無料で便利な申込みフォームを作成しよう！ 〜オンラインイベントでも大活躍〜
はじめまして！
介護ITベンチャー企業で働く理学療法士の小川です。
今日も元気にオフィスに引きこもっております。
さて、最近は新型コロナウイルスの影響で、医療・介護業界でもSNSの活用やリモートツール活用が一般化して、セミナーやイベントを開催する人が増えてますね！（最高！）
でも、そんなセミナー・イベントの開催は準備や管理が結構大変で、開催する側は必死ですよね…
とはいえ、費用はかけられないのが現状…
そんな方々を救うため、ほぼ一人でセミナー・イベント参加者を管理できるノウハウを提供しよう！と考えました。
ということで、今回は無料で作成で便利な申し込みフォームの作成方法をお伝えしていきます！
(想像以上に長くなったので必要なところだけ読んでください><)
使用するのは無料利用可能で、どのOS・デバイスからも使用できるGoogleフォーム！
こやつ、単に申し込みフォームを作れるだけでなく、無料で自動返信や人数制限などを行う方法もあるので困っている人はぜひ使ってみてください！
1. Googleフォームを作成
まずはChromeを開き（Chromeが無い人はダウンロードしてね！）、メニューからGoogleドライブを開きましょう。
①Chromeのホーム画面の右上メニューボタンクリック
②Googleドライブアイコンをクリック
③ドライブのホーム画面で新規ボタンをクリック
④その他をクリック
⑤Googleフォームをクリック
テンプレートもありますが、基本的には空白の状況で作成で大丈夫です！
こんな感じでGoogleフォームを作成できればOKです。
⑥ Googleフォームの項目を選択
Googleフォームは非常に便利で、大抵の項目であれば対応することが可能です！
ただ、Googleフォームの基本的な使い方はここでは説明しません（キリがないので！）ので、下記のサイトを参考にして操作してみてください！
●Googleフォームの使用方法を徹底解説
ちなみにGoogleフォームで使える項目は下記になります。
参考にして使ってみてください。
＜フォームで使える項目の種類＞
・記述式
名前や電話番号などの短い文字数で収まる項目で活用
・段落
フリーテキストでの感想などで活用
・ラジオボタン
複数選択肢のうち一つ選択してもらう場合に利用
一覧表示されるので、項目少なめの場合に利用するのが良い
・プルダウン
複数選択肢のうち一つ選択してもらう場合に利用
項目が隠れるので項目数が多い場合に利用するのが良い
・チェックボックス
複数選択肢のうち複数選択してもらう場合に利用
・均等目盛
1〜5などの数値の大小で評価してもらう際に利用
・ファイルのアップロード
回答者にファイルをアップロードしてもらえる
・日付
年月日を入力してもらう（カレンダー形式でも選択可能）
時刻を含めることも可能
・時間
時刻 or 経過時間を入力してもらえる
好きな項目を追加して使いましょう！！
2. 申し込みフォーム作成におけるオススメ項目
今回は申し込みフォームの作成が目的なので、おすすめの項目セットをお伝えします！
と言っても、割と普通なので考える時間を省くために活用いただければと思います！
＜必須項目＞
① 名前
② 電話番号
③ メールアドレス
※メールアドレスは「設定→メールアドレスを収集」にチェックを入れて、フォームの項目に追加しましょう！そうすることで、メールの形式を判別して申込者の入力ミスを防ぐことができます。
＜分析に必要な項目＞
④ 性別
⑤ 年齢
⑥ 属性（職種など）
⑦ 流入元（SNS、チラシ、サイトなど）
ここで重要なのが、"分析に必要な項目"ですね！
せっかく情報を収集するので、マーケティングにも活用しないと勿体ないです。
特に、
・想定したターゲット層にリーチできているか？
（どんなターゲット層にリーチしているのか？）
・どの媒体が集客に効果的なのか？
を分析できる項目を追加するようにしましょう。
これらの分析が、次回以降の広報の方法（コピーライトや広報チャネルの変更など）や、広告費の使い方に関わりますからね！
あと、意外と重要なのが"フォームの項目を増やしすぎない"こと。
いろんな情報を集めたくなると思いますが、項目が増えるほど申し込みが面倒になる人が増え、申し込み率が低下する可能性があります。
何事もほどほどにしましょう。
個人的には5つくらいまでに抑えられたら最高ですね！
もしどうしても色んな情報を集めたい場合は、セミナー・イベント当日にアンケートを取るのもおすすめです。
