全社会議では、こまめな情報共有と対話を大切に

皆さん、こんにちは。

今回のnoteでは、弊社グループでの取り組みの一つ、全社会議について書いていきたいと思います。私の考えていることや工夫している内容をお伝えします。

こまめな情報共有で信頼関係を構築する

私は社員の皆と信頼関係を築いていくためには、こまめな情報共有と対話が必要だと考えています。試行錯誤しながら、そのための仕組みをつくっています。

例えば、年に一度の会長大学、半年に一度の全社納会、四半期に一度のグループ・各カンパニーの方針発表、月に一度のKPI進捗報告、毎週の進捗共有など、様々な形で実施しています。

私自身、現場で働いているときのことを振り返ってみると、突然知らない話が降りてきて、気持ちの整理もできていないまま「やれ」と言われても、気持ちよく動けませんでした。

大枠であっても方向性を理解できていれば、こういった気持ちにはならないと思うんです。「あの話がこれに繋がるんだ」と分かるだけで、納得度が上がります。そのため私は、経営者の立場として、できるだけサプライズは避けたいと常日頃考えています。

限られた時間でメッセージを伝える

そういった意味で、全社会議は情報共有を実践できる有効な場だと捉えています。全社会議には、週一回行われる各カンパニーごとのものと、月一回行われるグループ全社員が参加するものの2種類があります。

まず週一回、各カンパニーで行われる全社会議についてです。私は4カンパニーの全社会議すべてに出席しています。全体内容は各社で決めているので、個性が出ていると思います。

そんな中、私が各社の全社会議に参加して発表している内容は主に二つです。一つは、社員のコンプライアンス意識を高めるためのコンプライアンスに関わるレクチャーとQ＆A、もう一つは、週刊ハッポーで気になった投稿をピックアップして発表すること。限られた時間なので、社員に伝えたいメッセージを届けられるよう意識しています。

*週刊ハッポ―：毎週一回、全社員がGoogleフォームで「今週はどんな一週間だったか？」に回答します！私はすべてに目を通しています。内容は下記。
・「あなた」が八方よくするために変えたいと思っていること（提案）
・「あなた」が八方をよくするために行動したこと（報告）

全社会議が貴重な場であるという認識をもつ

月一回のグループ全社会議は90分です。3か月に一度行われている方針発表のKPI進捗やレビューが主な内容になっています。

ただし課題がありました。「盛り上がりがない」「一方通行になっている」といった声があり、満足度が低かったんです。情報共有と理解促進が目的のはずなのに、経営層の思いが社員に伝わり切っていませんでした。これはまずいと考え、少しずつやり方を変えていきました。

変更した点は大きく三つ。一つ目は、各社統一のフォーマットに沿って発表すること。4人のカンパニー長が発表する内容を「どうしても伝えたいこと三つ」といった具合に、発表内容や時間を制限しました。限定することで焦点が絞られ、分かりやすく伝わりやすくなりました。

二つ目は、できるだけ参加者はビデオON・マイクOFFにして、チャットは随時OKにすること。社員が話しやすい環境をつくり、インタラクティブに対話できるようにしていて、発表内容の理解度UPに繋がりました。

三つ目は、発表後の社員からの意見や質問をアンケートで回収して、全カンパニー長に回答してもらい、それを全社員に公開すること。アンケートを取るだけ、アンケート結果をカンパニー長へフィードバックするだけでは終わらせません。カンパニー長がアンケートに書かれたすべての質問に回答し、全社員に開示するところまで突っ込みます。皆さんから不明点を直接聞く機会を設けることができ、開かれていていいなと思っています。

やはり誰でも、自分が所属している会社について理解を深めたいと思うのです。それをインタラクティブなやり取りを通じて、今私たちの会社はどこにいるのか、これから会社はどこに向かおうとしているのか、こういったことが今まで以上に理解促進に繋がれば嬉しい限りです。

最後に、繰り返しになりますが、全社会議は貴重な場です。全員が集まり発信できます。我々は、貴重な場だという認識をもつことが大切です。これからも社員の皆さんからの声をもとに改善を重ね、理解度をあげることのできる、有意義な全社会議をつくっていきたいと思います。

そしてまた、1年後にはそのときに適した形に変わっていると思います。

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これからもよろしくお願いいたします！