ミーティングを価値ある時間に変える5つのポイント

こんにちは。フリーランス特化の組織設計・マネジメントをしている山下です。
📍山下はこういう人📍

総務、経理、労務の実務8年のキャリア。
マネジメント活動をメインに5社のチームリーダーを担当。
現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインに
現場にあわせた事務対応運用方法や組織設計・ルールの構築をさせていただいております。

マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊

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オンラインは
基本、テキストコミュニケーションですが、
ミーティングがまったくないということはないですよね。

できる人ほど、取引先の方から
きっとたくさんのお声がけをいただくことが多いでしょう。

でも、ミーティングや会議をするときこそ、
互いの大切な時間を譲り合うことになりますので
時間も労力も無駄に感じない工夫が必要です。

私は取引先の方とスタッフを含めた
ミーティングに参加して
ファシリテーターをすることが役割として多いです。

ファシリテーションをする時ほど
意識しないといけないことが多くあります。

今回は、この経験から、
少しの工夫でミーティングを効率化し、
価値ある時間に変え、
生産性を向上させる5つのポイントについて
アウトプットしていきます＾＾＊

ポイント①目的とゴールを明確にする

会議を始める前に、
「この会議の目的は何か？ゴールは何か？」を
明確にしましょう。

目的が曖昧な会議は、話が脱線しやすく、
成果につながりません。

・何のための会議なのか？（意思決定、進捗確認、問題解決など）
・会議終了時に何を決めたいのか？
・参加者に期待する役割は何か？

目的が明確であれば、参加者は議論の方向性を理解し、
効率的に進行できます。

会議開始前に、目的を共有し合うと
より互いの認識をすり合わせできて良いでしょう。

ポイント②：アジェンダを事前に共有する

会議の準備段階でアジェンダ（議題）を
共有することは必須です。

これにより、参加者は事前に考えを整理し、
会議当日にスムーズに議論を進めることができます。

アジェンダを元に時間配分を決めておくと
話題が脱線するのを防ぐこともできますし、
タイムキーパーの役割にもなるかもです。

ポイント③：いつ誰か何をやるのか明確に

会議では様々な決定事項が出てくると思います。

そのたびに必ず、
いつからいつまでに誰が何をやるのか。
役割や責任の所在を明らかにすることが大事です。

「ではこの担当は○○さんで。
請求書作成から送付までを対応するようにしてください。
対応できますか？いつまでに完了できますか」

という感じで、
要所要所で決定事項を本人に確認しながら
全体で共有します。

参加者が「何をすべきか」を意識できるようにすることが
大切です。

ポイント④：フォローアップをする

会議が終了直前には、
最後のまとめをするようにしましょう。

決定事項をなぞること、
そして、他に確認事項が無いかなども含めて
全体に確認を入れていきます。

会議終了後は議論の内容を
具体的なアクションに落とし込むことが大切になります。

回収しきっていない情報がないか、
本当に終了後、次の行動ができるのかまで
確認をとっていくようにしましょう、

ポイント⑤：議事録の共有

決定事項や次のステップを
簡潔にまとめた議事録を共有すると
より会議終了後の次のアクションを引き起こしやすいです。

担当者と期限を明確にし、
必要に応じて定期的な進捗確認を行います。

これにより、会議での決定を実行に移しやすくなります。

議事録は長くなくても良いので、下記も加えて書くと良いでしょう。

・要点を簡潔に記録する
・決定事項を明確に書く
・アクションプランを明示する

会議をしたことで
次のアクションが起こしやすくなると
それがどんどん良い連鎖を生んでいきます。

全体の士気も上がりますので
有意義な時間にしたいですね。

ミーティング改善で生産性を向上させよう

1か月にそこそこの頻度で
会議が発生するワタクシなりに
思うことをアウトプットして見ました。

会議の質を高めるためには、
事前準備と進行のやり方、
その後のアフターフォローが欠かせませんので。

ぜひできることから試してみてくださいね＾＾＊

無駄な会議を減らし、
時間と労力を最大限に活用していきましょう！

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。