校務はタイミングと細分化がすべて

自分の思考を言語化して、自身の姿勢や考え方の輪郭を意識したいのでいろいろ書いてみようと思います。

学校にはたくさんやらないといけないことがある。
当然、複数のタスクの期限が重なることも往々にしてある。一人でできることもあるが、ほかの人とテンポを合わせてやらないといけないことの方が多い。校務分掌や学年を跨いで遂行される仕事が多いためだ。上記のことが原因で教員は忙しいと思う。でも、みんな忙しいからしょうがない。で思考を停止したくない。始めから残業や土日出勤を計算に入れて働くのは業務改善の姿勢を放棄しているのと一緒であると思う。うちの職場にも例にもれずたくさんいるが。（土日出勤している人がダメというつもりは一切ありません。毎日本当にお疲れ様です。）
自分が働く上でしんどくならないように、キャパオーバーにならないように意識していることは①仕事の細分化と②遂行のタイミングである。

①仕事の細分化は二つの仕事の領域で意識できる。一つ目の領域は個人で完結できる仕事。例えば、試験の作成。一言でこう言ってもこの中にはたくさんの小さい作業が内包されている。試験範囲の策定、配点の検討、解答用紙の作成、問題文の作成。。。あまりにも当然だが、、、自分は個人で完結できる仕事のときもこのように細分化して一つ一つ消化していくように心がけている。こうすることで早めにその仕事に取り掛かることができるし、その仕事を遂行するためのタスクの取りこぼしもなくすことができる。「あ、これやってなかった、これやってからもう一回こっちやらなきゃ」みたいなことがなくなる。
二つ目の領域は校務分掌などで任される主担当の業務である。主担当だと仕事がたくさんある。細分化して一覧にしてみると膨大すぎて気が滅入る。しかし、細分化は絶対必要。細分化の目的は主担当がすべて網羅的にタスクをこなすことではなく、タスクとその担当者、期限の可視化である。往々にして職員室では主担当の先生がいろんなタスクに忙殺されている。主担当がゆえにやらなきゃいけないことが見えてしまためだ。教員という人種は責任感とこだわりが強いがゆえに見えているタスクを自分でやらなきゃってなる。でも主担当の至上命題はその行事などを円滑に執り行うことである。そう考えると、自分一人でぜんぶこなすより仕事を細分化して人に割り当てた方がよい。

ここまでをまとめると、細分化するメリットは

• とりこぼしをなくす。

• 期限から逆算して執り行うので余裕をもってこなせる。

• 人に効率的に割り振ることができる。

主にこの三点であると思う。

次にタイミングについて。
当然のことながら余裕をもって始めるということ。
学校には突発的にやらないといけないことが多い印象だが、負担が大きい行事等は年間スケジュールで決まっていることがほとんどである。（入試や学校説明会、文化祭、体育祭など）なので確実に忙しい期間というのはある程度予測できる。忙しい時期から逆算して余裕のある時期に細分化したタスクをこなすようにすれば忙しい時期にさらに別件に追われるということは減らせるはずだ。しかし、周りの先生を見ていると今入試だから、、、という理由で試験作成を後回しにしたり、期限がまだあるから差し迫ったこっちのタスクからやろう。という動きをしている。それがもとで足並みをそろえてやらないといけないことを遅延させたりしている。

やはり、このような見通しの甘さを改善するためには職員がやらないといけないタスクをすべて視覚化しておく必要があると思う。検討しているのはとりあえず校務分掌のプロジェクトとそれに紐づくタスクをすべて視覚化して期限を明確にして一覧にすること。

notionのデータベース機能を使って一覧を作成

こんな風に今年度のプロジェクトを一覧にして、プロジェクト内にあるタスクを期限ともに視覚化しておけば余裕をもってタスクをこなせる。

プロジェクトとタスクをリレーション昨日でつなげばそのプロジェクトにはどんなタスクが紐づくのか一目でわかる。

まだまだ業務改善の余地は大いにある。ソフト面でもハード面でも。来年度はもっとスムーズに働けるようにシステムを構築していきたい。