【Excel】実務はExcelだけできても無価値です。
こんにちは、HARUです。
当アカウントのメインテーマはExcelスキルの浸透ですが、Excel以外のアプリケーションやプログラムに関連するショートカットキーを身に付けておくことも、Excel仕事の効率化に欠かすことのできない要素です。
特に、①フォルダに格納されたExcelファイルにアクセスする、②ExcelのデータをPDFに変換する、③メールに添付して送信する、といった動作は、実務でも非常に発生頻度の高いアクションです。
そこでこの記事では、フォルダー操作→PDFへのエクスポート→メール添付という一連の業務フローをサンプルに、こうしたシーンで素早く処理できる基本的なキーセットを解説します。ぜひご一読ください！
PDFにエクスポートして送信する
今回は、同僚からの資料送付依頼メール（Outlook）に返信するケースに対応していきます。
①送られてきたメールがアクティブな状態で[Ctrl]+[R]を押し、返信メールを作成します。
※他のメンバーが写しに入っている場合は、[Ctrl]+[Shift]+[R]で全員返信にできます。
②[Windows]+[E]で新規のエクスプローラーを開きます。
③方向キーで移動し、指定のファイルが保存されたフォルダーを[Enter]で開きます。
④該当のファイルにたどり着いたら、[Enter]で開きます。
⑤PDFに変換する前に、[Ctrl]+[P]で「印刷」メニューを開き、右側のプレビューでページが正しく出力されるかを確認します。
※PDFで1ページに出力される範囲は、印刷したときに1枚に印字される範囲と同じです。見切れていたり余白が広すぎたりする場合は、左側の設定項目で調整していきましょう。
確認できたら、[Esc]で「印刷」メニューを閉じます。
⑥[Alt]→[F]→[E]→[A]を押すと、PDF形式で出力するファイルの保存先を指定する画面が表示されます。
※作業中のExcelブックが保存されているフォルダーがデフォルトで表示されるので、保存先とファイル名を修正する必要がなければ、このまま[Enter]で実行します。
⑦[Alt]+[Tab]で先ほどのフォルダーウィンドウに切り替えます。
PDF形式で新たに生成されたファイルが保存されています。
※メールに添付する前にファイルを開いて、中身をしっかり確認しておきましょう！
⑧対象のファイルがアクティブな状態で[Ctrl]+[C]でコピーします。
⑨[Alt]+[Tab]でウィンドウ一覧を開き、[Alt]を押したまま[Tab]もしくは方向キーでメールの編集画面を選択します。
⑩メールの本文がアクティブな状態で[Ctrl]+[V]（貼り付け）を押すと、PDFファイルが添付されます。
※今回サンプルにしているOutlookには、ファイル添付のアクセスキーも用意されていますが、使用するキー数が多いのが難点です。
どのみちファイル格納先のフォルダーにアクセスすることになるので、日ごろから使い慣れているコピー＆ペーストの動作で処理してしまいましょう。
⑪[Ctrl]+[Enter]、または[Alt]+[S]で送信します。
無事、PDFファイルを添付したメールが送信されました！
最後にポイントとなるキー操作をおさらいしておきます。
いかがでしたか？
①エクスプローラーから目的のファイルを開く。
②ExcelのブックをPDF形式でエクスポートする。
③ファイルをメールに添付して送信する。
これらの動作は実務で超日常茶飯事なので、関連するキーセットはこの機会に必ずおさえておきましょう！
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