3. 申し込み後のお礼メッセージを設定する
お礼メッセージの設定もしっかり行いましょう！
※ここでいうお礼メッセージは自動返信ではなく、フォーム回答後に表示されるメッセージです
お礼メッセージまで設定できるとは、Googleフォームは細かいところまで気が利いていて流石ですよね〜
設定方法は下記になります。
① 設定をクリック
② プレゼンテーションを選ぶ
③「確認メッセージ」にお礼メッセージを入力
この「確認メッセージ」がフォーム送信後に表示されるメッセージになります。
ここに「お申し込みありがとうございました！」など記載しましょう。
また、イベントやセミナーの詳細が記載されているサイトがあれば、ここにURLを貼って内容を再確認できるようにすると親切ですね。
（後ほど説明する自動返信メールを無料で送る方法を使うだけでもOKです）
4. 通知メール&自動返信メールを設定する
意外と知られていないですが、Googleフォームは無料で自動返信メールと通知メールが設定できます！
これだけでも使う価値がめっちゃありますよね。
しかも、親切な方が作成してくれたアドオン(拡張機能)を使用することで、プログラミング不要で可能です！
早速、アドオンを使用した通知メール&自動返信メールの設定方法をみていきましょう。
① アドオンをインストールする
まずはGoogleフォームのメニューから、アドオンを選択します。
アドオンを追加できる画面が開くので、「form」で検索し、「Form Notifications」を選択してください。
そして、「Form Notifications」をインストールしてください。
インストールを行うために、Googleアカウントの認証を求められます。
手順に沿って許可をしてください。
これでアドオンを使えるようになりました。
②アドオンを起動し、通知メール設定を行う
次にインストールしたアドオンを使って、通知メールから設定します。
まずは、アドオンアイコンをクリックし、「Form Notifications」を選択してください。
そして、「open」をクリックして起動してください。
設定画面が開きますので、順に設定していきましょう。
(英語ですが少しだけ頑張りましょう！)
「Notify on form responses」をオンにすると、通知用の項目が開きます。
下記のように設定するのがおすすめです。
・Enter recipient emails
通知が来るメールを設定できます。
複数設定できますので、メンバーのメールアドレスを設定しておきましょう。
・Send notifications after every 10 respones
通知頻度を設定できます。
通常は参加者が増えたごとに知りたいと思いますので、" 1 "に入力し直しましょう。
(変更に合わせてタイトルの数値も変わります)
※サンプルです
②自動返信メール設定を行う
続いて、自動返信メールの設定も行っていきましょう。
まずは、アドオンの「Thank you email」をオンにします。
そうすると自動返信用項目が出てきますので、下記のように設定していきましょう。
・ Collect email
返信先メールの設定になります。
これは"Automatically"を選択しましょう。
ただし、" Automatically"はGoogleフォームを"メールアドレスの収集"に設定していないと使えないので注意です。
設定方法は、2. 申し込みフォーム作成におけるオススメ項目を参照してください。
どうしてもメールアドレスの収集設定をオンにしたくない場合は、Collect email設定を"By form field"にして、ユーザーがメールアドレスを入力するフォーム項目を選んでください。
・Send a copy to
ユーザーへの自動返信メールを任意のメールにも送ることができます。
カンマ( , )で区切ることで、複数メールを設定できます。
・Notification email subject
自動返信メールの件名を設定してください。
セミナーであれば、「[セミナー名]セミナーにお申込みいただきありがとうございます！」などが良いでしょう。
・Notification email body
自動返信メールの本文を設定してください。
セミナーであれば、セミナー情報(場所、時間、内容、持ち物など)と問い合わせ先を明記しておくのが良いですね！
また、オンラインセミナーの場合はここにURLを記載しておくと良いです。
