数のヨミカキ日記　#7　2022年3月3日（木）

～”データを冷ます”　ことの重要性～

【本日のデータ関連業務】

　月初めは、前月末で確定したデータの集計作業が立て込むが、その中の1つであるA社の定期レポート作業を紹介する。
概要：定期購入者数の動向と新規の定期引上率（加入率）のレポート
利用ツール：クライアントの通販基幹システムの集計ツール、エクセル
所要時間：1.5～2時間程度

【作業概要】

●基幹システムでの集計作業
　基幹システムに保管してある「集計フォーマット」を利用。ログインして、集計を回し、データをダウンロードする単純作業。ミスがないようにチェックしながらの作業。この時間は15分程度。

●エクセルでの加工作業
　定期購入者数は単純な足し算と引き算作業。こちらは確認作業の方に時間がかかる。定期引上率は商品ごとの引上率を計算し確認。

●報告用フォーマットに転記
　提出用フォーマットに集計データをコピペ。
　定期購入者は過去からの推移が長期的に分かるフォーマット。
　定期引上率は、「メイン１商品」と「全商品の平均値」の２つのみ報告。こちらも過去からの推移が分かるようなレポート。
※いずれも2～3年ほど前に私が作成して、微調整しながら継続使用

●2～3行のコメント
　対前月、対前年同月などを見て特徴的なことをコメントとして添える。こちらは報告メールの本文に記載。時間的な問題もあるので簡潔な内容にしている。

【作業についての所感など】

　データ集計・分析作業は、提出するデータの作成・整理・分析が終わっても、すぐに提出しないように心がけている。締め切りの少し前までに作業を終え、時間をおいてから再確認した上で、提出するようにしている。

　この作業終了から少し時間を空けて再確認することを、私は「データを冷ます」と呼んでいる。作業ボリュームが小さくても、できれば1日（１晩）程度の冷却時間を持ちたいと考えている。ここ２～３年は、至急の用件以外は、必ずデータを冷ます時間を持つことにしている。
　時間の経過は、新しい視点でデータを見つめることを可能にする。デスクから離れた場所で、作業工程や集計結果を頭の中で復習する余裕もできる。冷ました後での確認は、作業直後よりも格段に集計ミスやデータのエラーを発見しやすい。また集計結果や分析についても、異なったミカタや新しい気づきにつながるケースもある。
　一方で、データを冷まし過ぎると、作業プロセスやデータの分析の細かい部分を忘れてしまうため、冷ます意義が半減する。
　
　作成した文章の読み直しも、少し時間空けてからの方が効率的であるのと似ている。

【つぶやき】

　この日記も、なるべく冷ます時間をつくるようにしている。そのため、早くても日付の翌日での公開になっている。

　それから、いつものことだが、集計作業や結果の検討・分析の時間よりも、チェック作業や提出用の作表作業に時間がかかった。