仕事の優先順位付け 【今すべき仕事は何なのか】
こんばんは、本日もお疲れさまです。
石油エンジニアの「オイルくん」と申します。
入社してようやく一年半を迎えるところで、
「 #今年学んだこと 」をテーマに記事を書いていきます。
ぜひ読んでいってください。
すべき仕事・タスクがまず多い
どんな職種・ジョブにおいても、すべき仕事・タスクは沢山ありますよね。
私のもとにも、多くの仕事がが山積みです。
そして、一つひとつの仕事をこなす以上の速さで、新しい仕事が増えていきます。
もし全ての仕事をこなすことをゴールとした場合、それはゴールが遠のいていくマラソンです。とても辛い響きですね。
それでも最大限、仕事量をこなそうと思った場合は、シンプルに……
効率を上げて「こなせる仕事／時間」を最大化する
業務時間を増やして、こなせる仕事量も増やしていく
多くの場合、前者の業務効率は経験とともに上がっていきます。
どこまで綿密に仕事をこなすべきなのか、どこは省けるのかなど、本来時間を割くべきところに集中して仕事をする。
先輩方を見ていると、この効率のレベルを違いを体感します。
しかし、経験の少ない新入社員に求められるのは、後者の業務時間を増やすことにあります。
ただ、多くの場合は、それでも終わらせられない仕事が多いのですが……
そこで「 #今年学んだこと 」として、「優先順位付け（Prioritization）」をあげたいと思います。
今すべき仕事は何なのか？
「優先順位付け（Prioritization）」とは、言い換えれば「今すべき仕事は何なのか？」です。
タイムマネジメント・マトリックス（Time Management Matrix）
その優先順位付けを行うことで便利なのが、有名な「タイムマネジメント・マトリックス（Time Management Matrix）」です。
仕事やタスクを「重要性（importance）」と「緊急性（Urgency）」で判断します。
ただ、ある意味わかりやすいチャートではあるものの、正直使うとなるとなかなかトリッキーです。
というのも、緊急性が高いものは、とくに部下レベルだと、自分ですることになります。
なので、重要度の限らず、そちらが優先されてしまいます。
また、重要性・緊急性の中にも、さまざまな仕事があって、すべてを考えるのは、個人的にまだ骨がおれますね。
なにが重要で、なにが緊急なのか
重要性や緊急性を考える上で重要なことは、「目的ドリブン（Intent Driven）」であることです。
一つひとつの仕事・タスクに対して、「なにが目的で、どのぐらい緊急なのか」を理解する必要があります。
金銭的なプラスや安全面でのプラスはなになのか
いつまでにしなければならないのか
しないことによるマイナスはあるのか
これらをベースに考えていく必要があるのです。
正直、まだ難しいです。
ある意味、すべての仕事・タスクに対して、より深いレベルで理解する必要があります。
ちなみに、最近の学びとしては、「会社の方針や方向性」に基づいて、重要度を判断することです。
例えば、よりコストカットを重視しているのか、安全性の向上に力を入れているのか、それらも仕事の重要性を判断するのです。
なので、個人レベルだけでなく、会社から見た時の重要性も考える必要があるようです。
優先順位付けをするステップ
優先順位付けをする際のステップとして、私は以下のステップで進めています。
すべての仕事・タスクを把握する
それぞれの重要性・緊急性を理解する
３つのグループ（今すぐすべき・次にすべき・あとでも良し）に優先順位付けする
その日にすべきトップ３の仕事を優先的にこなしていく
もちろん、目標としては、上記のステップで仕事をこなしていきます。
ただ、突然「緊急性の高い仕事（Break-in）」が起こる職場ではあるので、なかなか計画通りに仕事を進めることができません。
緊急性の仕事をする中でもすべきこと
現状の課題としては、緊急性の高い仕事をこなす中でも、計画的にほかの作業も進めることです。
それぞれの仕事やプロジェクトに関する「ほかの情報が必要なポイント・時間がかかりそうなポイント」があれば、並行して進めておくのです。
そうすれば、スムーズに緊急の仕事を終えたあとでも、計画から大きく逸れることなく、通常の仕事に戻ることができます。
ただ、まだまだ一つに集中してしまうことも多いので、学んでいく必要がありそうです。
【#今年学んだこと】 仕事の優先順位付けをする
まだまだ未熟な点は多いですが、今年は「優先順位付け（Prioritization）」を学びました。
その奥深さと難しさ、より深く理解し、より広く視野を持って、優先順位をつけていく。
やはり発展途上です。
少しずつ、より効率的に仕事ができるようになる中で、しっかりと会社の視点も持って仕事を進められればと考えています。
最後まで、読んでいただいてありがとうございました。
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