※メール内容を記載する場所が狭いので、ワードなどで作成してコピペで入れるのがおすすめです！
③アドオンの最下部にあるSave configurationをクリックして保存
④自動返信メール、通知が来るか確認を行う
最後に自分でフォームを送信してみて、テストを行ってみてください。
また、通知が来るかどうかだけでなく、文字の見え方などをユーザーの大半が使うスマホで見て確認しておきましょう！
5. 集計を劇的に楽にする方法（スプレッドシートと連携）
Googleフォームの真骨頂。
実はこのGoogleフォームはGoogleスプレッドシートと連携する機能が元々備わっているのです！
（Googleスプレッドシートを知らない方は、Google版のエクセルだと考えていただければ大丈夫です）
スプレッドシートの特徴としては下記になります。
・エクセルとほぼ同じことが無料でできる(関数計算など)
・複数人での同時編集が可能
・どの端末からでも操作が可能(GoogleにログインorURLでの共有を用いて)
・マクロが使える
・ピボットテーブルが使える
・GoogleAppsScriptで各種サービスの連携可能(エクセルでいうVBA)
つまり、無料にして最強のツールです。
このスプレッドシートをGoogleフォームと連携することで、"フォームの回答が全て自動でスプレッドシートに追加"されます。
なので、やろうと思えば全自動で集計・分析まで行えるようになるんですね〜
Google最高。
ということで、連携の方法を説明していきます。(超簡単です)
① Googleフォームの"回答"を選択
※ちなみにこの回答部分でも各項目の集計、グラフなどが見れます！
ただ、一覧では見れず、誰が何を答えているのかがすぐにわからないのでスプレッドシート連携で確認するのがオススメです。
② "スプレッドシートの作成"をクリック
③スプレッドシートを新規作成する or 既存のスプレッドシートに追加する
④ スプレッドシートが開く(開いてから名前変更しても良いです)
はい、完成！
めっちゃ簡単すぎて驚きですよね。
これでフォームへの回答や申し込みがあると、それぞれの項目の列に値が追加されていきます。
例えばこんな感じ。
あとは、回答内容を用いて集計・分析を行うだけですね！
おすすめなのは、"事前にスプレッドシート上で集計処理を設定しておき、自動化する"ことです。
特に収支の計算や参加者の分析などは事前に設定しておくと超便利です。
6. スプレッドシートでの自動集計方法
せっかくなので、よく使う自動集計の方法をお伝えさせていただきます！
お伝えする集計は下記になります。
●参加者合計&売上合計(粗利)
●性別など属性ごとの集計
ぶっちゃけこの2つを覚えていただければ、ほとんど対応できると思います！
それでは、それぞれのやり方をご説明していきます。
●参加者合計&売上合計(粗利)
①Googleフォームと連携しているスプレッドシートを開く
②分析用のシートを追加する
(用途に合わせてシート名を変更してください。)
③任意のセルに参加者合計計算用の関数を入力
まずは、参加者合計を計算します。
任意のセルに下記の計算式を入れてください。
【計算式】
=COUNTA('フォームの回答 1'!A:A)-1
※"フォームの回答"部分はフォームデータが追加されるシート名が入ります。使用されているシート名が異なる場合は変えてください。
※"A:A"部分は他の列(BやCなど)でも大丈夫です
この計算式を説明すると、
・COUNTAで"フォームの回答"シートA列の入力されているシート数を算出
・見出し分を-1
という感じですが、ぶっちゃけ興味ない人はコピペでいいです！
※ちなみに関数がわかる人では、「わざわざ見出し含めて-1する必要ねえだろ！」と思うかもですが、厄介なことにGoogleフォームでのデータ追加だと行の追加になるため、関数の行指定がずれるのです…
(一回フォームでデータ追加してから指定し直せば大丈夫だったりしますが）
こんな感じで参加者数がすぐに見れるようになります。
④任意のセルに売上計算用の関数を入力
次に売上を計算します。
任意のセルに下記の計算式を入れてください。
【計算式】
=C2*5000
※"C2"は参加者合計が表示されているセル番号を入力してください
※"5000"の部分は参加費/1人になりますので、参加費に合わせて変えてください。もしくは別セルに参加費を入れておき、セル選択で計算式に組み込む形にしても良いです。
こちらも説明すると、
・C2セルにある参加者数を利用
