発送業務のリアル

今回は健康情報とかではありません。
雑談的な感じの内容です。

クリニックにお越しになられたことがある方ならよくわかると思いますが、当クリニックの入り口、もはや配送センター化しています。
段ボールだとか梱包資材であふれかえってしまっています。
ヤバイですね…。

今回は「発送業務のリアル」について書きたいと思います。
みなさんよく利用していただいているので、舞台裏がどうなっているのか…って感じです。
興味ないかもだけど。

まずサプリの「受注業務」はすべて自分です。
注文フォームからいただいた返信だとか、クレジット決済いただいたあとのメールだとか、発送したあとのメールだとかすべて自分一人で行っています。
「おおきな木ホームクリニックの関根です。」
ってメール冒頭に書いていても、「関根」じゃない人がやりとりしているんだろうなと思われている方がいるようですが、本当に全部「関根」です。
グルタチオンだけの時は簡単だったのですが、今や取り扱いの種類も増えてしまったものだから、サプリの合計金額とかも計算してお返事しています。
メールの返信にはある程度の「効率」も求めなければなりませんので、似たような注文に関してはコピーして流用したりするのですが、チェックの不備で変な文面がいってしまうこともあります。
すみません。

で、注文フォームからいただいた注文や、クレジット決済いただいた方はその注文内容・領収書を印刷して、サプリのパンフレットを挟み、住所によってヤマトか佐川の伝票を選んでクリップでまとめます。
その際は時間指定だとか、冷蔵のチェックも自分がいれます。

そしてまとめた注文を看護師さんに渡します。
そして看護師さんが日常業務の隙間で「宛名書き」です。
長期休み明けなどはごっそりと注文が貯まってしまい、宛名書きも超大変な状況になります。
手首が痛くなるくらいです。
その際は自分もちょこっと書いたりします。
事務員さんもたまに書くことがあります。

宛名に関しては以前にも書きましたけど、「手書き」にこだわっています。
自動印刷でやれば断然効率よくなるのですが、ただの印刷シールじゃ味気ないです。
気持ちを伝えるためにも、ここは「手書き」です。
なぜかよくわからないけど、ここはこだわりです。

で、「宛名書きが終わった伝票＋印刷された注文内容の用紙＋パンフレット」は今度は事務員さんに渡ります。
そこで現金決済の方は、手書きの領収書を作成します。
また一部パンフレットに関しても事務員さんで入れてもらいます。

在庫がある場合はそのまま発送業務となりますが、欠品してしまうサプリも多くあるため、封筒で発送の人には封筒に伝票を貼り付け、中には領収書やパンフレットを入れて、あとは商品が来たら商品を入れてすぐに発送できるよう準備しておきます。
箱で送る人も、わかるように注文用紙と一緒にちゃんと順番に並べておきます。
この「発送待ち」のリスト多くあるんですね。
ですから、一度お振り込みいただいたあとの追加注文は承っておりません。
すでにこの「発送待ち」リストの中から該当のものを探し出すのが困難だからです。

そして商品が入荷すると一斉に発送です。
この梱包作業はすべて事務員さんが一人でおこなっています。
注文リストを見て、サプリを選択し梱包していきます。
輸送中に破損してはいけないので、かなり丁寧に作業しています。
箱で送るときも、サプリの種類や数によってどの箱にするかなど考えなければなりませんし、結構頭を使う作業ですね。
なるべく隙間ができないように梱包したりとか。パズルのようです。
とても助かっていますが、結構大変な作業かと思います。

もちろん事務員さんは本業は医療事務員です。
レセプトの時期（毎月10日頃までに提出）という大事な期間があります。
診療報酬をまとめて請求する業務です。
間違っていると診療報酬が入ってこなかったり、訂正とかもとても面倒な作業になるので、間違いのないように行わなければならずかなり神経を使う作業です。
月初めから10日頃まではこの作業がありますので、発送業務はフルではできません。
ですので、月末の注文などで月初めの発送に当たってしまう方は、発送が遅れる傾向にあります。

梱包作業を含めた発送業務は見ていてもかなり大変そうですので、誰か手伝いを頼もうかと提案したのですが、一人でやりたいそうです。
自分のペースとかやり方があるのでしょうね。
こういうところは、わずか3人のスタッフでやりくりしていようと深く干渉せずお任せします。

そして発送後の伝票は自分が受け取り、一日の仕事の終わりに、お問い合わせ番号を記載したメールを皆さんに送ります。
このお問い合わせ番号も数字だらけですから、結構疲れます。
間違いのないようにメールに記入しなければなりませんから。
多いときは70～80個くらいになることもあります。
間違えたときはすみません。

こんな感じで、自然とお互いの役目ができあがり分割作業となって発送がおこなわれています。
誰がどの役目、なんて決めたことないのに、自然とこの流れができました。

これまで書いてきたように「たくさん売る」ことが目的ではないですから、この3人でできる範囲でやっています。
「効率」よりも「気持ち」が重要なので宛名書きも手書きのままです。
縁がある方にのみ自分が勧めるサプリを使って欲しいと思いますし、その縁を大事にしたいので手書きです。
機械的にサプリが売れればいいってものではありませんので。

こんな感じでやっているので、注文が多く重なってしまうと作業がいっぱいいっぱいになってしまうこともあり、たまには間違いも起こしてしまいます。
間違った商品をお届けしてしまうとか。
数が少ないとか。
その際はすぐにご連絡ください（できればメールで）。
すぐに対応します。
電話ですとお名前のメモを取ったりしなければなりませんし、いつもでメモを取れる状況にいるわけでもないので、メールでのご連絡をお願いいたします。

またサプリは輸入品が多く、入荷が安定しないときもあります。
いつもより入荷に時間がかかってしまったり、思ったよりも早く入荷したり（早く入荷するのはあまりないですが…）。
一応入荷の目安はお伝えするようにはしていますが、遅れる場合も多々あることについてはご理解のほどよろしくお願いいたします。

そして入金順・決済順に対応しておりますが、例えば一日入金が遅くなるだけで欠品となってしまい、次回入荷分の対応となることもあります。
その点もご了承ください。

欠品しないように大量に仕入れればいいじゃないかと思われるかもしれませんが、QS社のリポソーマルグルタチオンは一時期コロコロとパッケージが変わった時期がありましたし、冷蔵商品なので保管できるスペースに限りがあります。
それでも冷蔵庫を2台購入して保管スペースを作ったくらいです。
ですので保管できるスペースに限りがありますのでご理解のほどよろしくお願いいたします。
ただでさえ狭いクリニックですし、梱包資材だけでも大変なことになっているのに、多くのサプリの在庫を保管することになったらもう診察する場所もなくなってしまいます…。

こんな感じで素人集団がそれらしくやっておりますので、優しい目で見守ってください。