしれませんが、彼らはなかなかメールを返してくれません。
今回は、病院事務職員である私が直面した「メール返ってこない問題」について書いていきます。
いち事務職員の視点（偏見）で書いていくので、医療従事者の皆さんには反論も含め感想を教えていただけると嬉しいです。
（2/12追記）
ブログも始めました！ぜひご覧ください！
※出来るだけ内容は被らないようにしています。
1.メール返ってこない問題
早速ですが、医療従事者（医療職）の皆さんはメールを返してくれません。
本当に返ってきません。泣けるほどに。
仕事柄、事務連絡や調査のためにメール連絡を行うのですが、そのリアクションは3日以内に返ってくればいい方で、それを過ぎるとリマインドしない限り二度と返信はありません。
新人の頃はメールの返事を待って仕事が進まず、大事な調査が期限ギリギリに、なんてことに悩んでいました。
2年目の春、さすがにこれはマズい、ということでその問題に立ち向かってみましたのでそのノウハウを紹介します。
2.なぜメールは返ってこないのか
他職種にも顔見知りができてきた2年目の春に、何人か仲の良い看護師さんにその理由を聞いてみました。
返ってきた答えは「忙しくて忘れちゃう。ごめんね笑」でした。
…
元も子もない答えにめまいがしましたが、とりあえず現状を放置するわけにもいかないのでこう考えることにしました。
「忙しい彼らの業務の中で、自分の仕事の優先度を上げる」と。
具体的な取り組みとその効果を点数化してみました。
3.3日後に電話でリマインド作戦
これまで通りメールを送って、3日後にレスポンスがなければ電話をかけます。
ぶっちゃけ効果薄でした。
すぐ処理できるような軽い案件をお願いするときや、担当業務的に医療職への連絡頻度が低い人の場合はいいかもしれません。
ですが、調査回答を取りまとめる部署や、総務・庶務担当のように院内に向けて頻繁に連絡をする場合、このルールを維持することの方が大変でした。
とはいえ一定の効果は見られたので30点とします。
4.紙で配る作戦
第2案にしてもうメールをやめてみました。
彼らは業務中に電子カルテ以外のPCを見ないと思ったからです。
結果、レスポンス率は上がりました。
ですが、このペーパーレスの時代に院内全部署分の大量の紙を印刷して配布していることがむなしくなりました。
あと紙で提出されたものは結局Excelに転記して集計するので二度手間でした。
というわけでこの作戦は50点です。
5.電カルメール・掲示板作戦
これは導入している電子カルテによってはできないかもしれません。
私の勤務先では電子カルテにメール機能と掲示板機能があったので、それらを使って情報発信をしてみました。
結果、掲示板は見てくれるけどイントラネット接続&ストレージ使用が困難だったのでデータの受け渡しが難儀。
というわけで70点。
6.CCトップダウン作戦
最終的にたどり着いたのがこの作戦です。
看護師対象の調査を例にとると、
①調査が来信したらまず看護部長に声をかける。
②看護師長に向けてメール。CC看護部長。
以上です。
良くも悪くも彼ら医療職はトップダウン、上からの指令は絶対、という大原則を忘れておりました。
看護部長に睨まれた看護師長に睨まれた平看護師に逃げ場はないようです。
これまでのnoteで効率化を目指していたのはなんだったんだと自問しています…。
というわけでこれが90点、今私が見つけているなかで最善の方法です。
7.終わりに
最終的にはかなり強引でアナログな方法でしたが、メールが返ってこないとお悩みの方はぜひ一度お試しください。
私の方法は医療職の皆さまの業務の優先順位に無理矢理割り込む、でしたが、もっと効率的なこんな方法があるよ！という方はぜひご意見いただければと思います！
お読みくださりありがとうございました！
（3/6追記）
ブログではこんな記事も書いています！