BIツールのススメ・Excelとのちがいとは？
情報共有をして、相手にアクションを起こしてもらうためにどのような方法をとりますか？
おそらく図や絵をかいたり、文章で説明したりするかと思います。
ビジネスシーンでは、PowerPointやExcel、Accessなどを用いて図表を作成しているのではないでしょうか。
私は、20年以上も、PowerPointやExcelなどを用いて図表を作成し続けてきました。
しかし、最近では、データ量が膨大なことからBIツールを使っている企業が増えているようです。
実は、BIツールなるものの存在を知ったのは１年くらい前でした。
BIツール（私の場合はTableau）の便利さや、表現の多さにとても衝撃を受けました。
Excelでは、結論ありきでグラフ作成をする傾向があるので、経験や勘がないと右往左往することに……。
なので、今までの苦労って何だったんだろう…と。
今回は、BIツールとExcelとの違いについてお伝えしていきます。
BIツールとは？
BIツール（Business Intelligence）とは、社内の各システムに分散する大量のデータを収集・分析するためのツールです。
帳票データや報告書を作成するときに、膨大なデータベースから必要な情報のみ取り出して分析し、見やすいようグラフなどを用いて可視化することができます。
BIツールの特技は？
① レポーティング（ダッシュボード）
ダッシュボード機能はグラフや重要指標の一覧表示が可能です。売上・KPI分析、パフォーマンスチェックや異常値の検出などいろいろな目的で使われています。
② データマイニング
いろいろなデータから関係や傾向を調べることができます。
アンケート結果の集計で使われる「クロス分析」や、２つのデータにおける関係性の強さを数値化する「相関分析」、結果と要因の数値関係を調べる「回帰分析」などの分析手法を簡単に使うことができます。
③ プランニング
過去実績の分析と、分析をベースにした予測をシミュレーションすることができます。
BIツールのタイプ
① セルフサービスBI
基幹システム、CSVなどの多様なデータソースを「データを見たい人」が自ら分析することができます。
誰でも、いつでも分析することができるのでとても便利です。
② 従来型BI
エンジニアやIT部門、ベンダーなどにデータ整理・分析を依頼する必要があります。
属人化しているような状態なので、依頼先の状況に左右されます。
タイムリーなものでなかったり、想定した分析内容でなかったりというリスクがあります。
BIツールとExcelのちがいとは？
Excelでも、関数を使用したり、表やグラフが作成できます。
ピボットテーブルやピボットグラフを使うとかなり高レベルのことができます。
（ただしデータが重いとすぐにフリーズしてしまいますが…）
だから、「わざわざBIツールを使わなくても分析ができる」と思う人も多いと思います。
では、ExcelとBIツールの違いは何なのかご説明していきますね。
① ビジュアライゼーション
Excelがマルチタスクなので忘れてしまいがちですが、Excelは表計算ソフトです。
グラフによる可視化がメインではありません。
一方、BIツールはグラフによる可視化がメインです。
表現したいもののメインが異なるのです。
② ダッシュボード
※画像をクリックするとTableauPublicへ遷移します
このように、ダッシュボードは複数の図表をまとめて表示することができます。
Excelでも、ダッシュボードを作ることができます。
しかし、フィルター機能などでデータの表示を切り替えることは難しいと思われます。
（ 気合と根性で頑張ればできます。マクロを組み込んでいろいろとやればできますが、仕様変更が発生したらツラいです！！）
③ 操作性
直感的に思考と同じ速さで分析ができます。
ドラッグ＆ドロップが主な作業なので、とても楽に実行ができます。
基本的なグラフの作り方は、こちらでご紹介しています。
データの取りまとめやレポーティングに人間が作業しなければいけない工程が組み込まれている場合、担当者のお休みや部署転換時に大きな問題が起きます。
作業自体は単純ですが、ツールからCSVでダウンロードした表の一部を決められた形で別のエクセルに転記したり、その上で、マクロが必要だったりといった作業が属人化しており、別のメンバーが代替しづらいという話をよく聞きます。
さて、ここで問題です！
ExcelやAccessなどで答えを導き出してみましょう！！
Q1. 最も売上が大きかったのは、どの地域マネージャーのどのカテゴリでしょうか？
Q2. 各マネージャーが担当する製品カテゴリで、対前年に最も売上が伸びたのは、何年の何カテゴリですか？
答え
A1. 辻岡マネージャーの、2017年の家具カテゴリ
A2. 駒田マネージャーの、2015年から2016年にかけての家電化カテゴリ
グラフ化するために計算式を入れる必要があるので、手間がかかったのではないでしょうか。
ちなみに、Q1, Q2をBIツール（Tableau）で作った動画はこちらです。
サクサクと作業が進んでいるので、直感的に作業ができているのが伝わってきます。
まとめ
今回は、BIツールとExcelとの違いについてお伝えしました。
Excel歴、かれこれ数十年。
大変な作業はマクロ化して、なんとか業務をこなしてきました。
しかし、サクサク対応できず、残業続きだったり、属人化してしまったせいで自由にお休みができなかったりと悩まされてきました。
分析の仕事が体力勝負になってしまい、嫌になっていた時期も正直あります。
私はBIツールに出会ったことで、業務の効率化や表現の仕方を変える楽しさを知りました。
この記事を読んでくださった方がBIツールを使うことで、時間を有効活用できるようになることを願っています。
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詳しくは こちらをお読みください。