自分が変わればいいだけ
ノベルティ、記念品のお仕事をしていますと、秋ごろから増えるのが、小中学校の卒業記念品のご相談です。
こういう類は、学校ではなく、ほぼほぼPTAが担当されるようで、つまりご相談の主は、PTAの役員の方がほとんどということになります。
そしてPTA役員さんは、こういった、実務のやり取りに慣れていない方も多く、一般企業からのお仕事と比べると、どうしても進行がスムーズにいかないことも多いです。
メールの署名がない（件名がないこともある）
例えば、企業からのご依頼ですと、まず間違いなくメールの中で名乗るときは「〇〇株式会社 △△△△」と書かれます。
しかしPTAの方は、所属意識がある方はそんなにおられなくて、「〇〇小学校PTA △△△△」ではなく、「△△」と名前だけの方が多いです。それはそうですよね。個人なんですから、いわゆるメールの署名もありません。
仮に「鈴木さん」としましょう。
そうしますと、同じ名前の方が毎年ちょいちょいいらっしゃるわけですね。するとメールや電話で「鈴木ですけど」と言われて話を進められても、どこの学校の案件なのか、わからないという事態が発生します。
メールで、過去のやりとりが後ろにくっついてたら、辿れば何とかなりますが、スマホオンリーの方で、キャリアメールを使っている場合など、毎回「これはどこの誰だっけ」から始めなければならないんですね。
そうなんです。お客様から見たら、自分が担当しているこの記念品の取引相手はうちだけですので、何も迷いはないのでそのまま話をされるのですが、わたくしからすると、たくさんいらっしゃる記念品のお客様のひとりとなり、瞬時に話が引っ張り出せません。
こちらは昨年のリピートなども多いため、どうしても学校名で案件を管理します。そこがすぐに繋がらない！PTA役員さんは基本的に持ち回りですので、毎年担当者が変わりますし。
ですから、相手によって非常に時間がかかる場合があって、どうにかならんものかと困っていたのです。そして「これだからメールのやり取りに慣れてない人は困るよなぁ、、、」と、相手のせいにしていました。（もちろん言いませんけどね。）
自分が工夫すればいい
そんな中、ふと気付いたんですね。相手は自分の役割を果たそうと思って一生懸命やっているだけ。しかもPTAの役員なんてやりたくないのに誰も手を挙げないから引き受けている人も多いと思います。
そんな人に仕事がしにくいと思っていた自分はどうか。自分は被害者みたいに考えていないか？超情けない。自分は何か改善しようとしたのか？
実は以前から、問い合わせフォームに「PTAの方は学校名も書いてください」というお願いをしていました。
でも、これも相手に直してねと言ってますよね。
結果的に、お客様ってこういう注意書きはほとんど見ていなくて、メールの内容は変わりませんでした。相手にどうにか変わってもらおうというのは、無理だとわかりました。
自分が変わるしかないんですね。
そして今、試しているのが、非常に単純かつ効果的な方法。返信メールのタイトルに、勝手に（〇〇小学校様）と書き加えてしまうことです。
これで、メールの検索をすれば、名前か学校名で引っ掛かりますので、案件は迷子になりません。毎回メールのタイトルを変えてくる方にも、返信時にこれをしておけば、学校名で引っ張り出せます。
こんな簡単なこと、すぐに思いつきそうなものですが、仕事が捗らないのが相手のせいだと思い込んでいると、これがまた出て来ないんですね。
いい歳をして恥ずかしい限りですが、これで少しだけ効率が上がるはずです。
さぁ、ご相談どんどんお待ちしています！( ´∀`)ノ