・参加費5000円を乗じて売上を算出
という流れです！
注意書きにあるように、"C2セル"や"参加費5000円"はシートの使い方やイベントの参加費によるので、状況に合わせて変更してください。
こんな感じですね！
個人的には参加費は別セルで管理する方が好きです！
⑤自分でフォームを送ってみて数値が上がるのを確認して完了
自動返信メールが届くか？などテストするのに合わせて、関数が動いているかを確認してください。
（もちろん、性別など属性ごとの集計を行なった後でもOKです！）
●性別など属性ごとの集計
続いて属性ごとの集計をしていきましょう！
今回は性別ごとの集計を行いますが、他の属性でも同様に行えるので活用してみてください。
①Googleフォームに"性別"項目をラジオボタン形式で追加し、男性、女性の2つの選択肢を設定(選択肢名は好きな表現でOKです)
②Googleフォームと連携しているスプレッドシートを開く
③分析用のシートを開くor追加する
（上述の参加者合計計算部分で説明しているので割愛します）
④任意のセルに性別集計用の関数を入力
男性と女性の数を表示したい任意のセルに、それぞれ下記の計算式を入れてください。
【計算式】
・男性の数を測定
=countif('フォームの回答 1'!E:E,"男性")
・女性の数の測定
=countif('フォームの回答 1'!E:E,"女性")
※"フォームの回答"部分はフォームデータが追加されるシート名が入ります。使用されているシート名が異なる場合は変えてください。
※"男性"、"女性"の部分は①で設定した選択肢名に合わせて変更してください
countifという関数は、任意の条件や数値・文字が入ったセルが設定した範囲内にいくつあるのか？を出してくれる便利な関数です。
そのため、性別以外にも活用できますので、是非使ってみてください！
7. 準備した申込みフォームを使う
さて、準備が整ったので申込みフォームを使いましょう！
使い方は簡単で、下記の手順で行います！
①Googleフォーム編集画面右上にある送信ボタンをクリック
②申込みフォーム回答ページURLをコピーする
Googleフォームを利用する方法としては、下記の3つがあります。
・メール
Googleフォーム上からメールを送信して回答してもらう
・URL
Googleフォーム回答用ページのURLをコピーして、利用する
・HTML埋め込み
HTMLをコピーしてサイトに貼ることで、サイトの任意の場所に埋め込んで活用できる
URLで共有できればメールに貼り付けて送信、SNSでシェア、サイトのボタンURLに設定など何にでも対応できるので、メールやHTML埋め込みはほぼ使いません！
なので、今回はURL共有方法だけご説明いたします。
下記画像の順にクリックして、フォーム回答用ページのURLをコピーしましょう！
（URL短縮は必須ではないですが、SNSなどで共有する場合は短い方が良いので覚えておきましょう）
③コピーしたURLを広報手段に合わせて活用する
あとはメール、SNSなどにいコピーしたURLを添付して活用しましょう！
チラシではURLが使いにくいので、QRコードを生成して、その画像をチラシに添付するのがオススメです！
今や無料でQRコードを速攻作れるサイトもあるので、活用してみてください^^
参考サイト：https://www.cman.jp/QRcode/
④広報を開始する
全部整ったら広報を開始しましょう！！
大勢の参加者が集まることを祈っております！
まとめ
他にも外部サービスとの連携やら書きたいことはつきませんが、敷居が一気に高くなってしまうのでやめました。
今回の内容を使いこなしていただければ、セミナーやイベントだけでなく、社内の行事、ちょっとしたアンケート収集などがグッと楽になりますので是非活用してください！
私としては、無料でここまでやれるような世の中になったことに感動していただき、ちょっとでもご自身の活動の作業時間を削っていただけたらと思います。
また、気が向いたら書きますのでよろしければご一読いただけると嬉しいです！
それではまた！
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「テクノロジーで介護医療現場の笑顔を1つでも増やす。」
の理念の元、事業を展開している介護ITベンチャー企業 カイテク株式会社に所属しております。
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