緊急時の業務体制構築

新型コロナウイルス感染のような新しい脅威に対し、法人運営のしくみをどのようにつくるか。実施した内容をまとめてみました。初回は、世の中に起きた経緯と、実施したものの一覧です。

作成したHP

「新型コロナウイルス拡大に伴う業務対策マニュアル」(2020.3.30)

経緯まとめ

◯東京都(首都圏自治体)
3.25 週末の外出自粛要請
3.30 夜間の外出自粛要請
4.10 休業要請

◯岐阜県
2.27 県下公立学校の臨時休校指示
3.27 外出自粛要請(知事メッセージ)
4.4 知事メッセージ「ストップ新型コロナ2週間作戦」
4.10 県独自の非常事態宣言
4.18 休業協力要請(GW期間の5/6まで)
4.24 5月末までの休校延長決定
5.4 休業協力、外出自粛要請の延長(5月末まで)
5.15 緊急事態宣言解除。「コロナ社会を生き抜く行動指針」の公示。

◯国の動き
2.27 学校の休校指示
4.7 緊急事態宣言発令(7都道府県/岐阜県を含まず)
4.16 緊急事態宣言を全国拡大。岐阜県を含む13都道府県を「特定警戒都道府県」として指定
5.4 緊急事態宣言の延長発表(5/31まで)
5.14 39県の緊急事態宣言を解除

当法人実施記録

(日付は2020年)
2.28(金)
・児童がいる職員への在宅勤務指示
ーーー
3.30(月)
対策マニュアルおよび判断レベル(レベル1〜5)の作成(HP作成)
・9:10 代表打
・11:00 代表より全社員に説明
・webにステートメント掲載 

4.3(金)
・郡上市との業務協議 → 移住相談事業における対面による相談の自粛提案
・HPに「法人からのお知らせ」掲載機能追加の発注

4.4(土)
・webのステートメント更新
◯代表打ち合わせ
テレワーク機材導入及びバックアップオフィスの検討、決済
・緊急時の「レベル6(法人整理)」のフロー検討

4.5(日)
◯法人理事へのメール連絡
・実施内容の説明
・緊急時の連絡先・相談役としての了承確認
◯法人社員へのメール連絡

4.6(月)
・テレワーク環境導入のための外部サポート依頼
・市の担当課、入居場所(産業プラザ)への法人体制についての案内配布

4.7(火)
・バックアップオフィス(2箇所)打診、契約交渉
・テレワーク機材発注指示

4.8(水)
・webのステートメント更新。国の緊急事態宣言を受け「レベル3」→「レベル4」に。

4.9(木)
・webに「法人からのお知らせ」設置完了。法人のステートメントを移植。

4.10(金)
・全職員のテレワーク移行完了

=====

4.25(土)
・webのステートメント更新(レベル4の延長)

5.15(金)
・webのステートメント更新。岐阜県の緊急事態宣言解除により「レベル4」→「レベル3」に変更。

<参考>テレワークで導入したもの

◯ハード

ノートパソコン DELL(4/7web発注→)
モニタ DELL(4/7 直販サイトweb発注→)
キーボード・マウス ELECOM(4/7 Amazonで発注→)
ヘッドセット APPLE AirPod Pro(4/7 Appleストア(web)発注→)

◯ソフト

GoodLine(クラウドビジネスフォン)
4.6 web問い合わせ→メール返信/混み合っているので3〜4営業日かかるとのこと
4.7 見積受け取り
4.8 申込みに法人の登記謄本が必要とのことで庁舎へ→申し込みおよび郵送
4.10 回線開通通知(メール)
ーーーー
4.13 初期費用請求書受け取り
4.24 運用開始(職員スマホにアプリ導入/営業時間、応答等の設定)

THE WiFI(モバイル回線)
4.10 webおよび電話問い合わせ→つながらず
4.13 再度電話問い合わせ→つながらず
4.14 メール返信あり/社内契約確認/申込方法をメールで再確認→返信あり
4.15 申込書を印刷、「名刺」といっしょに郵送
4.21  WiFi機器到着/銀行届け返送

スマレジ・タイムカード(オンラインタイムカード)
4.20 web申し込み→即日使用可(試用期間60日D
5.1 設定、運用開始
5.7 職員スマホ アプリインストール

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